Uso compartido externo en SharePoint: invitar a invitados sin dejar la puerta abierta de par en par

El uso compartido externo en SharePoint y OneDrive permite compartir contenido de forma específica con personas ajenas a la propia empresa, por ejemplo con socios, clientes o proveedores de servicios, y está activado de forma predeterminada para todo el entorno en un inquilino de Microsoft 365. Quien no quiera dejar la puerta abierta de par en par por descuido debe, por tanto, establecer activamente esta configuración a nivel de organización y de sitio, en lugar de confiar en el valor predeterminado. Fecha: agosto de 2026.

¿Cómo se relacionan la configuración del inquilino y la del sitio?

La configuración a nivel de organización constituye el límite superior para todos los sitios; un sitio individual puede restringir aún más el uso compartido externo, pero no puede relajarlo más allá de lo establecido a nivel de toda la organización. Si la configuración del sitio y de la organización difieren, según Microsoft siempre se aplica el valor más restrictivo, y la configuración de OneDrive puede ser idéntica o más restrictiva que la de SharePoint, pero no más abierta. A nivel de organización, según la guía para administrar la configuración de uso compartido hay cuatro niveles disponibles: "Cualquier persona" mediante un enlace no autenticado, "Invitados nuevos y existentes" con inicio de sesión o código de verificación, "Invitados existentes" solo para personas que ya están en el directorio, y "Solo personas de su organización", lo que desactiva por completo el uso compartido externo. Si restringe o desactiva el uso compartido, los invitados suelen perder el acceso en el plazo de una hora, según Microsoft.

¿Qué ocurre técnicamente cuando invito a un invitado?

Según la descripción general del uso compartido externo de Microsoft, SharePoint tiene dos modelos de uso compartido: la autenticación externa de SharePoint sin cuenta de invitado, en la que no se aplica ninguna configuración de Microsoft Entra, y la integración con Microsoft Entra B2B, en la que siempre se crea una cuenta de invitado y se aplica la configuración de Entra para las invitaciones de invitados. Al compartir un archivo o una carpeta, se envía una invitación por correo electrónico con un enlace al elemento compartido. Importante en la práctica: desde junio de 2024, las invitaciones enviadas a través del antiguo administrador de invitaciones de SharePoint ya no conceden acceso; los documentos afectados deben volver a compartirse.

¿Qué pueden hacer realmente los invitados?

Los invitados están limitados a tareas básicas mientras no tengan una licencia propia en su inquilino: pueden ver y editar documentos a través de Office.com, pero no pueden instalar la versión de escritorio de Office sin una licencia asignada. Las acciones que pueden realizar en un sitio dependen del nivel de permiso asignado, por ejemplo ver, agregar, editar o eliminar listas y archivos como miembro del sitio. En cuanto un invitado necesita funciones más amplias, como almacenamiento de OneDrive o la creación de su propio flujo de Power Automate, se requiere una licencia asignada para ello.

¿Cómo protejo igualmente el contenido sensible?

La forma más fiable de proteger la información confidencial es guardarla en un sitio propio en el que el uso compartido externo esté desactivado, en lugar de dejarla junto a un sitio compartido de forma general. Para el uso compartido interno, además puede impedir que los miembros del sitio vuelvan a compartir el contenido por su cuenta y activar en su lugar las solicitudes de acceso. Un detalle que se pasa fácilmente por alto: si comparte una carpeta con varios invitados, esos invitados ven mutuamente sus nombres en el área "Administrar acceso".

¿Cómo finalizo de nuevo un uso compartido?

Para finalizar el acceso de un invitado concreto, elimine su permiso en el elemento compartido o elimine directamente al invitado del directorio. Para los usos compartidos mediante un enlace general de "Cualquier persona", elimine ese enlace en el elemento correspondiente o desactive por completo los enlaces de "Cualquier persona" a nivel de sitio. Si desea realizar esta limpieza de forma periódica y no solo cuando sea necesario, parte de ello se puede programar en el marco de nuestra automatización, por ejemplo como una comprobación recurrente de cuentas de invitado caducadas.

Preguntas frecuentes sobre el uso compartido externo en SharePoint

¿Está activado el uso compartido externo de forma predeterminada en SharePoint?

Sí, según Microsoft, el uso compartido externo está activado de forma predeterminada para todo el entorno de SharePoint y OneDrive. Quien no lo desee debe restringirlo deliberadamente a nivel de organización o de sitio antes de que los usuarios empiecen a trabajar con el sitio.

¿Necesita cada invitado una licencia de Microsoft 365?

No, para una colaboración básica como ver y editar documentos a través de Office.com basta con la cuenta de invitado sin licencia propia. Solo para funciones más avanzadas, como el almacenamiento de OneDrive, la versión de escritorio de Office o la creación de sus propios flujos de Power Automate, el invitado necesita una licencia asignada.

¿Qué diferencia hay entre la autenticación de SharePoint y Microsoft Entra B2B?

Con la autenticación externa de SharePoint no se crea ninguna cuenta de invitado y no se aplica la configuración de Microsoft Entra, mientras que con la integración de Entra B2B activada siempre se crea una cuenta de invitado y se aplica la configuración de Entra para la colaboración externa. El modelo que se utiliza depende de si la integración de Microsoft Entra B2B está activada para el inquilino.

¿Por qué se ven varios invitados entre sí en una carpeta compartida?

Porque SharePoint muestra, en el área "Administrar acceso", a todas las personas que tienen acceso a un elemento, incluidos otros invitados. Este es un punto que conviene tener en cuenta de antemano en los usos compartidos sensibles con varias partes externas, por ejemplo mediante usos compartidos separados en lugar de uno conjunto.