Автоматизация обработки входящих счетов означает автоматическое распознавание входящих счетов, их проверку по заказу, цифровое утверждение и передачу в DATEV, без какого-либо перепечатывания. NordFlux выстраивает для Вас эту цепочку: от распознавания с помощью Document AI через проверку и утверждение до бухгалтерии. Вы видите каждый шаг и по-прежнему сами даёте утверждение.
Счёт лежит в почтовом ящике, в обычной почте или на столе у коллеги. Пока он не проведён, над ним успевает поработать несколько человек, и никто точно не знает, на каком этапе он сейчас находится.
Мы автоматизируем не отдельный клик, а весь путь счёта от поступления до бухгалтерии. Эти пять модулей мы комбинируем в соответствии с Вашим процессом.
PDF из почтового ящика, скачанный из портала или отсканированный бумажный документ: Document AI распознаёт поставщика, номер счёта, позиции, суммы и налоговые ставки. Больше никакого перепечатывания вручную, даже для счетов, которые каждый раз выглядят по-разному.
Экономия 3–6 ч в неделюВсе каналы сходятся в единой цепочке: почтовый ящик rechnung@ отслеживается, порталы поставщиков опрашиваются, бумажные документы добавляются через сканер. С момента поступления у каждого счёта есть статус, который Вы можете просмотреть.
Эффект ничего не теряетсяСчёт автоматически сверяется с заказом и поступлением товара: если количество, цена и поставщик совпадают, он идёт дальше без задержек. Расхождения и дублирующиеся счета попадают в папку для уточнения, а не незаметно проскальзывают в пакет проводок.
Эффект расхождения видны сразуУтверждения проходят в цифровом виде по Вашим правилам: по сумме, центру затрат или отделу, с напоминаниями и правилом замещения на время отпуска. Счёт больше не зависает в переполненном почтовом ящике, а сроки скидок за раннюю оплату остаются достижимыми.
Экономия скидка за раннюю оплату снова используетсяПроверенные счета передаются вместе с документом и предложением по проводке в DATEV Unternehmen online, Вашему налоговому консультанту или в Вашу ERP-систему. Бухгалтерия проверяет и проводит, а не вносит данные вручную.
Экономия без двойного вводаЕдинственно верного инструмента не существует. Мы выбираем в зависимости от того, что у Вас уже работает, и от систем, которые нужно подключить.
Гибкое и self-hosted решениеn8n связывает почтовый ящик, Document AI, ERP и бухгалтерию в единую цепочку и по желанию работает на сервере в Германии. Хороший вариант, если для Вас важен суверенитет данных или если у Вас сходится много разных систем.
Уже есть Microsoft 365Если Вы работаете с Microsoft 365, мы встраиваем распознавание и утверждения прямо в Вашу среду: утверждение через Teams или Outlook, хранение в SharePoint. Ваши лицензии часто уже покрывают значительную часть задачи.
Системы без интерфейсаУ некоторых систем нет интерфейса, например у масок DATEV или устаревшей ERP-системы. В этом случае робот UiPath берёт на себя ввод данных точно так же, как это делал бы человек за экраном, только без ошибок и ночью.
От первого разговора до работающей цепочки обработки счетов за 30 дней, по фиксированной цене вместо открытого учёта часов.
60 минут, без обязательств: мы смотрим, как сегодня поступают счета у Вас, кто их проверяет и где возникают заторы.
Вы получаете конкретное предложение: какую цепочку мы строим, какие системы подключаются и сколько это стоит. Одна цифра, никаких сюрпризов.
Мы строим автоматизацию и тестируем её на Ваших реальных входящих счетах, включая нестандартные особые случаи. Вы видите каждый промежуточный результат.
Ваша команда знакомится с цепочкой, получает документацию и знает, где можно вмешаться. По желанию мы продолжаем сопровождать эксплуатацию.
Подтверждения заказов, накладные, заявления, отчёты: то, что работает для счетов, работает и для многих других повторяющихся процессов. На обзорной странице Вы увидите, что ещё можно автоматизировать в среднем и малом бизнесе.
В ходе бесплатного первичного анализа мы вместе просчитаем, во сколько Вам сегодня обходится обработка входящих счетов и что даст автоматизация. 60 минут, без обязательств, без давления продаж.
Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, der von der Zahl der Eingangskanäle und der anzubindenden Systeme abhängt. Pauschale Preislisten wären unseriös, weil ein reines DATEV-Setup etwas anderes ist als eine Strecke mit ERP, Bestellabgleich und drei Freigabestufen. Der Festpreis steht, bevor Sie sich entscheiden, und ändert sich während des Projekts nicht.
Ja, die Übergabe an DATEV ist der häufigste Endpunkt der Strecken, die wir bauen. Je nach Setup nutzen wir die DATEV-Schnittstellen oder, wenn keine Schnittstelle verfügbar ist, einen UiPath-Roboter, der die Buchungsmasken direkt bedient. Ihr Steuerberater bekommt Belege und Buchungsvorschläge so, wie er sie braucht.
Moderne Document AI liest Standardfelder wie Betrag, Rechnungsnummer und Kreditor sehr zuverlässig aus, auch bei Layouts, die sie noch nie gesehen hat. Entscheidend ist der Umgang mit dem Rest: Rechnungen, bei denen sich das System unsicher ist, gehen in einen Klärungsordner und werden von einem Menschen geprüft, statt falsch gebucht zu werden. Es geht nie etwas ungeprüft in die Buchhaltung, das die Strecke nicht sicher erkannt hat.
Die E-Rechnungspflicht macht die Automatisierung einfacher, nicht überflüssig. XRechnung und ZUGFeRD liefern strukturierte Daten, aber geprüft, freigegeben und gebucht werden muss trotzdem, und Papier- und PDF-Rechnungen von kleinen Lieferanten bleiben Ihnen noch Jahre erhalten. Wir bauen die Strecke so, dass sie E-Rechnungen und klassische Formate in einem Ablauf verarbeitet.
Oft ja, weil die Kosten nicht nur in der Erfassungszeit stecken. Verpasstes Skonto, Mahngebühren und der Stapel am Monatsende kosten auch bei kleineren Mengen spürbar Geld und Nerven. In der Erstanalyse rechnen wir das ehrlich durch, und wenn sich eine Automatisierung bei Ihrer Menge nicht trägt, sagen wir Ihnen das genauso klar.
