Die meiste Zeit im Service geht nicht für Antworten drauf, sondern für das Drumherum: Anfrage lesen, einsortieren, zuständige Person finden, Auftragsstatus im ERP nachschlagen, Antwort zusammensuchen. Genau diese Kette automatisieren wir, kanalunabhängig. Ihr Team liest am Ende einen fertigen Entwurf und gibt frei, statt bei null anzufangen.
Anfragen kommen über Mail, Telefon, Formular und WhatsApp herein und landen alle im selben überfüllten Postfach. Bis jemand weiß, worum es geht, wer zuständig ist und wie der Stand beim Kunden ist, sind zehn Minuten weg, und die eigentliche Antwort dauert zwei.
Nicht die Antwort ersetzen wir, sondern die Arbeit davor und danach. Jeder dieser Schritte lässt sich einzeln einführen, Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen.
Jede eingehende Anfrage bekommt automatisch eine Kategorie: Reklamation, Statusfrage, Angebotswunsch, Rechnungsthema. Danach geht sie an die zuständige Person oder Gruppe, mit Priorität und Frist. Das Sortieren von Hand entfällt.
Ersparnis 2–4 h pro Woche im PostfachFür wiederkehrende Fälle schreibt ein KI-Agent den Antwortentwurf aus Ihrer freigegebenen Wissensbasis und den Vorgangsdaten. Der Entwurf landet im Postfach der zuständigen Person, nicht beim Kunden. Ein Mensch liest, korrigiert wenn nötig und schickt ab.
Wirkung Antwort prüfen statt Antwort erfindenFragt ein Kunde nach dem Stand einer Lieferung, zieht der Workflow den aktuellen Status direkt aus ERP oder Warenwirtschaft und hängt ihn an den Vorgang. Niemand muss mehr zwischen Postfach und System hin und her springen. Bei klaren Fällen kann die Auskunft direkt zurückgehen.
Ersparnis Kein manuelles Nachschlagen je AnfrageEine Reklamation ist kein Text, sondern ein Prozess: erfassen, prüfen, Entscheidung, Gutschrift oder Ersatz, Rückmeldung an den Kunden. Wir bilden diesen Ablauf mit klaren Freigabepunkten ab, damit nichts liegen bleibt und jeder Schritt protokolliert ist.
Wirkung Kein Vorgang bleibt unbemerkt liegenWeil jede Anfrage eine Kategorie und einen Zeitstempel bekommt, sehen Sie zum ersten Mal, welche Fälle Ihren Service wirklich binden. Diese Auswertung bekommen Sie wöchentlich automatisch. Darauf lässt sich entscheiden, was als Nächstes automatisiert oder an der Wurzel behoben wird.
Wirkung Entscheidungen auf Zahlen statt auf BauchgefühlDer Prozess ist die Grundlage, die Kanäle setzen darauf auf. Welchen Weg wir wählen, entscheidet Ihre Systemlandschaft, nicht ein Partnerprogramm.
ProzessmotorDer Serviceprozess läuft als Workflow: Anfrage rein, klassifizieren, Daten aus dem System holen, zuordnen, Entwurf erzeugen, Freigabe abwarten. Auf Wunsch selbst gehostet in Deutschland, damit Kundendaten das Haus nicht verlassen. Jeder Schritt bleibt sichtbar und einzeln nachvollziehbar.
Damit Entwürfe stimmen, braucht der Agent eine geprüfte Wissensbasis: Produktunterlagen, Serviceregeln, die typischen Antworten Ihres Teams. Diese Basis pflegen Sie, nicht wir. Sie ist auch die Grundlage, wenn später ein Chat auf der Website oder ein Voice-Agent dazukommt.
Läuft der Großteil Ihrer Anfragen telefonisch ein, hilft der beste Mailworkflow wenig. Dann nimmt ein Voice-Agent Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an und übergibt sie strukturiert in denselben Serviceprozess. Kanal und Prozess bleiben getrennt gedacht.
Wir automatisieren nicht den ganzen Service auf einmal, sondern die eine Strecke mit der größten Last, produktiv in 30 Tagen und zum Festpreis.
Wir schauen auf Ihre Anfragetypen, die Kanäle und die Systeme dahinter. Am Ende steht die Frage, welche Strecke am meisten Zeit bindet und ob sie sich sauber automatisieren lässt.
Sie bekommen schriftlich, welcher Anfragetyp automatisiert wird, welche Systeme angebunden werden und was das kostet. Eine feste Summe, kein Tagessatz mit offenem Ende.
Wir bauen den Workflow und lassen ihn zunächst im Schattenbetrieb mitlaufen: Der Agent erzeugt Entwürfe, Ihr Team vergleicht. Erst wenn die Ergebnisse taugen, geht die Strecke scharf.
Ihr Team bekommt Zugänge, Dokumentation und eine Einweisung, Sie behalten die Kontrolle über Regeln und Textbausteine. Die Auswertung zeigt danach, welche Strecke sich als Nächstes lohnt.
Diese Seite beschreibt den Prozess hinter dem Service, unabhängig davon, über welchen Kanal die Anfrage kommt. Liegt Ihr Engpass eindeutig am Telefon, weil niemand abnimmt, ist KI-Telefonie der schnellere Einstieg.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir 60 Minuten durch Ihre Anfragen, Kanäle und Systeme und benennen die eine Strecke, die sich zuerst lohnt. Unverbindlich, und wenn Ihr Service kein Automatisierungsproblem hat, sagen wir das auch.
Nein, nicht ohne Ihre Entscheidung. Im Standardaufbau erzeugt der Agent einen Antwortentwurf, den ein Mensch prüft und freigibt, bevor er beim Kunden landet. Erst wenn Sie nach einer Testphase bei einem klar abgegrenzten Fall genug Vertrauen haben, etwa reinen Statusauskünften, können Sie diesen einen Fall auf automatischen Versand stellen. Sie behalten die Kontrolle darüber, was direkt rausgeht.
Das hängt davon ab, wie viele Kanäle und Systeme angebunden werden. NordFlux arbeitet zum Festpreis: Nach der kostenlosen Erstanalyse bekommen Sie ein Angebot mit fester Summe für die erste Strecke, kein Tagessatz mit offenem Ende. Laufende Kosten für Hosting und Modellnutzung weisen wir vorab getrennt aus.
In den Betrieben, die wir sehen, ist das selten das Ziel: Der Service ist überlastet, nicht überbesetzt. Was wegfällt, ist das Sortieren, Nachschlagen und Neutippen, nicht das Gespräch mit dem Kunden. Ihr Team bearbeitet dieselbe Menge Anfragen mit weniger Reibung und kommt endlich zu den Fällen, die wirklich einen Menschen brauchen.
In den meisten Fällen ja, entscheidend ist die Schnittstelle. Systeme mit offener API binden wir direkt an, bei älteren Systemen prüfen wir Export, Datenbankzugriff oder im Zweifel eine robotergestützte Bedienung der Oberfläche. In der Erstanalyse schauen wir konkret in Ihre Systemlandschaft und sagen ehrlich, wenn eine Anbindung teurer wird als der Nutzen.
Sie bleiben dort, wo Sie es festlegen. Wir betreiben den Serviceworkflow auf Wunsch selbst gehostet in Deutschland, schließen die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge und sorgen dafür, dass Anfragen nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden. Welche Daten der Agent überhaupt sehen darf und wie lange sie gespeichert werden, entscheiden Sie.
