Onboarding automatisieren heißt, einen einzigen Auslöser wie die unterschriebene Vertragsunterlage die gesamte Folgekette anstoßen zu lassen: Aufgabenpakete, IT-Tickets, Kalendereinladungen und Ordnerstrukturen. NordFlux baut diese Kette für neue Mitarbeiter, Kunden und Projekte, statt sie wie heute über Zettel, Excel und Zuruf laufen zu lassen. Niemand muss mehr daran denken, dass jemand daran denkt.
Der Vertrag ist unterschrieben, dann passiert wochenlang nichts Sichtbares. Am ersten Tag steht der neue Kollege vor einem leeren Schreibtisch, und drei Abteilungen zeigen aufeinander.
Ein Auslöser, eine definierte Kette, klare Verantwortliche. Das sind typische Abläufe aus unseren Projekten.
Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben zurückkommt, startet die Kette: Aufgabenpakete für HR, IT und Fachabteilung, Kalendereinladungen für den ersten Tag, Begrüßungsmail mit allen Informationen. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und eine Frist.
Ersparnis 3–6 h pro EintrittAus den Stammdaten entstehen automatisch Tickets für Benutzerkonto, Microsoft-365-Lizenz, Gruppenzugehörigkeiten und Hardware-Bestellung, terminiert auf den Starttermin. Die IT arbeitet eine klare Liste ab, statt Zurufe zu sortieren.
Wirkung Laptop und Zugänge am ersten Tag bereitAus einer gepflegten Vorlage entsteht pro Neuzugang eine Checkliste in Microsoft Planner oder Ihrem Aufgaben-Tool, mit Verantwortlichen, Fristen und automatischen Erinnerungen. Unterweisungen wie Arbeitssicherheit oder Datenschutz werden nachgehalten, bis sie erledigt sind.
Ersparnis keine Excel-Pflege, kein HinterhertelefonierenEin neuer Kunde oder ein neues Projekt löst dieselbe Mechanik aus: Ordnerstruktur in SharePoint nach Ihrem Standard, Teams-Kanal, Kickoff-Termin mit den richtigen Personen, Willkommensmail an den Kunden. Jedes Projekt startet gleich sauber.
Ersparnis 1–2 h pro ProjektstartDas Austrittsdatum startet die Gegenrichtung: Zugänge werden zum Stichtag entzogen, Lizenzen freigegeben, Weiterleitungen eingerichtet, Hardware-Rückgabe und Übergabeaufgaben terminiert. Am Ende steht ein Protokoll, das belegt, dass nichts offen geblieben ist.
Wirkung keine offenen Zugänge nach dem AustrittFür die meisten KMU braucht es keine neue HR-Software. Wir bauen die Kette mit dem, was in Ihrem Microsoft-365-Vertrag schon enthalten ist, und ergänzen nur dort, wo es fehlt.
Microsoft-StandardDer Auslöser kommt aus Formular, Liste oder Postfach, Power Automate verteilt daraus Aufgaben, Tickets und Termine. Läuft in Ihrer Microsoft-365-Umgebung, ohne zusätzliche Serverlandschaft.
Checklisten in Planner, Ordnerstrukturen in SharePoint, Kommunikation in Teams, Konten und Zugänge über Entra ID. Wir verbinden diese Bausteine so, dass das Onboarding darin von selbst läuft.
Über Microsoft hinausWenn Ihre Personalverwaltung, Zeiterfassung oder Ihr Ticketsystem nicht aus dem Microsoft-Kosmos kommt, verbindet n8n die Systeme. Auf Wunsch selbst gehostet, damit Personaldaten Ihr Haus nicht verlassen.
Vom ersten Gespräch bis zur laufenden Onboarding-Kette in 30 Tagen, zum vorher vereinbarten Festpreis.
60 Minuten: Wir gehen Ihr heutiges Onboarding durch, vom unterschriebenen Vertrag bis zum ersten Arbeitstag, und finden die Stellen, an denen es klemmt.
Sie bekommen die geplante Kette schwarz auf weiß: Auslöser, Schritte, Verantwortliche, Systeme. Dazu ein Festpreis statt offener Stundenzettel.
Wir bauen die Automatisierung in Ihrer Umgebung und testen sie mit einem echten Neuzugang oder einem Probelauf, bevor sie produktiv geht.
Ihr Team lernt, Checklisten-Vorlagen und Abläufe selbst anzupassen. Sie behalten die Kontrolle, wir bleiben auf Wunsch als Ansprechpartner erreichbar.
Urlaubsanträge, Freigaben, Dokumentenablage: Wenn im Alltag mehr per Zuruf läuft als nur das Onboarding, lohnt der Blick auf Ihre gesamte Microsoft-365-Umgebung. Dort liegen meist die schnellsten weiteren Automatisierungen.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir in 60 Minuten Ihr Onboarding durch und zeigen, welche Schritte sich automatisieren lassen. Unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Nein, in den meisten KMU reicht die vorhandene Microsoft-365-Umgebung mit Power Automate, Planner und SharePoint aus. Wenn Sie bereits eine Personalsoftware wie Personio einsetzen, nutzen wir sie als Auslöser und bauen die Kette dahinter. Neue Software kaufen Sie nur, wenn wirklich etwas fehlt.
Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, abhängig davon, wie viele Systeme und Schritte in Ihrer Kette stecken. Ein reines Mitarbeiter-Onboarding in Microsoft 365 ist deutlich kleiner als eine Kette über HR-Software, Ticketsystem und Hardware-Bestellung. Offene Stundenzettel gibt es bei uns nicht.
In der Regel 30 Tage von der Beauftragung bis zur laufenden Kette, so ist unser Modell aufgebaut. Voraussetzung ist, dass Ihr heutiger Ablauf in der Erstanalyse sauber erfasst wird und die Verantwortlichen für Rückfragen erreichbar sind. Sehr verzweigte Ketten über viele Systeme können länger dauern, das sagen wir vorher.
Ja, und das ist oft der wichtigere Teil, weil offene Zugänge nach dem Austritt ein echtes Sicherheitsrisiko sind. Das Austrittsdatum löst automatisch das Entziehen von Zugängen, die Freigabe von Lizenzen und die Hardware-Rückgabe aus. Am Ende dokumentiert ein Protokoll, dass alle Schritte erledigt wurden.
Die Kette läuft in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung oder auf Wunsch mit selbst gehostetem n8n auf deutschen Servern, Personaldaten wandern nicht an fremde Dienste. Zugriffe regeln wir über Berechtigungen, sodass Gehaltsdaten nicht bei der IT und Ticketdaten nicht bei HR landen. Jeder Schritt ist nachvollziehbar protokolliert.
