Microsoft Copilot und die EU-Datengrenze: was Flex Routing für Ihre Datenresidenz bedeutet

Microsoft Copilot ist in vielen Betrieben angekommen, und mit ihm eine berechtigte Frage: Wo werden meine Daten eigentlich verarbeitet? Die kurze Antwort lautet meistens in der EU, aber eben nicht immer. Ein wenig bekannter Mechanismus namens Flex Routing kann Anfragen bei hoher Auslastung außerhalb der EU-Datengrenze verarbeiten. Ob er aktiv ist, entscheidet eine Voreinstellung, die für die Datenresidenz von Microsoft Copilot wichtig ist und die viele Betriebe nie gesehen haben.

Die kurze Antwort: Wo Microsoft Copilot Ihre Daten verarbeitet

Für Kunden mit Sitz in der EU ist Microsoft 365 Copilot ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze (EU Data Boundary). Anfragen an das Sprachmodell werden laut Microsoft an die nächstgelegenen Rechenzentren in der Region geleitet, EU-Verkehr bleibt dabei innerhalb der EU-Datengrenze (Microsoft Learn, Stand Juli 2026). Auch die gespeicherten Inhalte Ihrer Copilot-Interaktionen liegen innerhalb dieser Grenze. Eine Ausnahme gibt es bei Spitzenlast, und genau dort setzt Flex Routing an.

Was die EU-Datengrenze für Copilot abdeckt

Die EU-Datengrenze ist ein geografisch definierter Raum, in dem Microsoft zusagt, Kundendaten für seine großen Unternehmensdienste zu speichern und zu verarbeiten, darunter Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 und die Power Platform. Für Copilot heißt das im Normalfall: Die Verarbeitung Ihrer Prompts und die Speicherung der Antworten bleiben in Rechenzentren innerhalb der EU oder der EFTA. Die Zusage gilt allerdings mit klar benannten Ausnahmen, und eine davon betrifft die Rechenlast des Sprachmodells.

Flex Routing: der Mechanismus, den viele übersehen

Flex Routing erlaubt es, die Verarbeitung im Sprachmodell (das sogenannte Inferencing) in Zeiten hoher Nachfrage außerhalb der EU-Datengrenze laufen zu lassen, um ein gleichmäßiges Copilot-Erlebnis zu halten. Ist Flex Routing aktiv, kann diese Verarbeitung laut Microsoft in den USA, in Kanada oder in Australien stattfinden. Wichtig ist die Unterscheidung: Betroffen ist die Verarbeitung, nicht die Speicherung. Ihre Daten liegen weiterhin innerhalb der EU-Datengrenze, mit Ausnahme begrenzter pseudonymisierter Daten wie interner Nutzer-IDs, die aus Sicherheits- und Betriebsgründen außerhalb gespeichert werden können. Die Daten sind dabei durchgehend verschlüsselt, bei der Übertragung und im gespeicherten Zustand.

Was standardmäßig gilt, und wo Sie es einstellen

Hier kommt der Punkt, der eine bewusste Entscheidung verlangt. Laut Microsoft ist Flex Routing für berechtigte Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, standardmäßig aktiviert. Für ältere Tenants verweist Microsoft auf das Message Center, wo die jeweilige Standardeinstellung dokumentiert ist. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, dass alle Administratoren die Einstellung prüfen und mit den Anforderungen des eigenen Betriebs abgleichen.

Die Einstellung finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, dann Einstellungen, dann Flex Routing während Spitzenlastzeiten. Dafür ist die Rolle KI-Administrator nötig. Wählen Sie die Option, Flex Routing nicht zuzulassen, findet die Verarbeitung auch bei Spitzenlast innerhalb der EU-Datengrenze statt. Für Copilot-Funktionen in Dynamics 365, der Power Platform und Copilot Studio gibt es eine eigene Einstellung im Power Platform Admin Center.

Die hier genannten Angaben stammen aus der Microsoft-Dokumentation zu Flex Routing (Microsoft Learn, Stand Juli 2026).

