Автоматизированное управление документами распознаёт каждый входящий документ с помощью Document AI, классифицирует его, снабжает метаданными и размещает в правильной структуре, как правило, в SharePoint. NordFlux выстраивает эту цепочку хранения в вашей среде и при этом автоматически отслеживает сроки, версии и сроки хранения.
Договоры лежат в почтовом ящике, накладные на рабочем столе, протоколы в трёх разных папках. Тот, кому нужен документ, в итоге спрашивает коллегу, у которого он был в последний раз.
Пять типовых цепочек из наших проектов в среднем бизнесе. Каждая из них после настройки работает без ручного вмешательства.
Почтовый ящик вроде eingang@ постоянно отслеживается. Document AI распознаёт, является ли вложение накладной, счётом или подтверждением заказа, считывает поставщика, дату и номер заказа и размещает документ в нужной папке SharePoint. Неоднозначные случаи попадают в корзину для проверки, а не в никуда.
Экономия 3–5 ч в неделюДоговоры распознаются и размещаются со сроком действия, сроком расторжения и контрагентом в качестве метаданных. Заблаговременно до контрольной даты ответственному лицу приходит напоминание, а не тогда, когда договор уже продлился.
Эффект ни одного пропущенного срока расторженияСвидетельства о калибровке, подтверждения об обучении и сертификаты поставщиков размещаются централизованно, и их срок действия контролируется. При следующем аудите вы берёте подтверждения из списка вместо того, чтобы собирать их днями.
Эффект подготовка к аудиту за часы вместо днейПротоколы совещаний, отчёты о проверках и документация по обслуживанию автоматически получают единообразную схему именования и подходящие метаданные. Управление версиями берёт на себя SharePoint: одна действующая редакция, более старые состояния остаются прослеживаемыми.
Эффект одна действующая версия на документСуществующие структуры папок на файловом сервере и рабочих столах классифицируются с помощью Document AI, дубликаты отмечаются, а документы переносятся в новую структуру. Вы начинаете не с пустой системы, а с массива, доступного для поиска.
Эффект доступный для поиска массив вместо хаоса папокДля СЭД в среднем бизнесе редко требуется новое программное обеспечение. Мы объединяем вашу среду Microsoft с Document AI и настраиваем хранение в соответствии с требованиями GoBD: прослеживаемо, неизменяемо, с чёткими сроками хранения. Обязывающая оценка остаётся делом вашего налогового консультанта.
Метаданные, управление версиями, права доступа и политики хранения покрывают требования к СЭД большинства предприятий среднего бизнеса. Лицензию вы часто уже оплатили вместе с Microsoft 365, она просто не используется.
WorkflowsВнутри мира Microsoft транспорт берёт на себя Power Automate: отслеживать почтовый ящик, задавать метаданные, размещать документ, отправлять напоминания о сроках. Всё остаётся в вашем арендаторе Microsoft.
Document AIКогда в игру вступают классификация с помощью ИИ, распознавание текста или системы за пределами Microsoft 365, мы применяем n8n, по желанию размещённый на собственных немецких серверах. Так и распознавание документов остаётся под вашим контролем.
От анализа до работающей цепочки хранения за 30 дней, по заранее согласованной фиксированной цене.
За 60 минут мы выясняем, какие типы документов возникают у вас, где они хранятся сегодня и какая цепочка даёт наибольший эффект.
Мы определяем структуру хранения, метаданные и правила хранения, и вы получаете предложение с фиксированной ценой, а не открытый счёт по часам.
Мы выстраиваем цепочку хранения в вашей среде и тестируем её на ваших реальных договорах, накладных и протоколах, а не на образцовых данных.
Вы получаете документацию и инструктаж, неоднозначные документы попадают в корзину для проверки, а не в систему. Контроль остаётся за вами.
Когда документы аккуратно размещены, следующим шагом часто становится внутренний ИИ-ассистент по знаниям, который отвечает на вопросы вроде «Что написано в договоре на обслуживание с компанией X?» напрямую из вашего хранилища. Если вам важно не столько хранение, сколько ответы, начните именно с него.
В ходе бесплатного первичного анализа мы за 60 минут смотрим ваше нынешнее хранилище и честно говорим вам, что можно автоматизировать, а что нет. Без обязательств и без давления при продаже.
Ja, die automatische Ablage lässt sich GoBD-konform einrichten: SharePoint bringt Unveränderbarkeit, Versionshistorie und Aufbewahrungsrichtlinien mit, die sich an den GoBD-Anforderungen ausrichten lassen. Wir richten die Ablage entsprechend ein und dokumentieren die Regeln nachvollziehbar. Die verbindliche Bewertung Ihrer Verfahrensdokumentation gehört zu Ihrem Steuerberater, wir liefern dafür die technische Grundlage.
Für die meisten Mittelständler reicht SharePoint als DMS völlig aus. Metadaten, Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen sind bereits enthalten und mit Microsoft 365 oft schon bezahlt. Ein spezialisiertes DMS lohnt sich erst bei Anforderungen wie revisionssicherer Massenarchivierung, und das prüfen wir ehrlich in der Erstanalyse.
Gängige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge erkennt Document AI nach kurzer Einrichtung sehr zuverlässig. Hundert Prozent verspricht Ihnen niemand seriös: Unklare Fälle landen deshalb in einem Prüfkorb, den ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks abarbeitet. Die Trefferquote steigt im Betrieb, weil wir die Erkennung an Ihren echten Dokumenten nachschärfen.
Sie erhalten nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis für die erste Ablagestrecke, keinen offenen Stundenzettel. Der Aufwand hängt von der Zahl der Dokumenttypen und der gewünschten Struktur ab, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Als Beratung für den Mittelstand kann zudem eine BAFA-Förderung einen Teil der Kosten abdecken.
Der Altbestand wird nicht einfach mitgeschleppt, sondern klassifiziert und in die neue Struktur migriert. Document AI ordnet die vorhandenen Dateien von Fileserver und Desktops den Dokumenttypen zu, Dubletten werden markiert. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, kommt in den Prüfkorb, damit nichts ungeprüft verloren geht.
