Ein automatisiertes Dokumentenmanagement erkennt jedes eingehende Dokument per Document AI, klassifiziert es, versieht es mit Metadaten und legt es in der richtigen Struktur ab, meist in SharePoint. NordFlux baut diese Ablagestrecke in Ihrer Umgebung und überwacht Fristen, Versionen und Aufbewahrung dabei automatisch.
Verträge liegen im E-Mail-Postfach, Lieferscheine auf dem Desktop, Protokolle in drei verschiedenen Ordnern. Wer ein Dokument braucht, fragt am Ende den Kollegen, der es zuletzt hatte.
Fünf typische Strecken aus unseren Projekten im Mittelstand. Jede davon läuft nach der Einrichtung ohne manuelles Zutun.
Ein Postfach wie eingang@ wird laufend überwacht. Document AI erkennt, ob ein Anhang Lieferschein, Rechnung oder Auftragsbestätigung ist, liest Lieferant, Datum und Bestellnummer aus und legt das Dokument im richtigen SharePoint-Ordner ab. Unklare Fälle landen in einem Prüfkorb statt im Nirgendwo.
Ersparnis 3–5 h pro WocheVerträge werden erkannt und mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragspartner als Metadaten abgelegt. Rechtzeitig vor dem Stichtag geht eine Erinnerung an die zuständige Person, nicht erst, wenn sich der Vertrag schon verlängert hat.
Wirkung keine verpasste KündigungsfristKalibrierscheine, Schulungsnachweise und Lieferantenzertifikate werden zentral abgelegt und auf ihr Ablaufdatum überwacht. Beim nächsten Audit ziehen Sie die Nachweise aus einer Liste, statt sie tagelang zusammenzusuchen.
Wirkung Auditvorbereitung in Stunden statt TagenBesprechungsprotokolle, Prüfberichte und Wartungsdokumentation bekommen automatisch ein einheitliches Benennungsschema und die passenden Metadaten. Die Versionierung übernimmt SharePoint: eine gültige Fassung, ältere Stände bleiben nachvollziehbar.
Wirkung eine gültige Version je DokumentBestehende Ordnerstrukturen auf Fileserver und Desktops werden per Document AI klassifiziert, Dubletten markiert und die Dokumente in die neue Struktur migriert. Sie starten nicht mit einem leeren System, sondern mit einem durchsuchbaren Bestand.
Wirkung durchsuchbarer Bestand statt OrdnerchaosFür ein DMS im Mittelstand braucht es selten neue Software. Wir kombinieren Ihre Microsoft-Umgebung mit Document AI und richten die Ablage an den GoBD-Anforderungen aus: nachvollziehbar, unveränderbar, mit sauberen Aufbewahrungsfristen. Die verbindliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerberaters.
Metadaten, Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien decken die DMS-Anforderungen der meisten Mittelständler ab. Die Lizenz haben Sie mit Microsoft 365 oft schon bezahlt, sie wird nur nicht genutzt.
WorkflowsInnerhalb der Microsoft-Welt übernimmt Power Automate den Transport: Postfach überwachen, Metadaten setzen, Dokument ablegen, Erinnerung bei Fristen verschicken. Alles bleibt in Ihrem Microsoft-Mandanten.
Document AIWenn KI-Klassifizierung, Texterkennung oder Systeme außerhalb von Microsoft 365 ins Spiel kommen, setzen wir n8n ein, auf Wunsch selbst gehostet auf deutschen Servern. So bleibt auch die Dokumentenerkennung unter Ihrer Kontrolle.
Von der Analyse bis zur laufenden Ablagestrecke in 30 Tagen, zum vorher vereinbarten Festpreis.
In 60 Minuten klären wir, welche Dokumenttypen bei Ihnen anfallen, wo sie heute liegen und welche Strecke den größten Hebel hat.
Wir legen Ablagestruktur, Metadaten und Aufbewahrungsregeln fest und Sie erhalten ein Angebot zum Festpreis, keinen offenen Stundenzettel.
Wir bauen die Ablagestrecke in Ihrer Umgebung und testen sie mit Ihren realen Verträgen, Lieferscheinen und Protokollen, nicht mit Musterdaten.
Sie bekommen Dokumentation und Einweisung, unklare Dokumente laufen in einen Prüfkorb statt ins System. Sie behalten die Kontrolle.
Wenn die Dokumente sauber liegen, ist der nächste Schritt oft ein interner KI-Wissensassistent, der Fragen wie „Was steht im Wartungsvertrag mit Firma X?“ direkt aus Ihrer Ablage beantwortet. Geht es Ihnen weniger um Ablage und mehr um Antworten, starten Sie dort.
In der kostenlosen Erstanalyse schauen wir uns in 60 Minuten Ihre heutige Ablage an und sagen Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Ja, die automatische Ablage lässt sich GoBD-konform einrichten: SharePoint bringt Unveränderbarkeit, Versionshistorie und Aufbewahrungsrichtlinien mit, die sich an den GoBD-Anforderungen ausrichten lassen. Wir richten die Ablage entsprechend ein und dokumentieren die Regeln nachvollziehbar. Die verbindliche Bewertung Ihrer Verfahrensdokumentation gehört zu Ihrem Steuerberater, wir liefern dafür die technische Grundlage.
Für die meisten Mittelständler reicht SharePoint als DMS völlig aus. Metadaten, Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen sind bereits enthalten und mit Microsoft 365 oft schon bezahlt. Ein spezialisiertes DMS lohnt sich erst bei Anforderungen wie revisionssicherer Massenarchivierung, und das prüfen wir ehrlich in der Erstanalyse.
Gängige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge erkennt Document AI nach kurzer Einrichtung sehr zuverlässig. Hundert Prozent verspricht Ihnen niemand seriös: Unklare Fälle landen deshalb in einem Prüfkorb, den ein Mitarbeiter mit wenigen Klicks abarbeitet. Die Trefferquote steigt im Betrieb, weil wir die Erkennung an Ihren echten Dokumenten nachschärfen.
Sie erhalten nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis für die erste Ablagestrecke, keinen offenen Stundenzettel. Der Aufwand hängt von der Zahl der Dokumenttypen und der gewünschten Struktur ab, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Als Beratung für den Mittelstand kann zudem eine BAFA-Förderung einen Teil der Kosten abdecken.
Der Altbestand wird nicht einfach mitgeschleppt, sondern klassifiziert und in die neue Struktur migriert. Document AI ordnet die vorhandenen Dateien von Fileserver und Desktops den Dokumenttypen zu, Dubletten werden markiert. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, kommt in den Prüfkorb, damit nichts ungeprüft verloren geht.
