NotebookLM im Unternehmen: Kosten, Datenschutz, Alternativen

NotebookLM ist Googles Recherche-Werkzeug, mit dem Sie eigene Dokumente hochladen und dazu Fragen stellen. Seit dem 16. Juli 2026 heißt es Gemini Notebook, bestehende Notebooks und die Adresse notebooklm.google.com funktionieren weiter. Die Grundversion ist mit einem Google-Konto kostenlos. Für den Einsatz im Unternehmen entscheidet aber nicht der Preis, sondern die Kontoart: Mit einem privaten Gmail-Konto gelten andere Datenschutzregeln als mit einem Google-Workspace-Konto. Alle Angaben in diesem Beitrag stammen aus Googles eigener Hilfe und Preisseite, geprüft am 27. September 2026.

Was ist NotebookLM?

NotebookLM beantwortet Fragen nur aus den Quellen, die Sie in ein Notebook laden, und zeigt zu jeder Aussage das Zitat aus dem Originaltext. Als Quellen nimmt es laut Google-Hilfe unter anderem PDFs, Websites, YouTube-Videos, Audiodateien, Google Docs und Google Präsentationen. Daraus erzeugt es auch Zusammenfassungen, Mindmaps, Berichte und Audio-Zusammenfassungen im Podcast-Stil.

Wichtig für die Planung: Jedes Notebook ist eigenständig. Google schreibt ausdrücklich, dass NotebookLM nicht gleichzeitig auf mehrere Notebooks zugreifen kann (Notebook erstellen). Ein Notebook ist also ein Themenordner, keine Wissensdatenbank für die ganze Firma.

Die Umbenennung hat Google im Blogbeitrag vom 16. Juli 2026 angekündigt. Weil fast alle noch nach NotebookLM suchen, bleiben wir in diesem Text beim alten Namen.

Was kostet NotebookLM, und ist es kostenlos?

NotebookLM ist in der Standardversion kostenlos, Sie brauchen nur ein Google-Konto. Die Standardversion erlaubt laut Googles Übersicht der Versionen 100 Notebooks pro Person, 50 Quellen pro Notebook und 50 Chats pro Tag. Mehr gibt es auf zwei Wegen:

• Private Konten mit Googles KI-Abos (Plus, Pro, Ultra): höhere Limits, in der Pro-Stufe zum Beispiel 500 Notebooks, 300 Quellen pro Notebook und 500 Chats pro Tag. Diese Abos sind für Privatpersonen gedacht, für Firmendaten raten wir davon ab (siehe Datenschutz).
• Google Workspace: Hier ist NotebookLM ein Hauptdienst wie Gmail oder Docs. In Business Starter gibt es die Standard-Limits, in Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus den erweiterten Zugriff mit 500 Notebooks, 300 Quellen pro Notebook und 500 Chats pro Tag (Google-Hilfe für Arbeitskonten).

Business Starter kostet laut Workspace-Preisseite 6,80 Euro, Business Standard 13,60 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils ohne Steuern und bei einjähriger Vertragsdauer. Google wirbt dort zeitweise mit Einführungsrabatten für Neukunden, rechnen Sie mit dem Standardpreis. Einen eigenen Preis nur für NotebookLM gibt es im Workspace-Umfeld nicht, es steckt im Abo.

NotebookLM Datenschutz: Was passiert mit Firmendaten?

Wie Google mit Ihren Daten umgeht, hängt am Konto, mit dem Sie sich anmelden. Laut Googles Datenschutzhinweisen zu NotebookLM gilt:

• Privates Google-Konto: Es gelten die Google-Nutzungsbedingungen. Ihre Inhalte werden nicht zum Training verwendet, es sei denn, Sie geben Feedback. Wer eine Antwort mit Daumen hoch oder runter bewertet, gibt Google den ganzen Kontext frei, einschließlich Fragen und Uploads. Geschulte Teams prüfen dieses Feedback, Google bewahrt es bis zu drei Jahre getrennt vom Konto auf.
• Google-Workspace-Konto: Es gelten die Nutzungsbedingungen von Google Cloud. Hochgeladene Dateien, Chats und Ausgaben werden laut Google nicht von Prüfern angesehen und nicht zum Verbessern generativer KI-Modelle verwendet, auch nicht bei Feedback.

Zwei Punkte sollten Sie vor dem Einsatz kennen. Erstens muss bei verwalteten Konten die Administration NotebookLM erst freischalten. Zweitens gelten die Datenregionen, die Sie in Workspace eingestellt haben, nicht für Daten, die NotebookLM verarbeitet und zwischenspeichert. So steht es in der Workspace-Admin-Hilfe. Wer seine Daten vertraglich in der EU halten muss, sollte diesen Satz mit dem Datenschutzbeauftragten besprechen, bevor Kundendaten in ein Notebook wandern.

