Une gestion documentaire automatisée reconnaît chaque document entrant grâce à la Document AI, le classe, l'enrichit de métadonnées et le range dans la bonne structure, généralement dans SharePoint. NordFlux construit cette chaîne de classement dans votre environnement et surveille automatiquement les échéances, les versions et la conservation.
Les contrats sont dans la boîte mail, les bons de livraison sur le bureau, les procès-verbaux dans trois dossiers différents. Celui qui a besoin d'un document finit par demander au collègue qui l'avait en dernier.
Cinq chaînes typiques issues de nos projets dans les PME. Chacune d'elles fonctionne sans intervention manuelle une fois mise en place.
Une boîte mail comme entree@ est surveillée en continu. La Document AI reconnaît si une pièce jointe est un bon de livraison, une facture ou une confirmation de commande, en extrait le fournisseur, la date et le numéro de commande et classe le document dans le bon dossier SharePoint. Les cas ambigus arrivent dans un panier de vérification plutôt que dans le vide.
Économie 3–5 h par semaineLes contrats sont reconnus et classés avec la durée, le délai de résiliation et le partenaire contractuel comme métadonnées. Bien avant l'échéance, un rappel est envoyé à la personne responsable, et non lorsque le contrat s'est déjà reconduit.
Effet aucun délai de résiliation manquéLes certificats d'étalonnage, les attestations de formation et les certificats de fournisseurs sont classés de manière centralisée et surveillés quant à leur date d'expiration. Lors du prochain audit, vous tirez les attestations d'une liste au lieu de les rassembler pendant des jours.
Effet préparation d'audit en heures plutôt qu'en joursLes comptes rendus de réunion, les rapports de contrôle et la documentation de maintenance reçoivent automatiquement un schéma de dénomination uniforme et les métadonnées adaptées. SharePoint prend en charge le versionnage : une version valide, les états antérieurs restant traçables.
Effet une version valide par documentLes structures de dossiers existantes sur le serveur de fichiers et les bureaux sont classées par la Document AI, les doublons sont marqués et les documents sont migrés vers la nouvelle structure. Vous ne démarrez pas avec un système vide, mais avec un fonds consultable.
Effet un fonds consultable au lieu du chaos des dossiersUne GED dans une PME nécessite rarement un nouveau logiciel. Nous combinons votre environnement Microsoft avec la Document AI et alignons le classement sur les exigences du GoBD : traçable, inaltérable, avec des durées de conservation propres. L'évaluation contraignante reste du ressort de votre conseiller fiscal.
Les métadonnées, le versionnage, les autorisations et les règles de conservation couvrent les exigences de GED de la plupart des PME. La licence est souvent déjà payée avec Microsoft 365, elle n'est simplement pas exploitée.
WorkflowsAu sein de l'univers Microsoft, Power Automate assure le transport : surveiller la boîte mail, définir les métadonnées, classer le document, envoyer un rappel lors des échéances. Tout reste dans votre tenant Microsoft.
Document AILorsque la classification par IA, la reconnaissance de texte ou des systèmes en dehors de Microsoft 365 entrent en jeu, nous utilisons n8n, auto-hébergé sur des serveurs allemands si vous le souhaitez. Ainsi, la reconnaissance des documents reste elle aussi sous votre contrôle.
De l'analyse à la chaîne de classement en fonctionnement en 30 jours, au prix fixe convenu à l'avance.
En 60 minutes, nous déterminons quels types de documents vous concernent, où ils sont stockés aujourd'hui et quelle chaîne offre le plus grand levier.
Nous définissons la structure de classement, les métadonnées et les règles de conservation et vous recevez une offre à prix fixe, pas un relevé d'heures ouvert.
Nous construisons la chaîne de classement dans votre environnement et la testons avec vos contrats, bons de livraison et procès-verbaux réels, pas avec des données fictives.
Vous recevez une documentation et une formation, les documents ambigus aboutissent dans un panier de vérification plutôt que dans le système. Vous gardez le contrôle.
Une fois les documents proprement classés, l'étape suivante est souvent un assistant de connaissance IA interne qui répond à des questions comme « Que dit le contrat de maintenance avec l'entreprise X ? » directement à partir de votre classement. Si votre priorité n'est pas tant le classement que les réponses, commencez par là.
Lors de l'analyse initiale gratuite, nous examinons votre classement actuel pendant 60 minutes et vous disons honnêtement ce qui peut être automatisé et ce qui ne le peut pas. Sans engagement et sans pression commerciale.
Ja, die automatische Ablage lässt sich GoBD-konform einrichten: SharePoint bringt Unveränderbarkeit, Versionshistorie und Aufbewahrungsrichtlinien mit, die sich an den GoBD-Anforderungen ausrichten lassen. Wir richten die Ablage entsprechend ein und dokumentieren die Regeln nachvollziehbar. Die verbindliche Bewertung Ihrer Verfahrensdokumentation gehört zu Ihrem Steuerberater, wir liefern dafür die technische Grundlage.
Für die meisten Mittelständler reicht SharePoint als DMS völlig aus. Metadaten, Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen sind bereits enthalten und mit Microsoft 365 oft schon bezahlt. Ein spezialisiertes DMS lohnt sich erst bei Anforderungen wie revisionssicherer Massenarchivierung, und das prüfen wir ehrlich in der Erstanalyse.
Gängige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge erkennt Document AI nach kurzer Einrichtung sehr zuverlässig. Hundert Prozent verspricht Ihnen niemand seriös: Unklare Fälle landen deshalb in einem Prüfkorb, den ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks abarbeitet. Die Trefferquote steigt im Betrieb, weil wir die Erkennung an Ihren echten Dokumenten nachschärfen.
Sie erhalten nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis für die erste Ablagestrecke, keinen offenen Stundenzettel. Der Aufwand hängt von der Zahl der Dokumenttypen und der gewünschten Struktur ab, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Als Beratung für den Mittelstand kann zudem eine BAFA-Förderung einen Teil der Kosten abdecken.
Der Altbestand wird nicht einfach mitgeschleppt, sondern klassifiziert und in die neue Struktur migriert. Document AI ordnet die vorhandenen Dateien von Fileserver und Desktops den Dokumenttypen zu, Dubletten werden markiert. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, kommt in den Prüfkorb, damit nichts ungeprüft verloren geht.
