Otomatikleştirilmiş bir doküman yönetimi, gelen her belgeyi Document AI üzerinden tanır, sınıflandırır, meta verilerle donatır ve genellikle SharePoint'te doğru yapıda arşivler. NordFlux bu arşivleme sürecini ortamınızda kurar ve bu sırada süreleri, sürümleri ve saklama sürelerini otomatik olarak izler.
Sözleşmeler e-posta gelen kutusunda, irsaliyeler masaüstünde, tutanaklar üç farklı klasörde duruyor. Bir belgeye ihtiyacı olan, sonunda onu en son elinde bulunduran meslektaşına soruyor.
Orta ölçekli işletme projelerimizden beş tipik süreç. Her biri kurulumdan sonra manuel müdahale olmadan çalışır.
eingang@ gibi bir posta kutusu sürekli izlenir. Document AI, bir ekin irsaliye, fatura veya sipariş onayı olup olmadığını tanır, tedarikçiyi, tarihi ve sipariş numarasını okur ve belgeyi doğru SharePoint klasörüne kaydeder. Belirsiz durumlar hiçbir yere değil, bir kontrol sepetine düşer.
Tasarruf Haftada 3-5 saatSözleşmeler tanınır ve süre, fesih süresi ve sözleşme tarafı meta veri olarak kaydedilir. Son tarihten yeterince önce, sözleşme zaten uzamış olduğunda değil, sorumlu kişiye bir hatırlatma gider.
Etki Kaçırılan fesih süresi yokKalibrasyon sertifikaları, eğitim kanıtları ve tedarikçi sertifikaları merkezi olarak arşivlenir ve son kullanma tarihleri izlenir. Bir sonraki denetimde kanıtları günlerce toplamak yerine bir listeden çekersiniz.
Etki Günler yerine saatlerde denetim hazırlığıToplantı tutanakları, denetim raporları ve bakım belgeleri otomatik olarak tek tip bir adlandırma şeması ve uygun meta veriler alır. Sürümlemeyi SharePoint üstlenir: bir geçerli sürüm, eski durumlar da izlenebilir kalır.
Etki Belge başına bir geçerli sürümDosya sunucusu ve masaüstlerindeki mevcut klasör yapıları Document AI ile sınıflandırılır, kopyalar işaretlenir ve belgeler yeni yapıya taşınır. Boş bir sistemle değil, aranabilir bir arşivle başlarsınız.
Etki Klasör kaosu yerine aranabilir arşivOrta ölçekli bir işletme için bir DMS nadiren yeni yazılım gerektirir. Microsoft ortamınızı Document AI ile birleştiriyoruz ve arşivlemeyi GoBD gereksinimlerine göre düzenliyoruz: izlenebilir, değiştirilemez, düzgün saklama süreleriyle. Bağlayıcı değerlendirme mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Meta veriler, sürümleme, yetkiler ve saklama politikaları çoğu orta ölçekli işletmenin DMS gereksinimlerini karşılar. Lisansı Microsoft 365 ile çoğunlukla zaten ödediniz, sadece kullanılmıyor.
İş akışlarıMicrosoft dünyası içinde nakliyeyi Power Automate üstlenir: posta kutusunu izlemek, meta veri belirlemek, belgeyi arşivlemek, süreler için hatırlatma göndermek. Her şey Microsoft kiracınızda kalır.
Document AIYapay zeka sınıflandırması, metin tanıma veya Microsoft 365 dışındaki sistemler devreye girdiğinde, talep üzerine Alman sunucularda self-hosted olarak n8n kullanıyoruz. Böylece belge tanıma da kontrolünüzde kalır.
Analizden sürekli çalışan arşivleme sürecine 30 günde, önceden anlaşılmış sabit fiyatla.
60 dakika içinde sizde hangi belge türlerinin ortaya çıktığını, bugün nerede tutulduklarını ve hangi sürecin en büyük etkiye sahip olduğunu netleştiriyoruz.
Arşivleme yapısını, meta verileri ve saklama kurallarını belirliyoruz ve açık uçlu bir saat çizelgesi değil, sabit fiyatlı bir teklif alıyorsunuz.
Arşivleme sürecini ortamınızda kuruyoruz ve örnek verilerle değil, gerçek sözleşmelerinizle, irsaliyelerinizle ve tutanaklarınızla test ediyoruz.
Dokümantasyon ve eğitim alırsınız, belirsiz belgeler sisteme değil bir kontrol sepetine gider. Kontrol sizde kalır.
Belgeler düzgün bir şekilde arşivlendiğinde, bir sonraki adım genellikle „X firmasıyla yapılan bakım sözleşmesinde ne yazıyor?“ gibi soruları doğrudan arşivinizden yanıtlayan dahili bir yapay zeka bilgi asistanıdır. Sizin için arşivlemeden çok yanıtlar önemliyse, oradan başlayın.
Ücretsiz ilk analizde 60 dakika içinde bugünkü arşivinize bakıyor ve nelerin otomatikleştirilebileceğini, nelerin edilemeyeceğini size dürüstçe söylüyoruz. Bağlayıcılığı yok ve satış baskısı yok.
Ja, die automatische Ablage lässt sich GoBD-konform einrichten: SharePoint bringt Unveränderbarkeit, Versionshistorie und Aufbewahrungsrichtlinien mit, die sich an den GoBD-Anforderungen ausrichten lassen. Wir richten die Ablage entsprechend ein und dokumentieren die Regeln nachvollziehbar. Die verbindliche Bewertung Ihrer Verfahrensdokumentation gehört zu Ihrem Steuerberater, wir liefern dafür die technische Grundlage.
Für die meisten Mittelständler reicht SharePoint als DMS völlig aus. Metadaten, Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen sind bereits enthalten und mit Microsoft 365 oft schon bezahlt. Ein spezialisiertes DMS lohnt sich erst bei Anforderungen wie revisionssicherer Massenarchivierung, und das prüfen wir ehrlich in der Erstanalyse.
Gängige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge erkennt Document AI nach kurzer Einrichtung sehr zuverlässig. Hundert Prozent verspricht Ihnen niemand seriös: Unklare Fälle landen deshalb in einem Prüfkorb, den ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks abarbeitet. Die Trefferquote steigt im Betrieb, weil wir die Erkennung an Ihren echten Dokumenten nachschärfen.
Sie erhalten nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis für die erste Ablagestrecke, keinen offenen Stundenzettel. Der Aufwand hängt von der Zahl der Dokumenttypen und der gewünschten Struktur ab, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Als Beratung für den Mittelstand kann zudem eine BAFA-Förderung einen Teil der Kosten abdecken.
Der Altbestand wird nicht einfach mitgeschleppt, sondern klassifiziert und in die neue Struktur migriert. Document AI ordnet die vorhandenen Dateien von Fileserver und Desktops den Dokumenttypen zu, Dubletten werden markiert. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, kommt in den Prüfkorb, damit nichts ungeprüft verloren geht.
