Copilot Notebooks: wofür das Wissensbündel taugt und wofür nicht

Copilot Notebooks bündeln mehrere Dokumente zu einer Wissensquelle, über die man anschließend mit Microsoft 365 Copilot chatten, zusammenfassen oder Fragen stellen kann, ähnlich einem persönlichen Themenordner für die KI. Laut Microsoft Learn werden bis zu 100 Referenzen pro Notizbuch für die Beantwortung herangezogen, alles darüber hinaus wird für die Grundlage ignoriert, und unterstützt werden unter anderem Word-, PowerPoint-, Excel-, PDF-, Loop- und OneNote-Dateien. Für ein einzelnes Dokument funktioniert die Fragebeantwortung laut Microsoft am zuverlässigsten bis etwa 7.500 Wörtern, während Zusammenfassungen auch bei deutlich umfangreicheren Dateien bis rund 300 Seiten möglich sind. Stand: August 2026.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Notebooks, Copilot Chat und einem Copilot Agent?

Copilot Notebooks sind auf eine feste, vom Nutzer zusammengestellte Sammlung von Dokumenten begrenzt, während der normale Copilot Chat ohne diese Vorauswahl auf die für den Nutzer freigegebenen Inhalte in Microsoft 365 zugreift. Ein Copilot Agent wiederum ist für wiederkehrende, oft mehrstufige Aufgaben mit eigener Konfiguration gedacht und geht damit über das reine Nachschlagen in einer Dokumentensammlung hinaus. Notebooks eignen sich damit besonders für einen klar abgegrenzten Themenblock, etwa ein Projekt oder ein Vertragswerk, das man wiederholt befragen möchte, ohne dass die KI in anderen Unternehmensdaten sucht.

Welche Lizenz wird für Copilot Notebooks benötigt?

Für die Nutzung von Copilot Notebooks braucht es laut Microsoft Learn eine Microsoft-365-Copilot- oder eine Copilot-Chat-Lizenz sowie zusätzlich eine aktive OneDrive-Lizenz mit eingerichteter OneDrive-Site. Ohne eine dieser Voraussetzungen lässt sich die Funktion nicht öffnen, selbst wenn andere Copilot-Bausteine im Tenant bereits aktiv sind. Wer die grundsätzliche Lizenzstruktur von Microsoft 365 Copilot noch nicht überblickt, sollte das vor der Einführung von Notebooks im Team klären, damit die Erwartungen an die verfügbaren Funktionen zur tatsächlichen Lizenz passen.

Welche Dateitypen lassen sich in ein Notizbuch aufnehmen?

Unterstützt werden nach aktueller Microsoft-Dokumentation die Formate .docx, .pptx, .xlsx, .pdf, .loop, .page sowie OneNote-Seiten. Andere Dateitypen, etwa reine Bilddateien oder Formate außerhalb dieser Liste, lassen sich derzeit nicht als Referenz einbinden. Für gemischte Ablagen bedeutet das in der Praxis, dass relevante Inhalte vorher in eines der unterstützten Formate überführt werden müssen, bevor sie in einem Notizbuch nutzbar sind.

Wo liegen die praktischen Grenzen im Arbeitsalltag?

Die Grenze von 100 Referenzen pro Notizbuch wirkt für viele KMU-Anwendungsfälle großzügig, kann bei sehr umfangreichen Projektarchiven aber schnell erreicht sein, ohne dass eine Warnung im Vorfeld erscheint. Zusätzliche Dokumente über dieser Grenze werden dann schlicht nicht mehr für die Antwort herangezogen, was bei unvollständigen oder scheinbar falschen Antworten die erste Fehlerquelle sein sollte, die man prüft. Ebenso wichtig ist die Wortgrenze pro Einzeldokument für präzise Fragebeantwortung, weshalb sich sehr lange Einzeldokumente eher für Zusammenfassungen als für Detailfragen eignen. Bei der Einführung von Copilot im Unternehmen, einschließlich sinnvoller Notizbuch-Strukturen, unterstützen wir im Rahmen unserer Copilot-Beratung.

Häufige Fragen zu Copilot Notebooks

Wie viele Dokumente kann ich in ein Copilot Notebook legen?

Technisch lassen sich mehr Dokumente hinzufügen, aber für die eigentliche Beantwortung zieht Copilot laut Microsoft nur die ersten 100 Referenzen heran. Alles danach wird für die Grundlage der Antworten ignoriert, bleibt im Notizbuch aber sichtbar. Für große Sammlungen empfiehlt sich deshalb eine Aufteilung in mehrere thematisch enger gefasste Notizbücher.

Brauche ich eine spezielle Lizenz nur für Notebooks?

Es gibt keine eigene separate Notebook-Lizenz, benötigt wird eine bestehende Microsoft-365-Copilot- oder Copilot-Chat-Lizenz zusammen mit einer aktiven OneDrive-Lizenz. Ohne OneDrive-Site lässt sich die Funktion laut Microsoft nicht nutzen, selbst mit vorhandener Copilot-Lizenz. Vor der Einführung lohnt sich deshalb ein kurzer Check der OneDrive-Konfiguration im Tenant.

Kann ich Bilder oder Videos als Quelle hinzufügen?

Nach aktueller Dokumentation nicht direkt, unterstützt werden Office-Dateiformate, PDF, Loop-Seiten und OneNote. Bildinhalte müssten also zunächst in eines dieser Formate eingebettet oder beschrieben werden, etwa als Text in einem Word-Dokument. Für reine Bild- oder Video-Auswertung sind andere Copilot-Funktionen besser geeignet als Notebooks.

Ist ein Notebook dasselbe wie eine Microsoft-Loop-Arbeitsfläche?

Nein, laut Microsoft sind Copilot Pages und Copilot Notebooks eigenständige, in SharePoint und Microsoft 365 integrierte Funktionen und unabhängig von Loop. Loop-Dateien können zwar als Referenz in einem Notizbuch verwendet werden, das Notizbuch selbst ist aber ein eigenes Konzept. Wer beide Funktionen im Team einführt, sollte diese Unterscheidung klar kommunizieren, um Verwechslungen zu vermeiden.