RPA oder SAP Process Automation: welche Automatisierung sich für SAP wirklich lohnt

Wer RPA und SAP zusammenbringen will, stolpert früher oder später über eine Lizenzfrage, die teurer werden kann als das Automatisierungsprojekt selbst. Die verbreitete Faustregel lautet: Ein Bot, der wie ein Mensch in die Oberfläche tippt, sei lizenzrechtlich harmlos, erst der API-Zugriff werde gezählt. Diese Regel steht in keinem SAP-Dokument. In SAPs eigener Definition von Digital Access werden RPA-Bots ausdrücklich genannt.

Zählt SAP RPA-Bots wirklich zum Digital Access?

Ja, und SAP schreibt es wörtlich hin. Die offizielle Digital-Access-Beschreibung zu SAP S/4HANA führt RPA-Bots namentlich als Auslöser auf, ohne zwischen Oberflächen- und Schnittstellenzugriff zu unterscheiden: „It also occurs when nonhuman devices, robotic process automation bots (RPA bots), automated systems, and so on, use the digital core in any way.“ Der Zusatz „in any way“ ist der Punkt, an dem die Faustregel bricht.

Gestützt wird das durch die vertragliche Use-Definition, die SAP im Papier „SAP ERP Pricing for the Digital Age“ zitiert: „All ‚use‘ of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license.“ Ob ein Bot klickt oder eine OData-Anfrage schickt, ändert an der Lizenzlogik nichts.

Wie funktioniert das Digital-Access-Modell?

Digital Access rechnet nicht nach Nutzern, sondern nach erzeugten Dokumenten. SAP definiert dafür neun Dokumenttypen: Sales, Invoice, Purchase, Service & Maintenance, Manufacturing, Quality Management und Time Management mit dem Multiplikator 1,0 sowie Material und Financial mit 0,2. Gezählt wird nur die Ersterstellung, Lesen und Ändern kosten nichts. Der Geltungsbereich ist eng: Das Modell betrifft den „Digital Core“, also SAP ERP (ECC), S/4HANA und S/4HANA Cloud. SAP versieht das Papier selbst mit dem Hinweis, dass es nicht Vertragsbestandteil ist und ohne Ankündigung geändert werden kann. Maßgeblich ist Ihr Vertrag, nicht das Policy-Dokument und erst recht nicht dieser Beitrag.

Gilt Digital Access auch für SAP Business One?

Nein, Business One folgt einem anderen Lizenzmodell, und genau das wird in Beratungsgesprächen regelmäßig verwechselt. Im License Guide for SAP Business One 10.0 kommen weder „Digital Access“ noch die neun Dokumenttypen vor. Business One ist Named-User-basiert: „SAP Business One is based on a named user licensing model […] authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software.“

„Indirect Access“ existiert dort ebenfalls, aber als Lizenztyp für Nutzer, nicht als Dokumentenzählung. Laut Guide müssen Indirect-Access-Berechtigungen im Vertrag bestellt sein, separat oder als Teil der Professional-, Limited- oder CRM-User-Typen. Die DI API zieht SAP ausdrücklich in dieselbe Logik: „Note that the logon limitation also applies to the DI API.“ Wer einen Bot über die DI API ansetzt, braucht dafür eine passende Lizenz. Eine kursierende Zahl lassen wir bewusst weg: Dass eine Professional-Lizenz pauschal zehn Indirect-Lizenzen enthalte, steht nicht im offiziellen Guide, sondern stammt aus einem Community-Beitrag.

RPA oder SAP Process Automation: was passt wozu?

Die ehrliche Antwort hängt daran, wie tief Sie in der SAP-Welt stecken, nicht daran, welches Werkzeug ein Dienstleister gerade verkauft. SAP Build Process Automation (SBPA) kombiniert laut SAP Help Portal No-Code-Workflows mit RPA-Fähigkeiten, inklusive Desktop-Agent, der Bildschirme ausliest und Daten einträgt, attended oder unattended. Die Grundfunktion ist damit dieselbe wie bei einem klassischen RPA-Werkzeug. Die Unterschiede liegen woanders:

• Reichweite über SAP hinaus: Klassische RPA-Werkzeuge wie UiPath sind systemagnostisch und automatisieren SAP, Altsysteme, Branchensoftware und Windows-Anwendungen im selben Prozess. SBPA ist auf SAP zugeschnitten und an die SAP Business Technology Platform gebunden, die Service-Pläne laufen im BTP-Cockpit.
• Nähe zum SAP-Stack: Bleibt ein Prozess vollständig innerhalb von SAP, spart SAPs eigener Stack die zusätzliche Plattform, die zweite Lizenzverhandlung und die Diskussion über die Einordnung eines Fremdwerkzeugs.
• Vorhandene Basis: Ohne BTP kaufen Sie eine ganze Plattform mit ein. Umgekehrt verdoppelt SBPA die Werkzeuglandschaft, wenn Power Platform oder UiPath schon im Haus sind und SAP nur eines von mehreren Systemen ist. Was UiPath-Lizenzen im Mittelstand kosten, haben wir separat aufgeschlüsselt.
• Business One im Besonderen: SAP dokumentiert SBPA innerhalb des Business-One-Doc-Sets als No-Code-Ansatz für Automatisierungen „on top of SAP Business One“. BTP-Bindung und Business-One-Eignung schließen sich also nicht aus. Wie SBPA Business One technisch anspricht, hat SAP dort nicht dokumentiert.

