Como alternativa limpia en materia de RGPD a Zapier y Make, apostamos por n8n, con alojamiento propio en Alemania si así lo desea, o por Power Automate dentro del ecosistema Microsoft. Zapier y Make son buenas herramientas para empezar, pero en algún momento las necesidades las superan. Analizamos con honestidad si le conviene el cambio y migramos sus zaps y escenarios de forma transparente a precio fijo.
Zapier y Make le facilitaron los primeros pasos en la automatización, y esa fue una buena decisión. Solo que muchas empresas, al cabo de uno o dos años, notan que la factura crece más rápido que el beneficio.
Zaps y escenarios habituales que reconstruimos, depuramos y llevamos a fase de pruebas. En la mayoría de los casos, la nueva versión resulta más ágil que el original.
Formulario web, enriquecimiento de datos, entrada en el CRM, aviso al correo de ventas: el clásico entre los zaps. Reconstruimos el recorrido en n8n y añadimos gestión de errores, para que ningún lead se pierda ya en silencio.
Impacto Sin pérdida de leads por errores de APIExtraemos las facturas recibidas del correo, leemos los datos y las archivamos en la carpeta correcta y en el software de contabilidad. Funciona en n8n en su propio servidor, de modo que los datos sensibles de los comprobantes no salen de la UE.
Ahorro 2–4 h por semanaPedido de la tienda a gestión de mercancías, etiqueta de envío y correo al cliente: con un volumen de pedidos alto, cada tarea en Zapier o Make se vuelve costosa. Con alojamiento propio, la ejecución número mil cuesta lo mismo que la primera, es decir, nada extra.
Impacto Costes fijos en lugar de tarifa por volumenReparta automáticamente la facturación diaria, los tickets abiertos o los niveles de stock en Teams, Slack o por correo. Cuando Microsoft 365 ya está en la empresa, estos recorridos los construimos a menudo directamente en Power Automate, sin suscripción adicional.
Ahorro 1–2 h por semanaDiez zaps individuales con filtros y tablas auxiliares se convierten a menudo en n8n en un único flujo de trabajo comprensible con ramificaciones. En la migración limpiamos, en lugar de copiar el lastre acumulado tal cual.
Impacto Un flujo de trabajo en lugar de diez zapsNo existe una única respuesta correcta. Para la mayoría de las pymes, la mejor alternativa es n8n con alojamiento propio en Alemania, o bien Power Automate dentro del ecosistema Microsoft. Recomendamos el sistema de destino según sus sistemas, su volumen y sus requisitos de protección de datos, no según nuestro gusto.
AutoalojadoAutomatización de código abierto, alojada en Alemania o directamente en su empresa. Sin coste por ejecución, control total sobre los datos y la lógica, y también se pueden representar con claridad ramificaciones complejas y pasos de procesamiento propios.
Microsoft 365Si sus procesos ya funcionan en Outlook, Teams y SharePoint, Power Automate suele ser el camino más corto. La licencia suele estar ya incluida en el paquete de M365 existente, una herramienta menos en la pila de suscripciones.
A veces el inventario muestra que el problema real no es la herramienta, sino el proceso que hay detrás. En ese caso merece la pena mirar la automatización en su conjunto antes de migrar.
Del inventario a la baja de la cuenta antigua en cuatro pasos. A un precio fijo que conoce antes de empezar.
Repasamos con usted todos los zaps y escenarios: qué funciona, qué está inactivo, qué conviene fusionar. El resultado es una lista con una recomendación clara para cada flujo de trabajo.
Reconstruimos los flujos de trabajo en n8n o Power Automate, añadimos gestión de errores y registro, y documentamos cada paso de forma comprensible.
El sistema antiguo y el nuevo funcionan en paralelo, y comparamos los resultados con casos reales. Solo se desactiva el antiguo cuando el nuevo recorrido funciona de forma demostrablemente limpia.
Realizamos el cambio, cancelamos con usted las tarifas antiguas y le entregamos la documentación y los accesos. A partir de ahí, su equipo puede ajustar los flujos de trabajo por sí mismo.
Si aún no tiene zaps existentes, sino que quiere automatizar por primera vez, no necesita una migración. En ese caso empezamos directamente con la herramienta adecuada, sin el rodeo de un modelo de suscripción.
En el análisis inicial gratuito revisamos juntos sus zaps y escenarios: 60 minutos, sin compromiso. Después sabrá si el cambio le compensa o si le conviene más quedarse donde está.
Zapier lässt sich mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln grundsätzlich DSGVO-konform einsetzen, die Daten laufen aber über Server eines US-Anbieters. Bei Kundendaten, Bewerbungen oder Gesundheitsdaten bewerten viele Datenschutzbeauftragte das kritisch. Eine selbst gehostete Alternative wie n8n in Deutschland nimmt diese Diskussion komplett vom Tisch, weil die Daten Ihre Infrastruktur nicht verlassen.
Eine typische Migration mit 10 bis 30 Zaps dauert bei uns rund 30 Tage inklusive Parallelbetrieb. Die Bestandsaufnahme braucht ein bis zwei Tage, der Nachbau je nach Komplexität ein bis zwei Wochen, danach laufen alt und neu zwei bis vier Wochen nebeneinander. Einzelne einfache Zaps sind auch in wenigen Tagen umgezogen.
Wenn Sie wenige einfache Workflows mit geringem Volumen und ohne sensible Daten betreiben, ist ein Wechsel meist unwirtschaftlich. Zapier und Make sind für diesen Einsatz gute Werkzeuge, und ein Umzug kostet Zeit und Geld, die sich dann nicht amortisieren. Genau das prüfen wir in der Erstanalyse und sagen es Ihnen auch so.
Bei self-hosted n8n zahlen Sie keine Gebühr pro Ausführung, sondern nur den Server, je nach Größe meist ein niedriger zweistelliger Betrag pro Monat, plus gelegentliche Wartung. Dafür kommt die einmalige Migration hinzu, die wir zum Festpreis anbieten. Ab welchem Task-Volumen sich das rechnet, rechnen wir Ihnen in der Erstanalyse konkret vor.
Wenn Ihr Betrieb bereits mit Microsoft 365 arbeitet und die Workflows vor allem Outlook, Teams, SharePoint oder Excel verbinden. Dann ist die Lizenz oft schon vorhanden, die Anmeldung läuft über Ihre bestehenden Microsoft-Konten und die IT muss kein zusätzliches System betreiben. Für Workflows quer über viele Nicht-Microsoft-Systeme ist n8n meist die flexiblere Wahl.
