Automatizar la recepción de facturas significa capturar las facturas entrantes de forma automática, cotejarlas con el pedido, aprobarlas digitalmente y transferirlas a DATEV, sin teclear nada. NordFlux le construye este recorrido, desde la captura con Document AI, pasando por la verificación y la aprobación, hasta la contabilidad. Usted ve cada paso y sigue aprobando personalmente.
La factura está en la bandeja de entrada, en el correo o en la mesa del compañero. Para cuando se contabiliza, varias personas han trabajado en ella y nadie sabe exactamente dónde está en ese momento.
No automatizamos un solo clic, sino el recorrido de la factura desde la entrada hasta la contabilidad. Combinamos estos cinco componentes según su proceso.
Un PDF de la bandeja de correo, una descarga de un portal o papel escaneado: un Document AI lee el acreedor, el número de factura, las posiciones, los importes y los tipos impositivos. Se acabó teclear, incluso con facturas que cada vez tienen un aspecto distinto.
Ahorro 3–6 h por semanaTodos los canales confluyen en un solo recorrido: se supervisa la bandeja rechnung@, se recogen los portales de proveedores, el papel se añade mediante el escáner. Desde la entrada, cada factura tiene un estado que usted puede consultar.
Efecto no se pierde nadaLa factura se coteja automáticamente con el pedido y la entrada de mercancías: si coinciden la cantidad, el precio y el proveedor, sigue directamente. Las desviaciones y las facturas duplicadas van a una carpeta de aclaración en lugar de colarse sin advertirlo en el lote de contabilización.
Efecto las desviaciones se detectan al instanteLas aprobaciones se ejecutan digitalmente según sus reglas: por importe, centro de coste o departamento, con recordatorio y regla de suplencia en vacaciones. La factura ya no queda parada en una bandeja llena, y los plazos de descuento por pronto pago siguen siendo alcanzables.
Ahorro se vuelve a aprovechar el descuento por pronto pagoLas facturas verificadas pasan con el justificante y una propuesta de imputación a DATEV Unternehmen online, a su asesor fiscal o a su ERP. La contabilidad controla y contabiliza en lugar de capturar.
Ahorro sin doble capturaNo existe una única herramienta correcta. Elegimos según lo que ya funciona en su empresa y según los sistemas que hay que conectar.
Flexible y autoalojadon8n conecta la bandeja, Document AI, el ERP y la contabilidad en un solo recorrido y, si lo desea, funciona en un servidor en Alemania. Buena opción si la soberanía de los datos es importante para usted o si confluyen muchos sistemas distintos.
Microsoft 365 ya disponibleSi trabaja con Microsoft 365, integramos la captura y las aprobaciones directamente en su entorno: aprobación por Teams o Outlook, archivado en SharePoint. Sus licencias a menudo ya cubren gran parte.
Sistemas sin interfazAlgunos sistemas no tienen interfaz, por ejemplo las máscaras de DATEV o un ERP más antiguo. En ese caso, un robot UiPath se encarga de la introducción exactamente como lo haría una persona en la pantalla, pero sin errores y de noche.
De la primera conversación a la cadena de facturas en marcha en 30 días, a precio fijo en lugar de partes de horas abiertos.
60 minutos, sin compromiso: analizamos cómo llegan hoy las facturas a su empresa, quién las verifica y dónde se atascan.
Recibe una propuesta concreta: qué recorrido construimos, qué sistemas se conectan y cuánto cuesta. Una cifra, sin sorpresas.
Construimos la automatización y la probamos con sus facturas entrantes reales, incluidos los casos especiales complicados. Usted ve cada estado intermedio.
Su equipo conoce el recorrido, recibe documentación y sabe dónde puede intervenir. Si lo desea, seguimos ocupándonos de la operación.
Confirmaciones de pedido, albaranes, candidaturas, informes: lo que funciona para las facturas funciona para muchos procesos recurrentes. En la página de resumen verá qué más se puede automatizar en una pyme.
En el análisis inicial gratuito calculamos juntos lo que le cuesta hoy su recepción de facturas y lo que aporta una automatización. 60 minutos, sin compromiso, sin presión comercial.
Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, der von der Zahl der Eingangskanäle und der anzubindenden Systeme abhängt. Pauschale Preislisten wären unseriös, weil ein reines DATEV-Setup etwas anderes ist als eine Strecke mit ERP, Bestellabgleich und drei Freigabestufen. Der Festpreis steht, bevor Sie sich entscheiden, und ändert sich während des Projekts nicht.
Ja, die Übergabe an DATEV ist der häufigste Endpunkt der Strecken, die wir bauen. Je nach Setup nutzen wir die DATEV-Schnittstellen oder, wenn keine Schnittstelle verfügbar ist, einen UiPath-Roboter, der die Buchungsmasken direkt bedient. Ihr Steuerberater bekommt Belege und Buchungsvorschläge so, wie er sie braucht.
Moderne Document AI liest Standardfelder wie Betrag, Rechnungsnummer und Kreditor sehr zuverlässig aus, auch bei Layouts, die sie noch nie gesehen hat. Entscheidend ist der Umgang mit dem Rest: Rechnungen, bei denen sich das System unsicher ist, gehen in einen Klärungsordner und werden von einem Menschen geprüft, statt falsch gebucht zu werden. Es geht nie etwas ungeprüft in die Buchhaltung, das die Strecke nicht sicher erkannt hat.
Die E-Rechnungspflicht macht die Automatisierung einfacher, nicht überflüssig. XRechnung und ZUGFeRD liefern strukturierte Daten, aber geprüft, freigegeben und gebucht werden muss trotzdem, und Papier- und PDF-Rechnungen von kleinen Lieferanten bleiben Ihnen noch Jahre erhalten. Wir bauen die Strecke so, dass sie E-Rechnungen und klassische Formate in einem Ablauf verarbeitet.
Oft ja, weil die Kosten nicht nur in der Erfassungszeit stecken. Verpasstes Skonto, Mahngebühren und der Stapel am Monatsende kosten auch bei kleineren Mengen spürbar Geld und Nerven. In der Erstanalyse rechnen wir das ehrlich durch, und wenn sich eine Automatisierung bei Ihrer Menge nicht trägt, sagen wir Ihnen das genauso klar.
