Terminbuchung mit Kalender-Abgleich
Der Agent prüft freie Slots, bucht den Termin und bestätigt per SMS oder E-Mail. Verschieben und Absagen inklusive.
Wirkung Empfang entlastetKI-Telefonassistent · Voice-Agenten
Der KI-Telefonassistent, der Anrufe wirklich abnimmt.
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, bucht Termine in Ihren Kalender und übergibt an Ihr Team, sobald es menschlich wird. Fertig einsatzbereit oder maßgeschneidert in Ihre Systeme integriert, auf deutschem Server.
Das Problem
Jeder verpasste Anruf ist ein verlorener Auftrag.
Wer anruft und niemanden erreicht, ruft selten ein zweites Mal an. Er nimmt den nächsten Treffer bei Google. Gleichzeitig reißen die Anrufe, die durchkommen, Ihr Team aus der Arbeit.
- 01Besetzt oder Mailbox in Stoßzeiten, Stille nach Feierabend.
- 02Rückrufzettel und Anrufbeantworter, die keiner abarbeitet.
- 03Terminvereinbarung frisst die Zeit am Empfang.
- 04Immer dieselben Fragen: Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Status.
Anwendungsfälle
01
Was der Voice-Agent bei Ihnen übernimmt.
Jeder Agent bekommt eine klar umrissene Aufgabe und einen Gesprächsleitfaden. Was er nicht sicher beantworten kann, gibt er an Ihr Team weiter.
Anrufannahme & Vorqualifizierung
Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst und strukturiert an die richtige Person weitergegeben.
Wirkung kein Anruf verlorenStandardfragen sofort beantworten
Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise, Auftragsstatus: Der Agent antwortet aus Ihren Daten, nicht aus Vermutung.
Wirkung weniger UnterbrechungenAusgehende Serviceanrufe
Terminerinnerungen, Wartelisten abtelefonieren, Rückrufversprechen einlösen. An Bestandskunden, mit sauberer Einwilligung.
Wirkung weniger AusfälleChat auf der Website als Ergänzung
Derselbe Assistent beantwortet Anfragen auch im Website-Chat oder per WhatsApp, mit demselben Wissen.
Wirkung ein Wissen, alle KanäleBranchen
Für Ihre Branche gedacht.
Dieselbe Technik, aber die Fragen am Telefon sind je Branche andere. Diese Zuschnitte sehen wir am häufigsten.
Arztpraxis und Gesundheit
Anrufe zu Terminen, Rezepten und Öffnungszeiten fluten den Empfang. Der Assistent nimmt sie an, bucht im Praxiskalender und leitet Dringendes sofort weiter.
Wirkung Empfang entlastetHandwerk und Bau
Auf der Baustelle klingelt das Telefon ins Leere. Der Assistent nimmt Aufträge an, erfasst Kundendaten und meldet Notfälle, während Sie arbeiten.
Wirkung Kein Auftrag verpasstHausverwaltung und Immobilien
Mieteranfragen, Schadensmeldungen und Besichtigungstermine rund um die Uhr. Der Assistent erfasst strukturiert und priorisiert, was wirklich eilt.
Wirkung Anliegen sortiertKFZ-Werkstatt und Autohaus
Werkstatttermine, Reifenwechsel-Saison, Statusfragen zum Fahrzeug. Der Assistent bucht und beantwortet, auch wenn alle Hände am Auto sind.
Wirkung Annahme entlastetKanzlei und Steuerberatung
Mandantenanrufe zu Fristen und Terminen, Erstkontakt-Qualifizierung. Der Assistent nimmt auf, ordnet zu und schützt Ihre konzentrierte Zeit.
Wirkung Fokuszeit geschütztLösungswege
Von der Stange oder maßgeschneidert.
Wir sind nicht an einen Anbieter gebunden. Entscheidend sind Ihre Anrufvolumen, Ihre Systeme und Ihre Datenschutzanforderungen.
