Automatizar la recepción de facturas significa capturar las facturas entrantes de forma automática, cotejarlas con el pedido, aprobarlas digitalmente y transferirlas a DATEV, sin teclear nada. NordFlux le construye este recorrido, desde la captura con Document AI, pasando por la verificación y la aprobación, hasta la contabilidad. Usted ve cada paso y sigue aprobando personalmente.
La factura está en la bandeja de entrada, en el correo o en la mesa del compañero. Para cuando se contabiliza, varias personas han trabajado en ella y nadie sabe exactamente dónde está en ese momento.
No automatizamos un solo clic, sino el recorrido de la factura desde la entrada hasta la contabilidad. Combinamos estos cinco componentes según su proceso.
Un PDF de la bandeja de correo, una descarga de un portal o papel escaneado: un Document AI lee el acreedor, el número de factura, las posiciones, los importes y los tipos impositivos. Se acabó teclear, incluso con facturas que cada vez tienen un aspecto distinto.
Ahorro 3–6 h por semanaTodos los canales confluyen en un solo recorrido: se supervisa la bandeja rechnung@, se recogen los portales de proveedores, el papel se añade mediante el escáner. Desde la entrada, cada factura tiene un estado que usted puede consultar.
Efecto no se pierde nadaLa factura se coteja automáticamente con el pedido y la entrada de mercancías: si coinciden la cantidad, el precio y el proveedor, sigue directamente. Las desviaciones y las facturas duplicadas van a una carpeta de aclaración en lugar de colarse sin advertirlo en el lote de contabilización.
Efecto las desviaciones se detectan al instanteLas aprobaciones se ejecutan digitalmente según sus reglas: por importe, centro de coste o departamento, con recordatorio y regla de suplencia en vacaciones. La factura ya no queda parada en una bandeja llena, y los plazos de descuento por pronto pago siguen siendo alcanzables.
Ahorro se vuelve a aprovechar el descuento por pronto pagoLas facturas verificadas pasan con el justificante y una propuesta de imputación a DATEV Unternehmen online, a su asesor fiscal o a su ERP. La contabilidad controla y contabiliza en lugar de capturar.
Ahorro sin doble capturaNo existe una única herramienta correcta. Elegimos según lo que ya funciona en su empresa y según los sistemas que hay que conectar.
Flexible y autoalojadon8n conecta la bandeja, Document AI, el ERP y la contabilidad en un solo recorrido y, si lo desea, funciona en un servidor en Alemania. Buena opción si la soberanía de los datos es importante para usted o si confluyen muchos sistemas distintos.
Microsoft 365 ya disponibleSi trabaja con Microsoft 365, integramos la captura y las aprobaciones directamente en su entorno: aprobación por Teams o Outlook, archivado en SharePoint. Sus licencias a menudo ya cubren gran parte.
Sistemas sin interfazAlgunos sistemas no tienen interfaz, por ejemplo las máscaras de DATEV o un ERP más antiguo. En ese caso, un robot UiPath se encarga de la introducción exactamente como lo haría una persona en la pantalla, pero sin errores y de noche.
De la primera conversación a la cadena de facturas en marcha en 30 días, a precio fijo en lugar de partes de horas abiertos.
60 minutos, sin compromiso: analizamos cómo llegan hoy las facturas a su empresa, quién las verifica y dónde se atascan.
Recibe una propuesta concreta: qué recorrido construimos, qué sistemas se conectan y cuánto cuesta. Una cifra, sin sorpresas.
Construimos la automatización y la probamos con sus facturas entrantes reales, incluidos los casos especiales complicados. Usted ve cada estado intermedio.
Su equipo conoce el recorrido, recibe documentación y sabe dónde puede intervenir. Si lo desea, seguimos ocupándonos de la operación.
Confirmaciones de pedido, albaranes, candidaturas, informes: lo que funciona para las facturas funciona para muchos procesos recurrentes. En la página de resumen verá qué más se puede automatizar en una pyme.
En el análisis inicial gratuito calculamos juntos lo que le cuesta hoy su recepción de facturas y lo que aporta una automatización. 60 minutos, sin compromiso, sin presión comercial.
Tras el análisis inicial gratuito, recibirá un precio fijo que depende del número de canales de entrada y de los sistemas a conectar. Las listas de precios fijas no serían serias, porque una configuración exclusiva de DATEV es diferente de un proceso con ERP, conciliación de pedidos y tres niveles de aprobación. El precio fijo se establece antes de que usted decida y no cambia durante el proyecto.
Sí, la transferencia a DATEV es el punto final más habitual de los procesos que construimos. Según la configuración, utilizamos las interfaces de DATEV o, si no hay ninguna interfaz disponible, un robot de UiPath que maneja directamente las pantallas de contabilización. Su asesor fiscal recibe los comprobantes y las propuestas de contabilización tal como las necesita.
La Document AI moderna lee campos estándar como el importe, el número de factura y el acreedor de forma muy fiable, incluso con diseños que nunca ha visto antes. Lo decisivo es cómo se gestiona el resto: las facturas sobre las que el sistema no está seguro van a una carpeta de aclaración y son revisadas por una persona, en lugar de contabilizarse incorrectamente. Nunca pasa nada a contabilidad sin revisar que el proceso no haya reconocido con seguridad.
La obligación de la factura electrónica hace que la automatización sea más sencilla, no superflua. XRechnung y ZUGFeRD proporcionan datos estructurados, pero de todas formas hay que revisarlos, aprobarlos y contabilizarlos, y las facturas en papel y PDF de proveedores pequeños seguirán acompañándole durante años. Construimos el proceso para que procese las facturas electrónicas y los formatos clásicos en un único flujo.
A menudo sí, porque los costes no residen solo en el tiempo de captura. Los descuentos por pronto pago perdidos, los gastos de recordatorio y la pila de final de mes también cuestan dinero y nervios de forma notable incluso con volúmenes menores. En el análisis inicial lo calculamos con honestidad, y si una automatización no resulta rentable para su volumen, se lo decimos con la misma claridad.
