Automating incoming invoices means capturing incoming invoices automatically, checking them against the purchase order, approving them digitally and handing them over to DATEV, without retyping anything. NordFlux builds this pipeline for you, from capture with Document AI through checking and approval all the way to accounting. You see every step and continue to approve everything yourself.
The invoice sits in the inbox, in the mail or on a colleague's desk. By the time it is booked, several people have worked on it, and no one knows exactly where it currently is.
We do not automate a single click, but the invoice's journey from arrival to accounting. We combine these five building blocks to match your workflow.
A PDF from the email inbox, a portal download or scanned paper: a Document AI reads out the vendor, invoice number, line items, amounts and tax rates. No more retyping, not even for invoices that look different every time.
Savings 3–6 h per weekAll channels come together into one pipeline: the rechnung@ inbox is monitored, supplier portals are collected, paper is added via the scanner. From arrival on, every invoice has a status you can view.
Effect nothing gets lostThe invoice is automatically matched against the purchase order and goods receipt: if quantity, price and supplier match, it goes straight on. Discrepancies and duplicate invoices land in a clarification folder instead of slipping unnoticed into the booking batch.
Effect discrepancies surface immediatelyApprovals run digitally by your rules: by amount, cost centre or department, with reminders and a deputy rule for holidays. The invoice no longer hangs in a full inbox, and early-payment discount deadlines stay within reach.
Savings early-payment discount is captured againChecked invoices go with the receipt and an account assignment proposal to DATEV Unternehmen online, to your tax advisor or your ERP. Accounting reviews and books instead of capturing.
Savings no double capturingThere is no single right tool. We choose based on what already runs at your company and on the systems that need to be connected.
Flexible & self-hostedn8n connects the inbox, Document AI, ERP and accounting into one pipeline and, if you wish, runs on a server in Germany. A good fit if data sovereignty matters to you or if many different systems come together.
Microsoft 365 already in placeIf you work with Microsoft 365, we build capture and approvals directly into your environment: approval via Teams or Outlook, storage in SharePoint. Your licences often already cover a large part of it.
Systems without an interfaceSome systems have no interface, such as DATEV screens or an older ERP. In that case a UiPath robot takes over the input exactly as a human would do at the screen, only error-free and at night.
From the first conversation to a running invoice pipeline in 30 days, at a fixed price instead of open timesheets.
60 minutes, non-binding: we look at how invoices arrive at your company today, who checks them and where things get stuck.
You receive a concrete proposal: which pipeline we build, which systems are connected and what it costs. One number, no surprises.
We build the automation and test it with your real incoming invoices, including the awkward special cases. You see every interim result.
Your team gets to know the pipeline, receives documentation and knows where it can step in. On request we continue to support operations.
Order confirmations, delivery notes, applications, reports: what works for invoices works for many recurring processes. On the overview page you can see what else can be automated in a mid-sized business.
In the free initial analysis we work out together what your incoming invoices cost today and what automation delivers. 60 minutes, non-binding, without sales pressure.
Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, der von der Zahl der Eingangskanäle und der anzubindenden Systeme abhängt. Pauschale Preislisten wären unseriös, weil ein reines DATEV-Setup etwas anderes ist als eine Strecke mit ERP, Bestellabgleich und drei Freigabestufen. Der Festpreis steht, bevor Sie sich entscheiden, und ändert sich während des Projekts nicht.
Ja, die Übergabe an DATEV ist der häufigste Endpunkt der Strecken, die wir bauen. Je nach Setup nutzen wir die DATEV-Schnittstellen oder, wenn keine Schnittstelle verfügbar ist, einen UiPath-Roboter, der die Buchungsmasken direkt bedient. Ihr Steuerberater bekommt Belege und Buchungsvorschläge so, wie er sie braucht.
Moderne Document AI liest Standardfelder wie Betrag, Rechnungsnummer und Kreditor sehr zuverlässig aus, auch bei Layouts, die sie noch nie gesehen hat. Entscheidend ist der Umgang mit dem Rest: Rechnungen, bei denen sich das System unsicher ist, gehen in einen Klärungsordner und werden von einem Menschen geprüft, statt falsch gebucht zu werden. Es geht nie etwas ungeprüft in die Buchhaltung, das die Strecke nicht sicher erkannt hat.
Die E-Rechnungspflicht macht die Automatisierung einfacher, nicht überflüssig. XRechnung und ZUGFeRD liefern strukturierte Daten, aber geprüft, freigegeben und gebucht werden muss trotzdem, und Papier- und PDF-Rechnungen von kleinen Lieferanten bleiben Ihnen noch Jahre erhalten. Wir bauen die Strecke so, dass sie E-Rechnungen und klassische Formate in einem Ablauf verarbeitet.
Oft ja, weil die Kosten nicht nur in der Erfassungszeit stecken. Verpasstes Skonto, Mahngebühren und der Stapel am Monatsende kosten auch bei kleineren Mengen spürbar Geld und Nerven. In der Erstanalyse rechnen wir das ehrlich durch, und wenn sich eine Automatisierung bei Ihrer Menge nicht trägt, sagen wir Ihnen das genauso klar.
