Copilot Chat, Copilot Pro, M365 Copilot: der Lizenzdschungel 2026

Seit dem 1. Juli 2026 hat Microsoft die Copilot-Lizenzstruktur für Microsoft 365 neu sortiert: neue Business-SKUs, ausgelaufene Rabattfenster und eine E7-Suite, die Copilot erstmals ohne Zusatzlizenz mitbringt. Wer sein Angebot noch im Frühjahr verglichen hat, rechnet jetzt mit veralteten Zahlen. Die Folge in vielen mittelständischen IT-Abteilungen: Unsicherheit darüber, ob Copilot Chat, die frühere „Copilot Pro" und Microsoft 365 Copilot überhaupt noch dieselben Dinge sind.

Sie sind es nicht, und der Unterschied entscheidet direkt über die Rechnung. Dieser Beitrag ordnet die drei Copilot-Lizenzstufen mit Stand der aktuellen Microsoft-Dokumentation neu und zeigt, welche Stufe für welchen Nutzertyp tatsächlich nötig ist.

Drei Ebenen, nicht zwei: Was Copilot Chat von Microsoft 365 Copilot unterscheidet

Microsoft unterscheidet aktuell drei Copilot-Stufen mit unterschiedlicher Kostenlogik, wie Microsoft selbst in der Lizenzübersicht beschreibt. Ganz unten steht die kostenlose Microsoft-Copilot-Consumer-Version für private und nicht-sensible Aufgaben, ohne jede Lizenzpflicht. Der frühere Einzeltarif „Copilot Pro" existiert als eigenständiges Produkt praktisch nicht mehr, er ist in Microsoft 365 Personal und Family aufgegangen.

Für Unternehmen zählen vor allem die zweite und dritte Stufe. Microsoft 365 Copilot Chat ist für jeden Nutzer mit einem berechtigten Microsoft-365- oder Office-365-Abo automatisch enthalten, ohne Zusatzkosten, wie die Microsoft-Learn-Dokumentation zu Copilot Chat bestätigt. Der Chat ist dabei webbasiert gegroundet: Zugriff auf eigene Mails, Dateien oder Teams-Chats bekommt der Nutzer nur, wenn er Inhalte selbst einfügt oder in Outlook beziehungsweise Teams mit einem bereits geöffneten Dokument arbeitet.

Microsoft 365 Copilot dagegen ist ein kostenpflichtiges Add-on zu einem passenden Microsoft-365-Plan. Erst damit ist der Chat automatisch mit den eigenen Arbeitsdaten aus Microsoft Graph gegroundet, inklusive Mails, Dateien, Meetings und Chatverläufen, plus tiefer Integration in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie Zugriff auf Agents wie Researcher und Analyst.

Was sich zum 1. Juli 2026 an den Copilot-Lizenzen geändert hat

Zum 1. Juli 2026 ist ein globales Preis- und Paketupdate für Microsoft 365 in Kraft getreten, das Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen breiter in die Suiten integriert, wie Microsofts Partner-Center-Ankündigungen für Juli 2026 zeigen. Parallel wurden zwei neue, dauerhafte SMB-SKUs eingeführt: Microsoft 365 Business Standard with Copilot für 23,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat sowie Microsoft 365 Business Premium with Copilot für 32 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Beide liefen vorher nur als befristetes Aktionsangebot.

Daneben laufen zwei Rabattaktionen bis Ende 2026 weiter: Microsoft 365 Business Basic plus Copilot Business für 21 US-Dollar pro Nutzer und Monat sowie das Copilot-Business-Add-on einzeln für 18 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Wer im Frühjahr 2026 kalkuliert hat, rechnet inzwischen mit den falschen Zahlen. Seit dem 1. Mai 2026 kommt außerdem Microsoft 365 E7 hinzu, die sogenannte Frontier Suite: Sie bündelt E5, Microsoft 365 Copilot, die Microsoft Entra Suite und Agent 365 erstmals in einer einzigen SKU, ganz ohne separates Copilot-Add-on.

