Anwendungsfälle

Konkrete Aufgaben, messbare Entlastung.

Wo digitale Mitarbeiter heute schon Routine übernehmen, sortiert nach Aufgabenfeld. Jeder Fall mit realistischer Ersparnis und der Technologie, die dazu passt. Ihr Fall ist nicht dabei? Dann finden wir ihn in der kostenlosen Erstanalyse.

Kostenlose Erstanalyse buchen

Aufgabenfeld

Dokumente & Belege

Document AI liest, prüft und übergibt, bevor jemand abtippt.

D1.1

Lieferanten-Rechnungen erfassen

Rechnungen werden ausgelesen, geprüft und ins ERP übergeben, inklusive Abgleich mit Bestellungen.

Ersparnis 5 bis 8 h pro Woche

D1.2

Auftragsbestätigungen abgleichen

Eingehende ABs werden mit der Bestellung abgeglichen und strukturiert abgelegt, häufig mehrere Dutzend Belege pro Tag.

Ersparnis 4 bis 6 h pro Woche

D1.3

Lieferscheine & Wareneingang

Lieferscheine werden erfasst und gegen den Wareneingang geprüft, Abweichungen landen als Aufgabe beim richtigen Team.

Abweichungen sofort sichtbar

D1.4

Posteingang klassifizieren

E-Mails und Dokumente werden erkannt, kategorisiert und an die zuständige Stelle geleitet, mit Priorität und Kontext.

Verteilung ohne Handarbeit

Aufgabenfeld

Genehmigungen & Anträge

Freigaben laufen geregelt statt per E-Mail-Ping-Pong.

G2.1

Genehmigungs-Workflows

Freigaben laufen vom Antrag bis zur Entscheidung durch, mit klaren Eskalationen statt Hinterhertelefonieren.

Durchlaufzeit minus 85 Prozent

G2.2

Urlaubsanträge

Antrag, Freigabe und Kalendereintrag laufen automatisch, ohne Formular-Chaos und Rückfragen.

Ersparnis 2 bis 3 h pro Woche

G2.3

Vertrags- & Dokumentenfreigaben

Versionen, Zuständigkeiten und Fristen sind geregelt, jede Freigabe ist nachvollziehbar dokumentiert.

Jede Freigabe nachvollziehbar

Aufgabenfeld

HR & Onboarding

Neue Mitarbeitende sind am ersten Tag vollständig arbeitsfähig.

H3.1

Mitarbeiter-Onboarding

Konten, Zugänge, Hardware-Checklisten und Willkommens-Unterlagen sind am ersten Tag vollständig eingerichtet.

Ersparnis 3 bis 5 h pro Eintritt

H3.2

Offboarding & Zugriffsentzug

Beim Austritt werden Zugänge systematisch entzogen und Übergaben dokumentiert, ohne vergessene Konten.

Zugriffe lückenlos entzogen

Aufgabenfeld

Reporting & Datenflüsse

Kennzahlen sammeln sich selbst, Systeme bleiben synchron.

R4.1

Wochen- & Monatsreports

Kennzahlen werden aus mehreren Quellen gesammelt, aufbereitet und als fertiger Report verteilt.

Ersparnis 3 bis 4 h pro Woche

R4.2

ERP ↔ CRM ↔ DMS Sync

Stammdaten und Aufträge laufen bidirektional zwischen Systemen, auch ohne native Integration.

Datenstände immer synchron

R4.3

Lead-Management-Pipeline

Anfragen aus Formular oder E-Mail werden geparst, ins CRM übertragen und mit Follow-up versehen, der Vertrieb wird benachrichtigt.

Kein Lead bleibt liegen

Aufgabenfeld

IT & Service

Anfragen landen sortiert beim richtigen Team.

I5.1

IT-Ticketrouting

Anfragen werden automatisch klassifiziert und mit Priorität und Kontext ans richtige Team geleitet.

Ersparnis 2 bis 3 h pro Woche

I5.2

Support-Triage

Tickets werden nach Dringlichkeit sortiert, kritische Fälle lösen sofort eine Benachrichtigung aus.

Kritisches sofort eskaliert

Aufgabenfeld

KI-Agenten & Assistenz

KI-Tools beantworten Fragen. KI-Agenten erledigen Aufgaben.

K6.1

Interner Wissensassistent

Ein Assistent auf Ihren eigenen Dokumenten beantwortet Routinefragen mit Quellenangabe und klaren Grenzen.

Antwortzeit von Stunden auf Sekunden

K6.2

Copilot-Enablement

Vorhandene Microsoft-365-Lizenzen werden endlich genutzt: Agenten auf freigegebenem Wissen plus Schulung im Alltag.

Lizenzwert aktiviert statt verschenkt

K6.3

KI-Telefonassistent

Ein Voice-Agent nimmt jeden Anruf an, bucht Termine und beantwortet Standardfragen, rund um die Uhr und DSGVO-konform.

Anrufe 0 verpasst, 24/7

K6.4

Chat-Agent für Website & Portal

Ein Assistent antwortet auf Basis Ihres freigegebenen Wissens, in Ihrer Tonalität und mit klaren Eskalationsregeln.

Standardfragen sofort beantwortet

Aufgabenfeld

Öffentlicher Sektor

Mehr Bürgerservice trotz Fachkräftemangel, mit voller Datenhoheit.

Ö7.1

Antrags-Vorprüfung

Eingehende Anträge werden auf Vollständigkeit geprüft und vorsortiert, die Sachbearbeitung entscheidet.

Vorprüfung 70 Prozent schneller

Ö7.2

Posteingang & Fristen

Der Posteingang wird erfasst, Vorgänge strukturiert abgelegt und Fristen automatisch überwacht, ohne Medienbruch.

Fristen lückenlos überwacht

Ö7.3

Anbindung an Fachverfahren

Bestehende Fachverfahren werden OZG-konform angebunden, Daten bleiben auf deutschen Servern.

Abläufe OZG-konform

Ö7.4

Bürgeranfragen außerhalb der Servicezeiten

Ein Voice-Agent beantwortet Standardfragen und nimmt Anliegen mit Kontext auf, auch abends und am Wochenende.

Erreichbarkeit auch nach Feierabend

Aufgabenfeld

Migration & Sondersituationen

Wenn Plattformen abgeschaltet werden oder Kosten davonlaufen.

M8.1

SharePoint-Workflow-Sunset

Die Abschaltung der SharePoint-Workflow-Engine im April 2026 sauber überbrücken, mit Migration auf Power Automate.

Übergang ohne Prozess-Stillstand

M8.2

Zapier / Make → n8n

Bestehende Flows werden auf self-hosted n8n migriert, ohne Task-Limits und ohne Datenweitergabe an US-Dienste.

Laufende Kosten oft 80 bis 90 % geringer

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