Externe Freigabe in SharePoint: Gäste einladen, ohne die Tür offen zu lassen

Externe Freigabe in SharePoint und OneDrive erlaubt es, Inhalte gezielt mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens zu teilen, etwa mit Partnern, Kunden oder Dienstleistern, und ist in einem Microsoft-365-Mandanten standardmäßig für die gesamte Umgebung aktiviert. Wer die Tür nicht versehentlich weit offen lässt, muss die Einstellung deshalb aktiv auf Organisations- und Websiteebene festlegen, statt sich auf die Vorgabe zu verlassen. Stand: August 2026.

Wie hängen Tenant- und Website-Einstellungen zusammen?

Die Einstellung auf Organisationsebene bildet die Obergrenze für alle Websites, eine einzelne Website kann die externe Freigabe zusätzlich einschränken, aber nicht über die organisationsweite Vorgabe hinaus lockern. Weichen Website- und Organisationseinstellung voneinander ab, gilt laut Microsoft immer der restriktivere Wert, und OneDrive-Einstellungen dürfen mit den SharePoint-Einstellungen identisch oder restriktiver sein, aber nicht offener. Auf Organisationsebene stehen laut der Anleitung zum Verwalten der Freigabeeinstellungen vier Stufen zur Wahl: "Jeder" per nicht authentifiziertem Link, "Neue und vorhandene Gäste" mit Anmeldung oder Prüfcode, "Vorhandene Gäste" nur für bereits im Verzeichnis vorhandene Personen, und "Nur Personen in Ihrer Organisation", was externe Freigabe vollständig deaktiviert. Schränken Sie die Freigabe ein oder deaktivieren sie, verlieren Gäste laut Microsoft in der Regel innerhalb einer Stunde den Zugriff.

Was passiert technisch, wenn ich einen Gast einlade?

Laut der Übersicht über die externe Freigabe von Microsoft kennt SharePoint zwei Freigabemodelle: die externe SharePoint-Authentifizierung ohne Gastkonto, bei der keine Microsoft-Entra-Einstellungen greifen, und die Integration mit Microsoft Entra B2B, bei der immer ein Gastkonto entsteht und die Entra-Einstellungen für Gasteinladungen gelten. Beim Freigeben einer Datei oder eines Ordners wird eine Einladung per E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Element verschickt. Wichtig für die Praxis: Seit Juni 2024 gewähren Einladungen über den älteren SharePoint-Einladungs-Manager keinen Zugriff mehr, betroffene Dokumente müssen neu freigegeben werden.

Was können Gäste eigentlich tun?

Gäste sind auf grundlegende Aufgaben beschränkt, solange sie keine eigene Lizenz in Ihrem Mandanten haben: Sie können Dokumente über Office.com ansehen und bearbeiten, aber ohne zugewiesene Lizenz keine Desktop-Version von Office installieren. Welche Aktionen sie auf einer Website ausführen dürfen, richtet sich nach der zugewiesenen Berechtigungsstufe, etwa Listen und Dateien anzeigen, hinzufügen, bearbeiten oder löschen als Websitemitglied. Sobald ein Gast größere Funktionen wie OneDrive-Speicher oder das Erstellen eines eigenen Power-Automate-Flows benötigt, ist dafür eine zugewiesene Lizenz erforderlich.

Wie schütze ich sensible Inhalte trotzdem?

Am zuverlässigsten schützen Sie vertrauliche Informationen, indem Sie sie auf einer eigenen Website ablegen, auf der die externe Freigabe deaktiviert ist, statt sie auf einer allgemein freigegebenen Website mitlaufen zu lassen. Für die interne Freigabe können Sie zusätzlich verhindern, dass Websitemitglieder Inhalte selbst weiterteilen, und stattdessen Zugriffsanforderungen aktivieren. Ein Detail, das leicht übersehen wird: Geben Sie einen Ordner für mehrere Gäste frei, sehen diese Gäste im Bereich "Zugriff verwalten" gegenseitig ihre Namen.

Wie beende ich eine Freigabe wieder?

Um den Zugriff eines konkreten Gastes zu beenden, entfernen Sie dessen Berechtigung am freigegebenen Element oder entfernen den Gast direkt aus dem Verzeichnis. Für Freigaben über einen allgemeinen "Jeder"-Link löschen Sie diesen Link am jeweiligen Element oder deaktivieren Jeder-Links komplett auf Websiteebene. Wenn Sie diese Aufräumarbeiten regelmäßig und nicht nur bei Bedarf erledigen wollen, lässt sich ein Teil davon im Rahmen unserer Automatisierung planen, etwa als wiederkehrende Prüfung abgelaufener Gastkonten.

Häufige Fragen zur externen Freigabe in SharePoint

Ist externe Freigabe in SharePoint standardmäßig aktiviert?

Ja, laut Microsoft ist die externe Freigabe standardmäßig für die gesamte SharePoint- und OneDrive-Umgebung aktiviert. Wer das nicht möchte, muss sie bewusst auf Organisations- oder Websiteebene einschränken, bevor Nutzende mit der Website arbeiten.

Braucht jeder Gast eine Microsoft-365-Lizenz?

Nein, für grundlegende Zusammenarbeit wie das Ansehen und Bearbeiten von Dokumenten über Office.com reicht das Gastkonto ohne eigene Lizenz. Erst für weitergehende Funktionen wie OneDrive-Speicher, die Desktop-Version von Office oder das Erstellen eigener Power-Automate-Flows braucht der Gast eine zugewiesene Lizenz.

Was unterscheidet SharePoint-Authentifizierung von Microsoft Entra B2B?

Bei der externen SharePoint-Authentifizierung entsteht kein Gastkonto und Microsoft-Entra-Einstellungen greifen nicht, während bei aktivierter Entra-B2B-Integration immer ein Gastkonto erstellt wird und die Entra-Einstellungen für externe Zusammenarbeit gelten. Welches Modell verwendet wird, hängt davon ab, ob die Microsoft-Entra-B2B-Integration für den Mandanten aktiviert ist.

Warum sehen sich mehrere Gäste in einem freigegebenen Ordner gegenseitig?

Weil SharePoint im Bereich "Zugriff verwalten" alle Personen mit Zugriff auf ein Element anzeigt, einschließlich anderer Gäste. Das ist bei sensiblen Freigaben an mehrere externe Parteien ein Punkt, den Sie vorab bedenken sollten, etwa durch getrennte statt gemeinsame Freigaben.