Una gestión documental automatizada reconoce cada documento entrante mediante Document AI, lo clasifica, lo dota de metadatos y lo archiva en la estructura correcta, normalmente en SharePoint. NordFlux construye esta cadena de archivo en su entorno y supervisa automáticamente los plazos, las versiones y la conservación.
Los contratos están en la bandeja de entrada del correo, los albaranes en el escritorio, las actas en tres carpetas diferentes. Quien necesita un documento acaba preguntando al compañero que lo tuvo por última vez.
Cinco cadenas típicas de nuestros proyectos en pymes. Cada una de ellas funciona sin intervención manual una vez configurada.
Un buzón como entrada@ se supervisa de forma continua. Document AI reconoce si un archivo adjunto es un albarán, una factura o una confirmación de pedido, extrae el proveedor, la fecha y el número de pedido y archiva el documento en la carpeta correcta de SharePoint. Los casos ambiguos acaban en una bandeja de revisión en lugar de en la nada.
Ahorro 3–5 h por semanaLos contratos se reconocen y se archivan con la vigencia, el plazo de rescisión y la parte contratante como metadatos. Con suficiente antelación a la fecha límite, se envía un recordatorio a la persona responsable, y no cuando el contrato ya se ha renovado.
Efecto ningún plazo de rescisión perdidoLos certificados de calibración, los justificantes de formación y los certificados de proveedores se archivan de forma centralizada y se supervisa su fecha de caducidad. En la siguiente auditoría, extrae los comprobantes de una lista en lugar de recopilarlos durante días.
Efecto preparación de la auditoría en horas en lugar de díasLas actas de reunión, los informes de inspección y la documentación de mantenimiento reciben automáticamente un esquema de nomenclatura uniforme y los metadatos adecuados. SharePoint se encarga del control de versiones: una versión válida, con los estados anteriores rastreables.
Efecto una versión válida por documentoLas estructuras de carpetas existentes en el servidor de archivos y en los escritorios se clasifican mediante Document AI, se marcan los duplicados y los documentos se migran a la nueva estructura. No empieza con un sistema vacío, sino con un fondo consultable.
Efecto un fondo consultable en lugar del caos de carpetasUn DMS en una pyme rara vez necesita software nuevo. Combinamos su entorno Microsoft con Document AI y alineamos el archivo con los requisitos del GoBD: rastreable, inalterable, con plazos de conservación claros. La evaluación vinculante sigue siendo asunto de su asesor fiscal.
Los metadatos, el control de versiones, los permisos y las directivas de conservación cubren los requisitos de DMS de la mayoría de las pymes. La licencia a menudo ya la ha pagado con Microsoft 365, simplemente no se utiliza.
WorkflowsDentro del mundo de Microsoft, Power Automate se encarga del transporte: supervisar el buzón, establecer metadatos, archivar el documento, enviar recordatorios ante los plazos. Todo permanece en su inquilino de Microsoft.
Document AICuando entran en juego la clasificación por IA, el reconocimiento de texto o sistemas fuera de Microsoft 365, empleamos n8n, alojado por nosotros mismos en servidores alemanes si lo desea. Así, también el reconocimiento de documentos permanece bajo su control.
Del análisis a la cadena de archivo en funcionamiento en 30 días, al precio fijo acordado de antemano.
En 60 minutos aclaramos qué tipos de documentos se generan en su empresa, dónde se guardan hoy y qué cadena tiene la mayor palanca.
Definimos la estructura de archivo, los metadatos y las reglas de conservación y usted recibe una oferta a precio fijo, no un parte de horas abierto.
Construimos la cadena de archivo en su entorno y la probamos con sus contratos, albaranes y actas reales, no con datos de muestra.
Recibe documentación y formación, los documentos ambiguos van a una bandeja de revisión en lugar de al sistema. Usted mantiene el control.
Una vez que los documentos están archivados de forma limpia, el siguiente paso suele ser un asistente de conocimiento de IA interno que responde a preguntas como «¿Qué dice el contrato de mantenimiento con la empresa X?» directamente desde su archivo. Si lo que le interesa no es tanto el archivo como las respuestas, empiece por ahí.
En el análisis inicial gratuito revisamos su archivo actual durante 60 minutos y le decimos con honestidad qué se puede automatizar y qué no. Sin compromiso y sin presión de venta.
Ja, die automatische Ablage lässt sich GoBD-konform einrichten: SharePoint bringt Unveränderbarkeit, Versionshistorie und Aufbewahrungsrichtlinien mit, die sich an den GoBD-Anforderungen ausrichten lassen. Wir richten die Ablage entsprechend ein und dokumentieren die Regeln nachvollziehbar. Die verbindliche Bewertung Ihrer Verfahrensdokumentation gehört zu Ihrem Steuerberater, wir liefern dafür die technische Grundlage.
Für die meisten Mittelständler reicht SharePoint als DMS völlig aus. Metadaten, Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen sind bereits enthalten und mit Microsoft 365 oft schon bezahlt. Ein spezialisiertes DMS lohnt sich erst bei Anforderungen wie revisionssicherer Massenarchivierung, und das prüfen wir ehrlich in der Erstanalyse.
Gängige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge erkennt Document AI nach kurzer Einrichtung sehr zuverlässig. Hundert Prozent verspricht Ihnen niemand seriös: Unklare Fälle landen deshalb in einem Prüfkorb, den ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks abarbeitet. Die Trefferquote steigt im Betrieb, weil wir die Erkennung an Ihren echten Dokumenten nachschärfen.
Sie erhalten nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis für die erste Ablagestrecke, keinen offenen Stundenzettel. Der Aufwand hängt von der Zahl der Dokumenttypen und der gewünschten Struktur ab, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Als Beratung für den Mittelstand kann zudem eine BAFA-Förderung einen Teil der Kosten abdecken.
Der Altbestand wird nicht einfach mitgeschleppt, sondern klassifiziert und in die neue Struktur migriert. Document AI ordnet die vorhandenen Dateien von Fileserver und Desktops den Dokumenttypen zu, Dubletten werden markiert. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, kommt in den Prüfkorb, damit nichts ungeprüft verloren geht.
