Автоматизированное управление документами распознаёт каждый входящий документ с помощью Document AI, классифицирует его, снабжает метаданными и размещает в правильной структуре, как правило, в SharePoint. NordFlux выстраивает эту цепочку хранения в вашей среде и при этом автоматически отслеживает сроки, версии и сроки хранения.
Договоры лежат в почтовом ящике, накладные на рабочем столе, протоколы в трёх разных папках. Тот, кому нужен документ, в итоге спрашивает коллегу, у которого он был в последний раз.
Пять типовых цепочек из наших проектов в среднем бизнесе. Каждая из них после настройки работает без ручного вмешательства.
Почтовый ящик вроде eingang@ постоянно отслеживается. Document AI распознаёт, является ли вложение накладной, счётом или подтверждением заказа, считывает поставщика, дату и номер заказа и размещает документ в нужной папке SharePoint. Неоднозначные случаи попадают в корзину для проверки, а не в никуда.
Экономия 3–5 ч в неделюДоговоры распознаются и размещаются со сроком действия, сроком расторжения и контрагентом в качестве метаданных. Заблаговременно до контрольной даты ответственному лицу приходит напоминание, а не тогда, когда договор уже продлился.
Эффект ни одного пропущенного срока расторженияСвидетельства о калибровке, подтверждения об обучении и сертификаты поставщиков размещаются централизованно, и их срок действия контролируется. При следующем аудите вы берёте подтверждения из списка вместо того, чтобы собирать их днями.
Эффект подготовка к аудиту за часы вместо днейПротоколы совещаний, отчёты о проверках и документация по обслуживанию автоматически получают единообразную схему именования и подходящие метаданные. Управление версиями берёт на себя SharePoint: одна действующая редакция, более старые состояния остаются прослеживаемыми.
Эффект одна действующая версия на документСуществующие структуры папок на файловом сервере и рабочих столах классифицируются с помощью Document AI, дубликаты отмечаются, а документы переносятся в новую структуру. Вы начинаете не с пустой системы, а с массива, доступного для поиска.
Эффект доступный для поиска массив вместо хаоса папокДля СЭД в среднем бизнесе редко требуется новое программное обеспечение. Мы объединяем вашу среду Microsoft с Document AI и настраиваем хранение в соответствии с требованиями GoBD: прослеживаемо, неизменяемо, с чёткими сроками хранения. Обязывающая оценка остаётся делом вашего налогового консультанта.
Метаданные, управление версиями, права доступа и политики хранения покрывают требования к СЭД большинства предприятий среднего бизнеса. Лицензию вы часто уже оплатили вместе с Microsoft 365, она просто не используется.
WorkflowsВнутри мира Microsoft транспорт берёт на себя Power Automate: отслеживать почтовый ящик, задавать метаданные, размещать документ, отправлять напоминания о сроках. Всё остаётся в вашем арендаторе Microsoft.
Document AIКогда в игру вступают классификация с помощью ИИ, распознавание текста или системы за пределами Microsoft 365, мы применяем n8n, по желанию размещённый на собственных немецких серверах. Так и распознавание документов остаётся под вашим контролем.
От анализа до работающей цепочки хранения за 30 дней, по заранее согласованной фиксированной цене.
За 60 минут мы выясняем, какие типы документов возникают у вас, где они хранятся сегодня и какая цепочка даёт наибольший эффект.
Мы определяем структуру хранения, метаданные и правила хранения, и вы получаете предложение с фиксированной ценой, а не открытый счёт по часам.
Мы выстраиваем цепочку хранения в вашей среде и тестируем её на ваших реальных договорах, накладных и протоколах, а не на образцовых данных.
Вы получаете документацию и инструктаж, неоднозначные документы попадают в корзину для проверки, а не в систему. Контроль остаётся за вами.
Когда документы аккуратно размещены, следующим шагом часто становится внутренний ИИ-ассистент по знаниям, который отвечает на вопросы вроде «Что написано в договоре на обслуживание с компанией X?» напрямую из вашего хранилища. Если вам важно не столько хранение, сколько ответы, начните именно с него.
В ходе бесплатного первичного анализа мы за 60 минут смотрим ваше нынешнее хранилище и честно говорим вам, что можно автоматизировать, а что нет. Без обязательств и без давления при продаже.
Да, автоматическое архивирование можно настроить в соответствии с требованиями GoBD: SharePoint предоставляет неизменяемость, историю версий и политики хранения, которые можно привести в соответствие с требованиями GoBD. Мы настраиваем архивирование соответствующим образом и документируем правила прозрачно. Обязательную оценку вашей процедурной документации выполняет ваш налоговый консультант, мы же предоставляем для этого техническую основу.
Для большинства предприятий среднего бизнеса SharePoint полностью достаточен в качестве СЭД. Метаданные, версионирование, права доступа и сроки хранения уже включены и часто уже оплачены вместе с Microsoft 365. Специализированная СЭД оправдана только при таких требованиях, как массовое архивирование, защищённое от изменений, и мы честно оцениваем это на первичном анализе.
Распространённые типы документов, такие как счета, накладные и договоры, Document AI распознаёт очень надёжно после короткой настройки. Ни один серьёзный поставщик не обещает стопроцентную точность: неясные случаи попадают в корзину проверки, которую сотрудник обрабатывает несколькими кликами. В процессе эксплуатации точность распознавания растёт, потому что мы дорабатываем распознавание на ваших реальных документах.
После бесплатного первичного анализа вы получаете фиксированную цену за первый этап архивирования, а не открытый учёт часов. Объём работ зависит от количества типов документов и желаемой структуры, поэтому мы не называем произвольную сумму наугад. Как консультация для среднего бизнеса, часть расходов может дополнительно покрыть субсидия BAFA.
Существующий массив документов не просто переносится, а классифицируется и мигрирует в новую структуру. Document AI распределяет имеющиеся файлы с файловых серверов и рабочих столов по типам документов, дубликаты помечаются. То, что нельзя однозначно классифицировать, попадает в корзину проверки, чтобы ничего не терялось без контроля.