Unsere Einordnung: Firmendokumente gehören in ein Workspace-Konto, nicht in ein privates Gmail-Konto eines Mitarbeiters. Das ist in der Praxis der häufigste Fehler, weil die kostenlose Version so leicht zu erreichen ist.

Wann reicht NotebookLM im Unternehmen?

NotebookLM reicht, wenn einzelne Personen oder kleine Teams zu einem abgegrenzten Thema recherchieren und Ihr Betrieb ohnehin mit Google Workspace arbeitet. Typische Fälle: Ausschreibungsunterlagen durchgehen, ein Handbuch für die Einarbeitung zusammenfassen, Studien vergleichen.

Es reicht nicht, wenn viele Mitarbeitende dieselbe Wissensbasis nutzen sollen und je nach Rolle nur Teile davon sehen dürfen. Ein Notebook teilen Sie mit einzelnen Personen als Betrachter oder Bearbeiter, bei privaten Konten mit bis zu 50 Personen. Feinere Rechte pro Dokument, eine Anbindung an Fachsysteme oder Aktionen wie „Auftrag anlegen“ gibt es nicht. Und wer seine Dokumente in SharePoint hat, müsste sie für NotebookLM erst kopieren.

NotebookLM Alternative: Was passt, wenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten?

Für Betriebe mit Microsoft 365 gibt es drei Alternativen, die im eigenen Mandanten bleiben und die bestehenden Berechtigungen nutzen:

• Copilot Notebooks: das direkte Gegenstück, ein Themenordner für Microsoft 365 Copilot. Was er kann und was nicht, steht in unserem Beitrag zu Copilot Notebooks.
• Agent auf einer SharePoint-Website: beantwortet Fragen aus einer Website oder Bibliothek, mit den Rechten der fragenden Person. Einrichtung, Lizenz und Grenzen beschreibt der Beitrag SharePoint-Agenten.
• Eigener Wissensagent: mit Copilot Studio auf SharePoint oder Dataverse, oder datenschutzfreundlich mit n8n auf Ihrem eigenen Server. Das lohnt sich, wenn viele Menschen dieselben Fragen stellen oder der Agent auch außerhalb von Microsoft 365 antworten soll. Wie so ein Agent Dokumente liest, erklärt RAG einfach erklärt.

Vom Notizbuch zum Wissensagenten

Viele Teams starten mit NotebookLM oder Copilot Notebooks und merken nach ein paar Wochen, dass die Kollegen immer dieselben Fragen stellen. Dann ist ein gemeinsamer Wissensagent der nächste Schritt. Im Wissensagent-Pilot bauen wir einen Agenten für einen Wissensbereich, etwa ein Handbuch, Produktdaten oder Richtlinien, mit Testfragen, Testprotokoll und Übergabe. Der Pilot kostet 5.000 Euro netto Festpreis für fünf Tage, der Ausbau danach 1.000 Euro netto pro Tag. Alle Preise netto, zzgl. Reisekosten und Spesen bei Vor-Ort-Terminen. Keine versteckten Stunden.

Welche Plattform zu Ihren Daten passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch, 30 Minuten.

Häufige Fragen zu NotebookLM im Unternehmen

Ist NotebookLM kostenlos?

Ja, die Standardversion ist mit einem Google-Konto kostenlos, mit 100 Notebooks, 50 Quellen pro Notebook und 50 Chats pro Tag (Stand 27. September 2026). Höhere Limits gibt es über Googles KI-Abos oder über Google Workspace, wo NotebookLM ab Business Starter enthalten ist.

Ist NotebookLM DSGVO-konform?

Das lässt sich nicht pauschal sagen, es hängt an Konto und Verwendung. Mit einem Workspace-Konto sieht Google Uploads und Chats laut eigener Aussage nicht ein und trainiert keine Modelle damit. Die Workspace-Datenregionen gelten für NotebookLM-Daten aber nicht. Die Bewertung für Ihren Fall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Heißt NotebookLM jetzt Gemini Notebook?

Ja. Google hat NotebookLM am 16. Juli 2026 in Gemini Notebook umbenannt. Laut Google ist es dasselbe eigenständige Produkt, bestehende Notebooks bleiben erhalten.

Was ist eine gute NotebookLM-Alternative für Microsoft 365?

Für einzelne Themen Copilot Notebooks, für eine SharePoint-Website ein SharePoint-Agent, für eine gemeinsame Wissensbasis mit vielen Nutzern ein eigener Wissensagent mit Copilot Studio oder n8n.