Prozesse finden statt raten: UiPath Task Capture und Process Mining im KMU

Bevor ein RPA-Projekt startet, stellt sich eine Frage, die oft uebersprungen wird: Welcher Prozess lohnt sich ueberhaupt, und wie laeuft er wirklich ab, nicht wie er auf dem Papier beschrieben ist. UiPath bietet dafuer zwei unterschiedliche Werkzeuge an, Task Capture fuer die manuelle Prozessdokumentation und Process Mining fuer die datengetriebene Analyse aus bestehenden IT-Systemen. Beide ersetzen kein Bauchgefuehl durch Fakten, aber auf unterschiedliche Weise. Stand: August 2026.

Was macht UiPath Task Capture konkret?

Task Capture ist ein Werkzeug zur Prozessdokumentation, mit dem sich ein Ablauf entweder Schritt fuer Schritt von Hand aufbauen oder waehrend der Ausfuehrung automatisch aufzeichnen laesst. Laut UiPath-Dokumentation entsteht daraus ein Workflow-Diagramm mit Details zu jedem einzelnen Schritt, das sich als Word-Dokument im Format eines Process Definition Document exportieren laesst. In UiPath Studio kann dieses aufgezeichnete Ergebnis zusaetzlich als XAML-Workflow-Vorlage exportiert werden und dient dort als Geruest fuer die eigentliche Automatisierungsentwicklung.

Ist Task Capture noch aktuell, oder wurde es abgeloest?

Ein Punkt, den man vor dem Einsatz pruefen sollte: Die von UiPath verlinkte Standalone-Dokumentation zu Task Capture liegt auf Versionsstand 2022.4 und ist dort ausdruecklich als "out of support" gekennzeichnet. Das heisst nicht zwangslaeufig, dass das Werkzeug nicht mehr existiert, denn UiPath hat viele frueher eigenstaendige Tools in die Automation-Cloud-Plattform integriert, aber es bedeutet, dass Interessenten vor einer Einfuehrung aktiv pruefen sollten, unter welchem Namen und in welcher Umgebung das Feature aktuell angeboten wird, statt sich auf die Standalone-Version zu verlassen.

Was leistet UiPath Process Mining im Unterschied dazu?

Process Mining verfolgt einen anderen Ansatz als Task Capture: Es wertet keine manuell erfassten Beobachtungen aus, sondern transaktionale Daten direkt aus bestehenden IT-Systemen. Laut UiPath-Dokumentation zu Process Mining laeuft das in drei Phasen ab: Zunaechst werden Daten aus den Quellsystemen extrahiert und bereinigt, um daraus mehrdimensionale Prozessmodelle zu erzeugen, die sich um eigene Geschaeftslogik anreichern lassen. Danach koennen Teams analytische Auswertungen konfigurieren und Transaktionen abteilungsuebergreifend nachverfolgen. Im dritten Schritt stehen Monitoring-Werkzeuge fuer Fachanwender bereit, um Prozesse laufend zu ueberwachen und weitere Optimierungspotenziale zu erkennen.

Woher stammen die Daten fuer Process Mining?

Process Mining setzt voraus, dass die betrachteten Prozesse bereits digitale Spuren in Backend-Systemen hinterlassen, etwa in ERP- oder CRM-Systemen. Diese Datenabhaengigkeit ist zugleich Staerke und Grenze des Ansatzes: Wo saubere, strukturierte Transaktionsdaten vorliegen, liefert Process Mining ein objektives Bild des tatsaechlichen Ablaufs statt der gefuehlten Wahrnehmung einzelner Mitarbeiter. Fehlen solche Daten, etwa bei stark manuellen oder papierbasierten Teilprozessen, bleibt Task Capture oder eine klassische Prozessaufnahme vor Ort der praktikablere Weg.

Welches Werkzeug passt zu welcher Ausgangslage?

Fuer ein Unternehmen, das seine ersten Automatisierungskandidaten sucht und noch keine verlaessliche Datenbasis hat, ist Task Capture der niedrigschwelligere Einstieg: Ein Prozessverantwortlicher zeichnet den Ablauf auf, und daraus entsteht direkt eine Dokumentation, die sich mit dem Entwicklungsteam teilen laesst. Process Mining lohnt sich dort, wo bereits digitale Prozessdaten in ausreichender Menge und Qualitaet vorliegen und wo es um wiederkehrende, hochvolumige Ablaeufe geht, bei denen sich Abweichungen und Engpaesse in den Daten zeigen. Beide Werkzeuge schliessen sich nicht aus, sie beantworten aber unterschiedliche Fragen: Task Capture zeigt, wie ein einzelner Prozess ablaeuft, Process Mining zeigt, wie sich viele Auspraegungen desselben Prozesses in der Realitaet tatsaechlich verhalten. Wer diese Vorarbeit lieber extern begleiten laesst, findet einen Einstieg unter /leistungen/automatisierung.

Haeufige Fragen zu UiPath Task Capture und Process Mining

Brauche ich Process Mining, bevor ich mit RPA anfange?

Nein, zwingend ist das nicht. Process Mining hilft vor allem dabei, unter vielen moeglichen Prozessen die mit dem groessten und am besten belegten Automatisierungspotenzial zu finden, waehrend Task Capture auch fuer einzelne, bereits feststehende Prozesse ausreicht.

Ist die Task-Capture-Standalone-Version noch die richtige Wahl fuer einen Neueinstieg?

Nicht ohne Weiteres, denn die oeffentlich dokumentierte Standalone-Version 2022.4 ist als out of support gekennzeichnet. Vor einer Einfuehrung sollte geprueft werden, welche aktuelle Variante UiPath innerhalb der Automation-Cloud-Plattform dafuer anbietet.

Kann Process Mining auch ohne ein grosses IT-System wie SAP eingesetzt werden?

Grundsaetzlich ja, entscheidend ist nicht der Systemname, sondern ob strukturierte, auswertbare Transaktionsdaten in ausreichender Menge vorliegen. Fehlen diese Daten oder liegen sie nur unstrukturiert vor, liefert Process Mining kein belastbares Bild.

Was passiert mit den in Task Capture aufgezeichneten Prozessen?

Sie lassen sich als Process Definition Document im Word-Format exportieren und in UiPath Studio zusaetzlich als XAML-Workflow-Vorlage weiterverwenden, die als Ausgangspunkt fuer die Entwicklung der eigentlichen Automatisierung dient.