Welche Wege gibt es in SAP Business One hinein?

Business One bietet drei offizielle Integrationswege, und die Wahl entscheidet über Stabilität und Wartungsaufwand. Der Service Layer ist der moderne Weg über HTTP und OData, wobei OData v3 seit FP 2405 als veraltet gilt und v4 primär unterstützt wird. Die DI API ist eine COM-DLL näher an der Datenbank, unterliegt aber der genannten Logon-Beschränkung. Das Integration Framework (B1if) deckt Szenarien zwischen Systemen ab.

Unsere Erfahrung: Der Weg über eine dokumentierte Schnittstelle ist fast immer billiger als der Bot, der in die Oberfläche tippt, weil er Oberflächenänderungen überlebt. In unserem Praxistest zur Rechnungsfreigabe haben wir diesen Abgleich gegen eine SAP-Bestellung nachgebaut. Einen lizenzrechtlichen Vorteil bringt die Oberflächen-Variante dabei nicht. Für die Anbindung ist unsere Schnittstellen-Integration der Einstieg, für den Prozess dahinter die Automatisierung im Rechnungseingang.

Welche Lizenzfragen müssen Sie mit SAP klären?

Drei Punkte lassen sich aus öffentlichen SAP-Dokumenten nicht beantworten, und wir benennen sie lieber, als sie zu raten. Erstens unterscheidet SAP im Preispapier zwischen „SAP Applications“, die keinen zusätzlichen User-Bedarf auslösen, und „technology solutions“, die ausgenommen sind und namentlich die SAP Cloud Platform einschließen. Ob SBPA als privilegierte Anwendung oder als ausgenommene Technologielösung gilt, steht dort nicht. Genau an dieser Stelle hängt Geld. Zweitens veröffentlicht SAP keine Digital-Access-Preise je Dokument. Drittens ist das Wartungsende für Intelligent RPA öffentlich nicht datiert einsehbar. Klären Sie das schriftlich über Ihren SAP-Vertrag.

Für die Werkzeugwahl selbst bleibt es einfach: Lebt Ihr Prozess vollständig in SAP und nutzen Sie ohnehin die BTP, ist SAPs eigener Stack meist der kürzere Weg. Ist SAP nur eine Station in einer Kette aus Altsystem, Branchensoftware und Office, spielt ein systemagnostisches RPA-Werkzeug seine Stärke aus. NordFlux ist ein UiPath- und Power-Platform-Haus, kein SAP-Haus. Deshalb der Hinweis in eigener Sache: Wenn Sie tief in SAP stecken, ist ein SAP-Partner mit SBPA-Erfahrung oft die bessere Adresse als wir.

Häufige Fragen zu RPA und SAP

Löst ein RPA-Bot in SAP Digital Access aus?

Nach SAPs eigener Definition ja. Das SAP Help Portal nennt „robotic process automation bots (RPA bots)“ ausdrücklich als Auslöser von Digital Access, wenn sie den Digital Core „in any way“ nutzen. Ob der Bot über die Oberfläche oder eine Schnittstelle zugreift, ist kein Unterscheidungsmerkmal. Verbindlich ist Ihr SAP-Vertrag.

Spart ein Bot Lizenzkosten, wenn er nur in die GUI tippt?

Dafür gibt es keinen Beleg in SAPs Dokumentation. Die von SAP zitierte Use-Definition sagt das Gegenteil: „All ‚use‘ of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license.“ Die Beraterthese, Screen-Scraping sei günstiger als ein API-Aufruf, ist durch kein SAP-Dokument gedeckt.

Gilt das Digital-Access-Modell für SAP Business One?

Nein. Digital Access betrifft den Digital Core, also SAP ERP (ECC), S/4HANA und S/4HANA Cloud. SAP Business One ist Named-User-lizenziert. „Indirect Access“ ist dort ein Nutzer-Lizenztyp, der laut License Guide im Vertrag bestellt sein muss, und keine Zählung nach Dokumenttypen.

Ist SAP Build Process Automation der Nachfolger von SAP Intelligent RPA?

SAP bestätigt, dass Intelligent RPA nicht mehr als Subscription verfügbar ist und die Fähigkeiten in SBPA zusammengeführt wurden. SBPA enthält einen Desktop-Agent für UI-Automatisierung, attended und unattended. Ein öffentlich einsehbares Wartungsende für Intelligent RPA konnten wir nicht finden.