Rechnungseingang automatisieren heißt, Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen, gegen die Bestellung zu prüfen, digital freizugeben und an DATEV zu übergeben, ohne etwas abzutippen. NordFlux baut Ihnen diese Strecke von der Erfassung mit Document AI über Prüfung und Freigabe bis zur Buchhaltung. Sie sehen jeden Schritt und geben weiterhin selbst frei.
Die Rechnung liegt im Postfach, in der Post oder auf dem Schreibtisch vom Kollegen. Bis sie gebucht ist, haben mehrere Leute daran gearbeitet, und keiner weiß genau, wo sie gerade steckt.
Wir automatisieren nicht einen einzelnen Klick, sondern den Weg der Rechnung vom Eingang bis zur Buchhaltung. Diese fünf Bausteine kombinieren wir nach Ihrem Ablauf.
PDF aus dem E-Mail-Postfach, Portal-Download oder gescanntes Papier: eine Document AI liest Kreditor, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuersätze aus. Kein Abtippen mehr, auch nicht bei Rechnungen, die jedes Mal anders aussehen.
Ersparnis 3–6 h pro WocheAlle Kanäle laufen in einer Strecke zusammen: das rechnung@-Postfach wird überwacht, Lieferantenportale werden abgeholt, Papier kommt über den Scanner dazu. Jede Rechnung hat ab Eingang einen Status, den Sie einsehen können.
Wirkung nichts geht verlorenDie Rechnung wird automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen: stimmen Menge, Preis und Lieferant, geht sie direkt weiter. Abweichungen und Doppelrechnungen landen in einem Klärungsordner statt unbemerkt im Buchungsstapel.
Wirkung Abweichungen fallen sofort aufFreigaben laufen digital nach Ihren Regeln: nach Betrag, Kostenstelle oder Abteilung, mit Erinnerung und Vertretungsregel bei Urlaub. Die Rechnung hängt nicht mehr in einem vollen Postfach, und Skonto-Fristen bleiben haltbar.
Ersparnis Skonto wird wieder gezogenGeprüfte Rechnungen gehen mit Beleg und Kontierungsvorschlag an DATEV Unternehmen online, an Ihren Steuerberater oder Ihr ERP. Die Buchhaltung kontrolliert und bucht, statt zu erfassen.
Ersparnis kein doppeltes ErfassenEs gibt nicht das eine richtige Werkzeug. Wir wählen nach dem, was bei Ihnen schon läuft, und nach den Systemen, die angebunden werden müssen.
Flexibel & selbst gehostetn8n verbindet Postfach, Document AI, ERP und Buchhaltung zu einer Strecke und läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Gut, wenn Ihnen Datenhoheit wichtig ist oder viele verschiedene Systeme zusammenkommen.
Microsoft 365 vorhandenWenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten, bauen wir Erfassung und Freigaben direkt in Ihre Umgebung: Freigabe per Teams oder Outlook, Ablage in SharePoint. Ihre Lizenzen decken oft schon einen großen Teil ab.
Systeme ohne SchnittstelleManche Systeme haben keine Schnittstelle, etwa DATEV-Masken oder ein älteres ERP. Dann übernimmt ein UiPath-Roboter die Eingabe genauso, wie es ein Mensch am Bildschirm tun würde, nur fehlerfrei und nachts.
Vom ersten Gespräch bis zur laufenden Rechnungsstrecke in 30 Tagen, zum Festpreis statt offener Stundenzettel.
60 Minuten, unverbindlich: Wir schauen uns an, wie Rechnungen heute bei Ihnen eingehen, wer prüft und wo es hakt.
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: welche Strecke wir bauen, welche Systeme angebunden werden und was es kostet. Eine Zahl, keine Überraschungen.
Wir bauen die Automatisierung und testen sie mit Ihren echten Eingangsrechnungen, auch mit den krummen Sonderfällen. Sie sehen jeden Zwischenstand.
Ihr Team lernt die Strecke kennen, bekommt Dokumentation und weiß, wo es eingreifen kann. Auf Wunsch betreuen wir den Betrieb weiter.
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bewerbungen, Reports: was für Rechnungen funktioniert, funktioniert für viele wiederkehrende Abläufe. Auf der Übersichtsseite sehen Sie, was sich im Mittelstand sonst noch automatisieren lässt.
In der kostenlosen Erstanalyse rechnen wir gemeinsam durch, was Ihr Rechnungseingang heute kostet und was eine Automatisierung bringt. 60 Minuten, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, der von der Zahl der Eingangskanäle und der anzubindenden Systeme abhängt. Pauschale Preislisten wären unseriös, weil ein reines DATEV-Setup etwas anderes ist als eine Strecke mit ERP, Bestellabgleich und drei Freigabestufen. Der Festpreis steht, bevor Sie sich entscheiden, und ändert sich während des Projekts nicht.
Ja, die Übergabe an DATEV ist der häufigste Endpunkt der Strecken, die wir bauen. Je nach Setup nutzen wir die DATEV-Schnittstellen oder, wenn keine Schnittstelle verfügbar ist, einen UiPath-Roboter, der die Buchungsmasken direkt bedient. Ihr Steuerberater bekommt Belege und Buchungsvorschläge so, wie er sie braucht.
Moderne Document AI liest Standardfelder wie Betrag, Rechnungsnummer und Kreditor sehr zuverlässig aus, auch bei Layouts, die sie noch nie gesehen hat. Entscheidend ist der Umgang mit dem Rest: Rechnungen, bei denen sich das System unsicher ist, gehen in einen Klärungsordner und werden von einem Menschen geprüft, statt falsch gebucht zu werden. Es geht nie etwas ungeprüft in die Buchhaltung, das die Strecke nicht sicher erkannt hat.
Die E-Rechnungspflicht macht die Automatisierung einfacher, nicht überflüssig. XRechnung und ZUGFeRD liefern strukturierte Daten, aber geprüft, freigegeben und gebucht werden muss trotzdem, und Papier- und PDF-Rechnungen von kleinen Lieferanten bleiben Ihnen noch Jahre erhalten. Wir bauen die Strecke so, dass sie E-Rechnungen und klassische Formate in einem Ablauf verarbeitet.
Oft ja, weil die Kosten nicht nur in der Erfassungszeit stecken. Verpasstes Skonto, Mahngebühren und der Stapel am Monatsende kosten auch bei kleineren Mengen spürbar Geld und Nerven. In der Erstanalyse rechnen wir das ehrlich durch, und wenn sich eine Automatisierung bei Ihrer Menge nicht trägt, sagen wir Ihnen das genauso klar.
