E-Mail-Automatisierung bedeutet, dass eine KI Ihr Sammelpostfach vorsortiert: Anliegen erkennen, an die richtige Person routen, Antwortentwürfe aus Ihrer Wissensbasis vorbereiten und Rechnungen oder Bestellungen direkt in den Folgeprozess geben. NordFlux baut diese Automatisierung so, dass Ihr Team prüft und freigibt und die KI das Sortieren übernimmt.
In info@, buchhaltung@ oder vertrieb@ landet alles: Bestellungen, Rechnungen, Beschwerden, Newsletter. Und jeden Morgen entscheidet dieses Postfach, womit Ihr Team die ersten Stunden verbringt.
Fünf Bausteine, die wir je nach Postfach einzeln oder kombiniert umsetzen. Der Mensch bleibt die letzte Instanz, die KI macht die Vorarbeit.
Die KI liest jede eingehende Mail und erkennt, worum es geht: Bestellung, Rechnung, Supportfall, Bewerbung, Beschwerde. Dann landet die Mail beim zuständigen Team oder direkt im passenden Ticket, statt tagelang im Sammelpostfach zu liegen.
Ersparnis 1–2 h Verteilarbeit pro TagFür wiederkehrende Anfragen erstellt die KI einen fertigen Antwortentwurf, gespeist aus Ihren Preislisten, Lieferzeiten und internen Unterlagen. Ihr Mitarbeiter liest, korrigiert wenn nötig und klickt auf Senden.
Ersparnis 5–10 min pro StandardanfrageRechnungen wandern samt ausgelesener Daten in die Buchhaltung, Bestellungen in die Warenwirtschaft, Lieferscheine an den Vorgang. Der Anhang muss nicht mehr manuell gespeichert, umbenannt und abgetippt werden.
Wirkung Kein Abtippen, keine Ablage-RückständeBeschwerden, Fristsachen und Störungsmeldungen erkennt die KI am Inhalt und meldet sie sofort an die Verantwortlichen, etwa per Teams-Nachricht oder Anruf-Hinweis. Kritisches wartet nicht mehr, bis jemand das Postfach durchscrollt.
Wirkung Reaktion in Minuten statt TagenNewsletter, Lesebestätigungen und CC-Rauschen verschwinden aus dem Sichtfeld, Kundenkommunikation wird am richtigen Vorgang im CRM oder Ticketsystem abgelegt. Übrig bleibt ein Posteingang, in dem nur noch steht, was eine Entscheidung braucht.
Wirkung Aufgeräumtes Postfach statt Zahl über 1.000Welcher Weg passt, hängt von Ihren Systemen und Ihrem Mail-Volumen ab. Wir legen uns nicht vorab auf ein Werkzeug fest, sondern nach der Analyse Ihres Postfachs.
Ein KI-Agent versteht auch Freitext ohne Betreff-Disziplin, ordnet Anliegen ein und bereitet Antworten vor. Ein Tool macht denselben Arbeitsschritt schneller, ein Agent nimmt Ihnen den Arbeitsschritt ab.
n8nn8n verbindet Postfach, CRM, Buchhaltung und Warenwirtschaft zu einem nachvollziehbaren Ablauf. Auf Wunsch selbst gehostet auf deutschen Servern: Ihre E-Mails verlassen Ihre Infrastruktur nicht.
Microsoft CopilotArbeitet Ihr Team komplett in Microsoft 365, setzen wir auf Copilot und Power Automate direkt in Outlook auf. Keine neue Oberfläche, keine neue Lizenzlandschaft, die Automatisierung läuft dort, wo Ihre Mails schon liegen.
Von der ersten Analyse bis zum laufenden Postfach in 30 Tagen, zum Festpreis statt offenem Stundenzettel.
Wir schauen uns Ihr Postfach an: Was kommt rein, wer bearbeitet was, wo hakt es. 60 Minuten, kostenlos und unverbindlich.
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: welche Mail-Typen automatisiert werden, welche Systeme angebunden werden, was es kostet. Ein Preis, keine Überraschungen.
Wir bauen die Automatisierung, trainieren die Erkennung an echten Mails aus Ihrem Alltag und testen mit Ihrem Team, bevor etwas produktiv läuft.
Ihr Team lernt, wie es Regeln anpasst und Freigaben steuert. Sie behalten die Kontrolle, wir bleiben auf Wunsch für Betrieb und Feinschliff an Bord.
Die Qualität der Antwortentwürfe steht und fällt mit dem Wissen dahinter: Preise, Abläufe, Produktdetails. Wenn dieses Wissen bei Ihnen noch in Köpfen und Ordnern steckt, ist der interne KI-Wissensassistent der passende erste Schritt.
In der kostenlosen Erstanalyse rechnen wir das gemeinsam durch und zeigen, welche Mail-Typen sich bei Ihnen zuerst lohnen. 60 Minuten, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Nein, im Standardfall erstellt die KI nur einen Antwortentwurf, den ein Mensch prüft und freigibt. Vollautomatische Antworten setzen wir nur dort ein, wo Sie es ausdrücklich wollen, etwa bei Eingangsbestätigungen oder Statusauskünften. Die Regel dafür legen Sie fest, nicht die KI.
Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste, die ein Mensch entscheidet, statt falsch weitergeleitet zu werden. Jede Zuordnung ist nachvollziehbar protokolliert, und Korrekturen fließen in die Erkennung zurück. In den ersten Wochen läuft das System deshalb bewusst mit engen Regeln und wird schrittweise gelockert.
Ja, wenn die Architektur stimmt. Wir setzen auf Betrieb in der EU oder auf selbst gehostete Systeme wie n8n auf deutschen Servern, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und klarer Regelung, welche Daten ein KI-Modell überhaupt sieht. Personenbezogene Inhalte lassen sich vor der Verarbeitung maskieren.
Ja, Outlook und Microsoft 365, Gmail sowie gängige CRM-, Ticket- und Warenwirtschaftssysteme binden wir über deren Schnittstellen an. Auch ältere Systeme ohne moderne Schnittstelle sind meist anschließbar, das prüfen wir in der Erstanalyse. Ihr Team arbeitet danach weiter in den gewohnten Programmen.
Das hängt vom Mail-Volumen, der Zahl der angebundenen Systeme und dem Umfang der Bausteine ab, deshalb nennen wir erst nach der kostenlosen Erstanalyse einen Preis. Der ist dann aber fest: Festpreis statt offener Stundenzettel. Als Digitalisierungsberatung unterstützen wir zudem bei Fördermöglichkeiten wie der BAFA-Förderung.