Copilot Chat, Copilot Pro und Microsoft 365 Copilot im Vergleich

Für eine schnelle Einordnung lohnt sich der direkte Vergleich der drei Stufen entlang der Kriterien, die für eine Kaufentscheidung tatsächlich zählen:

• Zielgruppe: Microsoft Copilot für private Nutzung ohne Firmenbezug. Copilot Chat für alle Mitarbeitenden mit bestehendem Microsoft-365- oder Office-365-Abo. Microsoft 365 Copilot für Vielnutzer mit täglichem Bedarf an Zugriff auf eigene Arbeitsdaten.
• Kosten: Microsoft Copilot kostenlos. Copilot Chat im bestehenden Abo enthalten, keine Zusatzkosten. Microsoft 365 Copilot als kostenpflichtiges Add-on, aktuell zwischen 18 und 32 US-Dollar pro Nutzer und Monat, je nach Bundle und Rabattaktion.
• Datengrundlage: Microsoft Copilot ausschließlich Web. Copilot Chat Web plus manuell eingefügte oder bereits geöffnete Inhalte. Microsoft 365 Copilot automatisch Web und Microsoft-Graph-Daten wie Mails, Dateien und Meetings.
• App-Integration: Microsoft Copilot als eigenständige App, in Edge und Bing. Copilot Chat nutzbar in Teams und Outlook, ohne tiefe Bearbeitungsfunktionen. Microsoft 365 Copilot direkt eingebettet in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams mit Bearbeitungsfunktionen.
• Agents: Microsoft Copilot keine. Copilot Chat kostenlose Agents aus dem Agent Store sowie nutzungsbasiert abgerechnete Agents mit Firmendaten. Microsoft 365 Copilot umfassender Zugriff inklusive vorgefertigter Agents wie Researcher und Analyst sowie eigener Custom Agents.

Ein Beispiel aus der Beratungspraxis

Diese Unklarheit zeigt sich regelmäßig in Erstgesprächen bei NordFlux. Bei einem Handwerksbetrieb aus Mecklenburg-Vorpommern hatte die Geschäftsführung Microsoft 365 Copilot für das gesamte Team eingeplant, weil eine ältere Preisliste im Umlauf war. Nach kurzer Bedarfsanalyse reichte für den Großteil des Teams die im Abo bereits enthaltene Copilot Chat, nur für die Buchhaltung mit täglichem Zugriff auf Rechnungen und Mails lohnte sich das kostenpflichtige Add-on. Ergebnis: deutlich weniger Zusatzlizenzen als ursprünglich geplant.

Welche Stufe passt zu welchem Team

Wer nur gelegentlich eine Web-Antwort oder eine Zusammenfassung braucht, kommt mit der kostenlosen Copilot Chat aus, ohne einen einzigen zusätzlichen Euro auszugeben. Wer dagegen täglich in Word, Excel oder Outlook arbeitet und dabei automatisch auf eigene Mails und Dateien zugreifen will, braucht das Microsoft 365 Copilot Add-on. Wer sich unsicher ist, sollte vor der Bestellung fürs ganze Team eine kurze KI-Beratung ansetzen statt pauschal einzukaufen. Für die technische Umsetzung, von der Lizenzzuweisung bis zur sinnvollen Anbindung, lohnt sich ein Blick auf unsere Leistungen rund um Microsoft Copilot.

Häufige Fragen

Brauche ich für Copilot Chat eine zusätzliche Lizenz?

Nein. Copilot Chat ist für alle Nutzer mit einem berechtigten Microsoft-365- oder Office-365-Abo automatisch enthalten, darunter Business Basic, Business Standard, Business Premium sowie E3, E5 und E7.

Was ist aus Copilot Pro geworden?

Der frühere Einzeltarif Copilot Pro für Privatpersonen ist als eigenständiges Produkt praktisch aufgegeben. Seine Funktionen stecken inzwischen in Microsoft 365 Personal und Family. Für Firmenkonten ist stattdessen Microsoft 365 Copilot die passende Bezeichnung.

Was kostet Microsoft 365 Copilot aktuell?

Je nach Bundle und Rabattaktion liegt das Add-on aktuell zwischen 18 US-Dollar pro Nutzer und Monat für die Standalone-Business-Variante und 32 US-Dollar für Microsoft 365 Business Premium with Copilot, das seit dem 1. Juli 2026 als dauerhafte SKU verfügbar ist.

Reicht Copilot Chat für die meisten Mitarbeitenden aus?

In vielen Teams ja. Wer nur gelegentlich Texte zusammenfasst oder Web-Antworten braucht, kommt ohne Zusatzlizenz aus. Erst regelmäßiger Zugriff auf eigene Mails, Dateien oder Termine direkt im Chat rechtfertigt das kostenpflichtige Add-on.

Lohnt sich die neue Microsoft 365 E7 Frontier Suite für den Mittelstand?

Für die meisten mittelständischen Betriebe eher nicht direkt. E7 bündelt Copilot mit der vollen Microsoft Entra Suite und Agent 365, das lohnt sich vor allem für Organisationen, die ohnehin die volle Sicherheits- und Governance-Ausstattung von E5 aufwärts benötigen.