Una gestión documental automatizada reconoce cada documento entrante mediante Document AI, lo clasifica, lo dota de metadatos y lo archiva en la estructura correcta, normalmente en SharePoint. NordFlux construye esta cadena de archivo en su entorno y supervisa automáticamente los plazos, las versiones y la conservación.
Los contratos están en la bandeja de entrada del correo, los albaranes en el escritorio, las actas en tres carpetas diferentes. Quien necesita un documento acaba preguntando al compañero que lo tuvo por última vez.
Cinco cadenas típicas de nuestros proyectos en pymes. Cada una de ellas funciona sin intervención manual una vez configurada.
Un buzón como entrada@ se supervisa de forma continua. Document AI reconoce si un archivo adjunto es un albarán, una factura o una confirmación de pedido, extrae el proveedor, la fecha y el número de pedido y archiva el documento en la carpeta correcta de SharePoint. Los casos ambiguos acaban en una bandeja de revisión en lugar de en la nada.
Ahorro 3–5 h por semanaLos contratos se reconocen y se archivan con la vigencia, el plazo de rescisión y la parte contratante como metadatos. Con suficiente antelación a la fecha límite, se envía un recordatorio a la persona responsable, y no cuando el contrato ya se ha renovado.
Efecto ningún plazo de rescisión perdidoLos certificados de calibración, los justificantes de formación y los certificados de proveedores se archivan de forma centralizada y se supervisa su fecha de caducidad. En la siguiente auditoría, extrae los comprobantes de una lista en lugar de recopilarlos durante días.
Efecto preparación de la auditoría en horas en lugar de díasLas actas de reunión, los informes de inspección y la documentación de mantenimiento reciben automáticamente un esquema de nomenclatura uniforme y los metadatos adecuados. SharePoint se encarga del control de versiones: una versión válida, con los estados anteriores rastreables.
Efecto una versión válida por documentoLas estructuras de carpetas existentes en el servidor de archivos y en los escritorios se clasifican mediante Document AI, se marcan los duplicados y los documentos se migran a la nueva estructura. No empieza con un sistema vacío, sino con un fondo consultable.
Efecto un fondo consultable en lugar del caos de carpetasUn DMS en una pyme rara vez necesita software nuevo. Combinamos su entorno Microsoft con Document AI y alineamos el archivo con los requisitos del GoBD: rastreable, inalterable, con plazos de conservación claros. La evaluación vinculante sigue siendo asunto de su asesor fiscal.
Los metadatos, el control de versiones, los permisos y las directivas de conservación cubren los requisitos de DMS de la mayoría de las pymes. La licencia a menudo ya la ha pagado con Microsoft 365, simplemente no se utiliza.
WorkflowsDentro del mundo de Microsoft, Power Automate se encarga del transporte: supervisar el buzón, establecer metadatos, archivar el documento, enviar recordatorios ante los plazos. Todo permanece en su inquilino de Microsoft.
Document AICuando entran en juego la clasificación por IA, el reconocimiento de texto o sistemas fuera de Microsoft 365, empleamos n8n, alojado por nosotros mismos en servidores alemanes si lo desea. Así, también el reconocimiento de documentos permanece bajo su control.
Del análisis a la cadena de archivo en funcionamiento en 30 días, al precio fijo acordado de antemano.
En 60 minutos aclaramos qué tipos de documentos se generan en su empresa, dónde se guardan hoy y qué cadena tiene la mayor palanca.
Definimos la estructura de archivo, los metadatos y las reglas de conservación y usted recibe una oferta a precio fijo, no un parte de horas abierto.
Construimos la cadena de archivo en su entorno y la probamos con sus contratos, albaranes y actas reales, no con datos de muestra.
Recibe documentación y formación, los documentos ambiguos van a una bandeja de revisión en lugar de al sistema. Usted mantiene el control.
Una vez que los documentos están archivados de forma limpia, el siguiente paso suele ser un asistente de conocimiento de IA interno que responde a preguntas como «¿Qué dice el contrato de mantenimiento con la empresa X?» directamente desde su archivo. Si lo que le interesa no es tanto el archivo como las respuestas, empiece por ahí.
En el análisis inicial gratuito revisamos su archivo actual durante 60 minutos y le decimos con honestidad qué se puede automatizar y qué no. Sin compromiso y sin presión de venta.
Sí, el archivado automático puede configurarse conforme a la GoBD: SharePoint aporta inmutabilidad, historial de versiones y políticas de conservación que pueden alinearse con los requisitos de la GoBD. Configuramos el archivado en consecuencia y documentamos las reglas de forma trazable. La evaluación vinculante de su documentación de procedimiento corresponde a su asesor fiscal, nosotros aportamos para ello la base técnica.
Para la mayoría de las pymes, SharePoint es totalmente suficiente como DMS. Los metadatos, el versionado, los permisos y los plazos de conservación ya están incluidos y a menudo ya pagados con Microsoft 365. Un DMS especializado solo merece la pena para requisitos como el archivado masivo a prueba de auditorías, y eso lo evaluamos honestamente en el análisis inicial.
Los tipos de documentos habituales, como facturas, albaranes y contratos, son reconocidos de forma muy fiable por Document AI tras una breve configuración. Ningún proveedor serio le promete el cien por cien: los casos poco claros van a parar a una bandeja de revisión que un empleado procesa con pocos clics. La tasa de acierto aumenta en funcionamiento porque afinamos el reconocimiento con sus documentos reales.
Tras el análisis inicial gratuito, recibe un precio fijo para el primer tramo de archivado, no una hoja de horas abierta. El esfuerzo depende del número de tipos de documento y de la estructura deseada, por eso no damos una tarifa plana al azar. Como asesoría para pymes, además, una subvención BAFA puede cubrir parte de los costes.
El fondo existente no se traslada sin más, sino que se clasifica y se migra a la nueva estructura. Document AI asigna los archivos existentes de servidores de archivos y equipos de escritorio a los tipos de documento, y los duplicados se marcan. Lo que no se puede asignar con seguridad va a la bandeja de revisión, para que nada se pierda sin comprobar.