Advanced Data Residency: Daten in Deutschland, aber nicht automatisch

Ein häufiges Missverständnis: Die EU-Datengrenze bedeutet nicht automatisch Deutschland. Wer die Speicherung gezielt auf ein einzelnes Land festlegen will, braucht das Add-on Advanced Data Residency, das die gespeicherten Inhalte Ihrer Copilot-Interaktionen in der lokalen Landesregion ablegt. Das betrifft die Speicherung, nicht die Verarbeitung, und ist von der Flex-Routing-Einstellung unabhängig. Wie sich solche Bausteine in ein sauberes Datenschutzkonzept einfügen, haben wir im Beitrag DSGVO-konforme KI beschrieben.

Was Betriebe konkret prüfen sollten

Sie müssen kein Rechenzentrum betreiben, um hier die Kontrolle zu behalten. Es genügt, einige Voreinstellungen bewusst zu setzen, statt sie dem Zufall zu überlassen.

• Flex-Routing-Einstellung im Microsoft 365 Admin Center prüfen und festhalten, ob eine Verarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze zugelassen ist
• Bei strengen Anforderungen an die Datenresidenz das Add-on Advanced Data Residency oder Multi-Geo-Funktionen bewerten
• Für Dynamics 365, Power Platform und Copilot Studio die separate Einstellung im Power Platform Admin Center abgleichen
• Die Entscheidung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen und im Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren

Das ist eine sachliche Einordnung der Microsoft-Dokumentation und keine Rechtsberatung. Wenn Sie Copilot einführen und die Datenverarbeitung von Anfang an sauber aufsetzen wollen, unterstützen wir Sie dabei auf unserer Seite zur Microsoft-Copilot-Beratung. Ziel ist immer, dass Sie nachvollziehen können, wo Ihre Daten liegen und verarbeitet werden.

Kontrolle bedeutet für uns auch, dass Sie nach der Einrichtung selbst am Ruder bleiben und diese Einstellungen eigenständig verantworten können. Warum uns dieser Grundsatz wichtig ist, lesen Sie im Beitrag Selbst weiterarbeiten, Kontrolle behalten.

Häufige Fragen

Verarbeitet Microsoft Copilot meine Daten immer in der EU?

Nicht zwingend. Für EU-Kunden ist Microsoft 365 Copilot ein Dienst der EU-Datengrenze, und die Speicherung bleibt dort. Ist jedoch Flex Routing aktiv, kann die Verarbeitung im Sprachmodell bei Spitzenlast in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. Ohne Flex Routing bleibt auch die Verarbeitung in der EU-Datengrenze.

Was ist Flex Routing bei Microsoft Copilot?

Flex Routing ist eine Einstellung für EU- und EFTA-Kunden, die erlaubt, die Verarbeitung im Sprachmodell bei hoher Auslastung außerhalb der EU-Datengrenze laufen zu lassen. Sie betrifft nur die Verarbeitung, nicht die Speicherung. Im Microsoft 365 Admin Center lässt sie sich jederzeit ändern.

Ist Flex Routing standardmäßig aktiv?

Laut Microsoft ist Flex Routing für berechtigte Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, standardmäßig aktiviert. Für ältere Tenants steht die jeweilige Standardeinstellung im Message Center. Microsoft empfiehlt, die Einstellung aktiv zu prüfen, statt sie vorauszusetzen.

Wie stelle ich sicher, dass Copilot nur in der EU verarbeitet?

Setzen Sie die Flex-Routing-Einstellung im Microsoft 365 Admin Center auf die Option, Flex Routing nicht zuzulassen. Dann findet die Verarbeitung auch bei Spitzenlast innerhalb der EU-Datengrenze statt. Für Copilot in Dynamics 365 und der Power Platform prüfen Sie zusätzlich die Einstellung im Power Platform Admin Center.

Liegen meine Copilot-Daten damit in Deutschland?

Nicht automatisch. Die EU-Datengrenze umfasst die EU und die EFTA, nicht ein einzelnes Land. Wer die Speicherung gezielt auf Deutschland festlegen will, benötigt das Add-on Advanced Data Residency oder Multi-Geo-Funktionen von Microsoft 365.