Otomatikleştirilmiş bir doküman yönetimi, gelen her belgeyi Document AI üzerinden tanır, sınıflandırır, meta verilerle donatır ve genellikle SharePoint'te doğru yapıda arşivler. NordFlux bu arşivleme sürecini ortamınızda kurar ve bu sırada süreleri, sürümleri ve saklama sürelerini otomatik olarak izler.
Sözleşmeler e-posta gelen kutusunda, irsaliyeler masaüstünde, tutanaklar üç farklı klasörde duruyor. Bir belgeye ihtiyacı olan, sonunda onu en son elinde bulunduran meslektaşına soruyor.
Orta ölçekli işletme projelerimizden beş tipik süreç. Her biri kurulumdan sonra manuel müdahale olmadan çalışır.
eingang@ gibi bir posta kutusu sürekli izlenir. Document AI, bir ekin irsaliye, fatura veya sipariş onayı olup olmadığını tanır, tedarikçiyi, tarihi ve sipariş numarasını okur ve belgeyi doğru SharePoint klasörüne kaydeder. Belirsiz durumlar hiçbir yere değil, bir kontrol sepetine düşer.
Tasarruf Haftada 3-5 saatSözleşmeler tanınır ve süre, fesih süresi ve sözleşme tarafı meta veri olarak kaydedilir. Son tarihten yeterince önce, sözleşme zaten uzamış olduğunda değil, sorumlu kişiye bir hatırlatma gider.
Etki Kaçırılan fesih süresi yokKalibrasyon sertifikaları, eğitim kanıtları ve tedarikçi sertifikaları merkezi olarak arşivlenir ve son kullanma tarihleri izlenir. Bir sonraki denetimde kanıtları günlerce toplamak yerine bir listeden çekersiniz.
Etki Günler yerine saatlerde denetim hazırlığıToplantı tutanakları, denetim raporları ve bakım belgeleri otomatik olarak tek tip bir adlandırma şeması ve uygun meta veriler alır. Sürümlemeyi SharePoint üstlenir: bir geçerli sürüm, eski durumlar da izlenebilir kalır.
Etki Belge başına bir geçerli sürümDosya sunucusu ve masaüstlerindeki mevcut klasör yapıları Document AI ile sınıflandırılır, kopyalar işaretlenir ve belgeler yeni yapıya taşınır. Boş bir sistemle değil, aranabilir bir arşivle başlarsınız.
Etki Klasör kaosu yerine aranabilir arşivOrta ölçekli bir işletme için bir DMS nadiren yeni yazılım gerektirir. Microsoft ortamınızı Document AI ile birleştiriyoruz ve arşivlemeyi GoBD gereksinimlerine göre düzenliyoruz: izlenebilir, değiştirilemez, düzgün saklama süreleriyle. Bağlayıcı değerlendirme mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır.
Meta veriler, sürümleme, yetkiler ve saklama politikaları çoğu orta ölçekli işletmenin DMS gereksinimlerini karşılar. Lisansı Microsoft 365 ile çoğunlukla zaten ödediniz, sadece kullanılmıyor.
İş akışlarıMicrosoft dünyası içinde nakliyeyi Power Automate üstlenir: posta kutusunu izlemek, meta veri belirlemek, belgeyi arşivlemek, süreler için hatırlatma göndermek. Her şey Microsoft kiracınızda kalır.
Document AIYapay zeka sınıflandırması, metin tanıma veya Microsoft 365 dışındaki sistemler devreye girdiğinde, talep üzerine Alman sunucularda self-hosted olarak n8n kullanıyoruz. Böylece belge tanıma da kontrolünüzde kalır.
Analizden sürekli çalışan arşivleme sürecine 30 günde, önceden anlaşılmış sabit fiyatla.
60 dakika içinde sizde hangi belge türlerinin ortaya çıktığını, bugün nerede tutulduklarını ve hangi sürecin en büyük etkiye sahip olduğunu netleştiriyoruz.
Arşivleme yapısını, meta verileri ve saklama kurallarını belirliyoruz ve açık uçlu bir saat çizelgesi değil, sabit fiyatlı bir teklif alıyorsunuz.
Arşivleme sürecini ortamınızda kuruyoruz ve örnek verilerle değil, gerçek sözleşmelerinizle, irsaliyelerinizle ve tutanaklarınızla test ediyoruz.
Dokümantasyon ve eğitim alırsınız, belirsiz belgeler sisteme değil bir kontrol sepetine gider. Kontrol sizde kalır.
Belgeler düzgün bir şekilde arşivlendiğinde, bir sonraki adım genellikle „X firmasıyla yapılan bakım sözleşmesinde ne yazıyor?“ gibi soruları doğrudan arşivinizden yanıtlayan dahili bir yapay zeka bilgi asistanıdır. Sizin için arşivlemeden çok yanıtlar önemliyse, oradan başlayın.
Ücretsiz ilk analizde 60 dakika içinde bugünkü arşivinize bakıyor ve nelerin otomatikleştirilebileceğini, nelerin edilemeyeceğini size dürüstçe söylüyoruz. Bağlayıcılığı yok ve satış baskısı yok.
Evet, otomatik arşivleme GoBD uyumlu olacak şekilde kurulabilir: SharePoint, GoBD gerekliliklerine uyarlanabilecek değişmezlik, sürüm geçmişi ve saklama politikaları sunar. Arşivlemeyi buna uygun şekilde kurar ve kuralları izlenebilir biçimde belgeleriz. Süreç dokümantasyonunuzun bağlayıcı değerlendirmesi mali müşavirinize aittir, biz bunun için teknik temeli sağlarız.
Çoğu KOBİ için SharePoint, belge yönetim sistemi olarak tamamen yeterlidir. Meta veriler, sürümleme, yetkilendirmeler ve saklama süreleri zaten dahildir ve genellikle Microsoft 365 ile birlikte ödenmiştir. Özel bir belge yönetim sistemi ancak denetime dayanıklı toplu arşivleme gibi gereksinimlerde değerli olur, bunu ilk analizde dürüstçe değerlendiririz.
Fatura, irsaliye ve sözleşme gibi yaygın belge türlerini Document AI, kısa bir kurulumdan sonra çok güvenilir şekilde tanır. Hiçbir ciddi sağlayıcı size yüzde yüz vaat etmez: belirsiz durumlar bu nedenle bir çalışanın birkaç tıklamayla işleyebileceği bir kontrol sepetine düşer. İşletme sırasında isabet oranı artar, çünkü tanımayı gerçek belgeleriniz üzerinde ince ayar yaparız.
Ücretsiz ilk analizden sonra ilk arşivleme aşaması için açık uçlu bir saat çizelgesi değil, sabit bir fiyat alırsınız. Çalışma kapsamı, belge türü sayısına ve istenen yapıya bağlıdır, bu yüzden rastgele bir toplu tutar belirtmeyiz. KOBİ'lere yönelik danışmanlık olarak, maliyetlerin bir kısmını ayrıca bir BAFA teşviki karşılayabilir.
Mevcut belge stoku olduğu gibi taşınmaz, sınıflandırılır ve yeni yapıya aktarılır. Document AI, dosya sunucularından ve masaüstlerinden gelen mevcut dosyaları belge türlerine atar, kopyalar işaretlenir. Güvenilir şekilde sınıflandırılamayanlar, hiçbir şeyin kontrolsüz kaybolmaması için kontrol sepetine düşer.
