Als DSGVO-saubere Alternative zu Zapier und Make setzen wir auf n8n, auf Wunsch selbst gehostet in Deutschland, oder auf Power Automate im Microsoft-Stack. Zapier und Make sind gute Einstiegswerkzeuge, irgendwann wachsen die Anforderungen darüber hinaus. Wir prüfen ehrlich, ob sich ein Wechsel lohnt, und migrieren Ihre Zaps und Szenarien nachvollziehbar zum Festpreis.
Zapier und Make haben Ihnen den Einstieg in die Automatisierung leicht gemacht, das war eine gute Entscheidung. Nur merken viele Betriebe nach ein bis zwei Jahren: Die Rechnung wächst schneller als der Nutzen.
Typische Zaps und Szenarien, die wir nachbauen, aufräumen und in den Testbetrieb übernehmen. Meist wird die neue Version dabei schlanker als das Original.
Website-Formular, Anreicherung, CRM-Eintrag, Benachrichtigung ans Vertriebspostfach: der Klassiker unter den Zaps. Wir bauen die Strecke in n8n nach und ergänzen Fehlerbehandlung, damit kein Lead mehr stillschweigend verloren geht.
Wirkung Kein Lead-Verlust bei API-FehlernEingehende Rechnungen aus dem Postfach ziehen, Daten auslesen, im richtigen Ordner und in der Buchhaltungssoftware ablegen. Läuft in n8n auf Ihrem Server, sensible Belegdaten verlassen die EU nicht.
Ersparnis 2–4 h pro WocheShop-Bestellung zu Warenwirtschaft, Versandlabel und Kundenmail: bei hohem Bestellvolumen wird jeder Task bei Zapier oder Make teuer. Selbst gehostet kostet die tausendste Ausführung dasselbe wie die erste, nämlich nichts extra.
Wirkung Fixkosten statt Volumen-TarifTagesumsätze, offene Tickets oder Lagerbestände automatisch in Teams, Slack oder per Mail verteilen. Wenn Microsoft 365 ohnehin im Haus ist, bauen wir solche Strecken oft direkt in Power Automate, ohne zusätzliches Abo.
Ersparnis 1–2 h pro WocheZehn einzelne Zaps mit Filtern und Hilfstabellen werden in n8n oft zu einem einzigen nachvollziehbaren Workflow mit Verzweigungen. Wir räumen bei der Migration auf, statt Altlasten eins zu eins zu kopieren.
Wirkung Ein Workflow statt zehn ZapsEs gibt nicht die eine richtige Antwort. Die beste Alternative ist für die meisten KMU entweder n8n, selbst gehostet in Deutschland, oder Power Automate im Microsoft-Stack. Wir empfehlen das Zielsystem nach Ihren Systemen, Ihrem Volumen und Ihren Datenschutz-Anforderungen, nicht nach unserem Geschmack.
Self-hostedOpen-Source-Automatisierung, gehostet in Deutschland oder direkt bei Ihnen. Keine Kosten pro Ausführung, volle Kontrolle über Daten und Logik, auch komplexe Verzweigungen und eigene Verarbeitungsschritte sind sauber abbildbar.
Microsoft 365Wenn Ihre Prozesse ohnehin in Outlook, Teams und SharePoint laufen, ist Power Automate oft der kürzere Weg. Die Lizenz steckt häufig schon im bestehenden M365-Paket, ein Werkzeug weniger im Abo-Stapel.
Manchmal zeigt die Bestandsaufnahme: Das eigentliche Problem ist nicht das Werkzeug, sondern der Prozess dahinter. Dann lohnt der Blick auf die Automatisierung als Ganzes, bevor migriert wird.
Von der Bestandsaufnahme bis zur Abschaltung des alten Kontos in vier Schritten. Zum Festpreis, den Sie vor dem Start kennen.
Wir gehen alle Zaps und Szenarien mit Ihnen durch: Was läuft, was ist tot, was gehört zusammengelegt. Ergebnis ist eine Liste mit klarer Empfehlung pro Workflow.
Wir bauen die Workflows in n8n oder Power Automate nach, ergänzen Fehlerbehandlung und Protokollierung und dokumentieren jeden Schritt nachvollziehbar.
Alt und neu laufen nebeneinander, wir vergleichen die Ergebnisse an echten Fällen. Abgeschaltet wird erst, wenn die neue Strecke nachweislich sauber läuft.
Wir schalten um, kündigen mit Ihnen die alten Tarife und übergeben Dokumentation und Zugänge. Ihr Team kann die Workflows danach selbst anpassen.
Wenn Sie noch keine bestehenden Zaps haben, sondern zum ersten Mal automatisieren wollen, brauchen Sie keine Migration. Dann starten wir direkt im richtigen Werkzeug, ohne Umweg über ein Abo-Modell.
In der kostenlosen Erstanalyse schauen wir uns Ihre Zaps und Szenarien gemeinsam an: 60 Minuten, unverbindlich. Danach wissen Sie, ob ein Wechsel sich rechnet oder ob Sie besser bleiben, wo Sie sind.
Zapier lässt sich mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln grundsätzlich DSGVO-konform einsetzen, die Daten laufen aber über Server eines US-Anbieters. Bei Kundendaten, Bewerbungen oder Gesundheitsdaten bewerten viele Datenschutzbeauftragte das kritisch. Eine selbst gehostete Alternative wie n8n in Deutschland nimmt diese Diskussion komplett vom Tisch, weil die Daten Ihre Infrastruktur nicht verlassen.
Eine typische Migration mit 10 bis 30 Zaps dauert bei uns rund 30 Tage inklusive Parallelbetrieb. Die Bestandsaufnahme braucht ein bis zwei Tage, der Nachbau je nach Komplexität ein bis zwei Wochen, danach laufen alt und neu zwei bis vier Wochen nebeneinander. Einzelne einfache Zaps sind auch in wenigen Tagen umgezogen.
Wenn Sie wenige einfache Workflows mit geringem Volumen und ohne sensible Daten betreiben, ist ein Wechsel meist unwirtschaftlich. Zapier und Make sind für diesen Einsatz gute Werkzeuge, und ein Umzug kostet Zeit und Geld, die sich dann nicht amortisieren. Genau das prüfen wir in der Erstanalyse und sagen es Ihnen auch so.
Bei self-hosted n8n zahlen Sie keine Gebühr pro Ausführung, sondern nur den Server, je nach Größe meist ein niedriger zweistelliger Betrag pro Monat, plus gelegentliche Wartung. Dafür kommt die einmalige Migration hinzu, die wir zum Festpreis anbieten. Ab welchem Task-Volumen sich das rechnet, rechnen wir Ihnen in der Erstanalyse konkret vor.
Wenn Ihr Betrieb bereits mit Microsoft 365 arbeitet und die Workflows vor allem Outlook, Teams, SharePoint oder Excel verbinden. Dann ist die Lizenz oft schon vorhanden, die Anmeldung läuft über Ihre bestehenden Microsoft-Konten und die IT muss kein zusätzliches System betreiben. Für Workflows quer über viele Nicht-Microsoft-Systeme ist n8n meist die flexiblere Wahl.