Schnell startklar
Fertige Voice-Lösung
Erprobte Lösung für Standardfälle wie Terminbuchung und Anrufannahme. In wenigen Tagen eingerichtet, monatliche Pauschale, jederzeit anpassbar.
IndividuellVoice-Agent mit Systemanbindung
Der Agent greift auf Ihre Branchensoftware, Ihr CRM oder Ihre Auftragsdaten zu, per Workflow-Anbindung, etwa mit n8n. Für Fälle, die mehr können müssen als Termine.
Mehr als Telefon
Chat- und KI-Agenten
Wenn das Telefon nur einer von mehreren Engpässen ist: digitale Mitarbeiter für Posteingang, Wissen und Dokumente.
So arbeiten wir
In vier Schritten ans Telefon.
Planbar und zum Festpreis. Der Agent geht erst live, wenn er Ihre Testanrufe besteht.
1
Bestandsaufnahme
Wir hören uns an, welche Anrufe bei Ihnen auflaufen, und legen fest, was der Agent übernehmen soll und was nicht.
2
Gesprächsleitfaden & Anbindung
Begrüßung, Tonfall, Kalender- und Systemzugriff, Übergaberegeln an Ihr Team. Alles wird gemeinsam festgelegt.
3
Testphase
Sie und Ihr Team rufen den Agenten an, wir schärfen nach. Erst wenn es sitzt, bekommt er Ihre echte Nummer.
4
Betrieb & Auswertung
Sie sehen, welche Anrufe der Agent geführt hat und wo er übergeben hat. Wir optimieren laufend weiter.
Noch unsicher?
KI-Beratung ansehenErst klären, ob das Telefon wirklich der Engpass ist.
Manchmal steckt der größere Hebel im Posteingang oder in der Angebotserstellung. In der Erstanalyse schauen wir auf den ganzen Ablauf, nicht nur aufs Telefon.
Kostenlose Erstanalyse
Wie viele Anrufe verpasst Ihr Betrieb pro Woche?
In 60 Minuten schauen wir auf Ihre Erreichbarkeit und rechnen durch, was ein Voice-Agent bei Ihnen abfangen würde. Unverbindlich.
- Konkrete Einschätzung statt Verkaufsgespräch
- DSGVO-Setup wird mitgeprüft, AVV liegt vor
- Festpreis statt offenem Stundenzettel
Häufige Fragen
05
Was Anrufer und Chefs oft fragen.
Bucht der Voice-Agent Termine direkt in unseren Kalender?
Ja. Der Agent prüft freie Slots in Ihrem Kalender, etwa Outlook, Google oder einer Branchensoftware mit Schnittstelle, und trägt den Termin direkt ein. Der Anrufer bekommt auf Wunsch eine Bestätigung per SMS oder E-Mail.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Moderne Voice-Agenten sprechen natürlich und verstehen freie Formulierungen. Wir empfehlen trotzdem, dass sich der Agent ehrlich als digitaler Assistent vorstellt. Das schafft Vertrauen, und die Akzeptanz ist hoch, weil der Anrufer sofort drankommt statt in der Warteschleife zu hängen.
Was passiert, wenn der Agent nicht weiterweiß?
Er übergibt. Entweder direkt an einen Mitarbeiter, oder er nimmt ein Rückrufversprechen auf und legt eine Notiz mit dem Anliegen an. Ein Voice-Agent ersetzt kein Team, er hält ihm die Routineanrufe vom Hals.
Ist KI-Telefonie DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn das Setup stimmt: Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, Server in der EU, Datenminimierung und ein klarer Hinweis, wenn Gespräche verarbeitet oder aufgezeichnet werden. Genau diese Punkte prüfen wir bei der Auswahl der Lösung.
Was kostet ein Voice-Agent?
Eine fertige Lösung für Standardfälle wie Terminbuchung liegt typischerweise bei einer monatlichen Pauschale plus Einrichtung. Individuelle Agenten mit Systemanbindung sind ein Projekt mit Festpreis. In der kostenlosen Erstanalyse rechnen wir Ihren Fall konkret durch.