Автоматизация обработки входящих счетов означает автоматическое распознавание входящих счетов, их проверку по заказу, цифровое утверждение и передачу в DATEV, без какого-либо перепечатывания. NordFlux выстраивает для Вас эту цепочку: от распознавания с помощью Document AI через проверку и утверждение до бухгалтерии. Вы видите каждый шаг и по-прежнему сами даёте утверждение.
Счёт лежит в почтовом ящике, в обычной почте или на столе у коллеги. Пока он не проведён, над ним успевает поработать несколько человек, и никто точно не знает, на каком этапе он сейчас находится.
Мы автоматизируем не отдельный клик, а весь путь счёта от поступления до бухгалтерии. Эти пять модулей мы комбинируем в соответствии с Вашим процессом.
PDF из почтового ящика, скачанный из портала или отсканированный бумажный документ: Document AI распознаёт поставщика, номер счёта, позиции, суммы и налоговые ставки. Больше никакого перепечатывания вручную, даже для счетов, которые каждый раз выглядят по-разному.
Экономия 3–6 ч в неделюВсе каналы сходятся в единой цепочке: почтовый ящик rechnung@ отслеживается, порталы поставщиков опрашиваются, бумажные документы добавляются через сканер. С момента поступления у каждого счёта есть статус, который Вы можете просмотреть.
Эффект ничего не теряетсяСчёт автоматически сверяется с заказом и поступлением товара: если количество, цена и поставщик совпадают, он идёт дальше без задержек. Расхождения и дублирующиеся счета попадают в папку для уточнения, а не незаметно проскальзывают в пакет проводок.
Эффект расхождения видны сразуУтверждения проходят в цифровом виде по Вашим правилам: по сумме, центру затрат или отделу, с напоминаниями и правилом замещения на время отпуска. Счёт больше не зависает в переполненном почтовом ящике, а сроки скидок за раннюю оплату остаются достижимыми.
Экономия скидка за раннюю оплату снова используетсяПроверенные счета передаются вместе с документом и предложением по проводке в DATEV Unternehmen online, Вашему налоговому консультанту или в Вашу ERP-систему. Бухгалтерия проверяет и проводит, а не вносит данные вручную.
Экономия без двойного вводаЕдинственно верного инструмента не существует. Мы выбираем в зависимости от того, что у Вас уже работает, и от систем, которые нужно подключить.
Гибкое и self-hosted решениеn8n связывает почтовый ящик, Document AI, ERP и бухгалтерию в единую цепочку и по желанию работает на сервере в Германии. Хороший вариант, если для Вас важен суверенитет данных или если у Вас сходится много разных систем.
Уже есть Microsoft 365Если Вы работаете с Microsoft 365, мы встраиваем распознавание и утверждения прямо в Вашу среду: утверждение через Teams или Outlook, хранение в SharePoint. Ваши лицензии часто уже покрывают значительную часть задачи.
Системы без интерфейсаУ некоторых систем нет интерфейса, например у масок DATEV или устаревшей ERP-системы. В этом случае робот UiPath берёт на себя ввод данных точно так же, как это делал бы человек за экраном, только без ошибок и ночью.
От первого разговора до работающей цепочки обработки счетов за 30 дней, по фиксированной цене вместо открытого учёта часов.
60 минут, без обязательств: мы смотрим, как сегодня поступают счета у Вас, кто их проверяет и где возникают заторы.
Вы получаете конкретное предложение: какую цепочку мы строим, какие системы подключаются и сколько это стоит. Одна цифра, никаких сюрпризов.
Мы строим автоматизацию и тестируем её на Ваших реальных входящих счетах, включая нестандартные особые случаи. Вы видите каждый промежуточный результат.
Ваша команда знакомится с цепочкой, получает документацию и знает, где можно вмешаться. По желанию мы продолжаем сопровождать эксплуатацию.
Подтверждения заказов, накладные, заявления, отчёты: то, что работает для счетов, работает и для многих других повторяющихся процессов. На обзорной странице Вы увидите, что ещё можно автоматизировать в среднем и малом бизнесе.
В ходе бесплатного первичного анализа мы вместе просчитаем, во сколько Вам сегодня обходится обработка входящих счетов и что даст автоматизация. 60 минут, без обязательств, без давления продаж.
После бесплатного первичного анализа вы получаете фиксированную цену, которая зависит от количества входящих каналов и подключаемых систем. Единые прайс-листы были бы несерьезны, поскольку чистая настройка DATEV — это нечто иное, чем процесс с ERP, сверкой заказов и тремя уровнями утверждения. Фиксированная цена устанавливается до вашего решения и не меняется в ходе проекта.
Да, передача в DATEV — самая распространенная конечная точка процессов, которые мы строим. В зависимости от настройки мы используем интерфейсы DATEV или, если интерфейс недоступен, робота UiPath, который напрямую работает с экранами проводок. Ваш налоговый консультант получает документы и предложения по проводкам именно в том виде, в каком они ему нужны.
Современный Document AI очень надежно распознает стандартные поля, такие как сумма, номер счета и кредитор, даже при макетах, которые он никогда раньше не видел. Решающее значение имеет обращение с остальным: счета, в отношении которых система не уверена, попадают в папку для уточнения и проверяются человеком, вместо того чтобы быть неправильно проведенными. В бухгалтерию никогда не попадает непроверенным то, что процесс не распознал с уверенностью.
Обязательная электронная счет-фактура делает автоматизацию проще, а не излишней. XRechnung и ZUGFeRD предоставляют структурированные данные, но их все равно нужно проверять, утверждать и проводить, а бумажные и PDF-счета от мелких поставщиков останутся у вас еще на годы. Мы строим процесс так, чтобы он обрабатывал электронные счета и классические форматы в одном потоке.
Часто да, потому что расходы кроются не только во времени на ввод данных. Упущенные скидки за раннюю оплату, сборы за напоминания и стопка счетов в конце месяца ощутимо стоят денег и нервов даже при небольших объемах. В первичном анализе мы честно это просчитываем, и если автоматизация не окупается при вашем объеме, мы говорим вам об этом так же четко.
