Automatiser les workflows d'approbation: Où les approbations restent bloquées dans les PME

Une offre est prête dans la boîte aux lettres de la direction, qui est actuellement sur le chantier. Une facture attend l'approbation du titulaire d'un mandat spécial, qui est en vacances. Une demande de commande disparaît parmi cinquante autres e-mails en copie. Les approbations ne sont pas un processus dans de nombreuses PME, mais une question de chance: Celui qui lit le bon e-mail en premier et s'en souvient encore décide de la vitesse d'avancement.

Cet article montre où les approbations restent vraiment bloquées en pratique, ce que cela coûte, et comment automatiser les workflows d'approbation sans perdre le contrôle de la décision.

Pourquoi les approbations restent-elles précisément bloquées dans la boîte aux lettres e-mail?

L'e-mail est un outil d'approbation si sujet aux erreurs parce qu'il ne connaît ni un ordre fixe ni un délai ni une suppléance automatique: Chaque message semble également urgent jusqu'à ce que quelqu'un demande par hasard où en est actuellement une demande.

S'ajoute à cela le classique ping-pong en CC: Trois personnes sont informées, mais personne ne se sent responsable en premier lieu. Celui qui demande si une approbation a déjà été accordée reçoit souvent simplement une notification d'absence, et la demande réelle reste bloquée jusqu'à ce que quelqu'un le rappelle personnellement.

Selon une étude souvent citée de McKinsey les travailleurs du savoir consacrent en moyenne 28 pour cent de leur semaine de travail à la gestion des e-mails et près de 20 pour cent à la recherche d'informations internes ou du bon interlocuteur. C'est précisément cette recherche, qui doit approuver et où en est actuellement une demande, qui est le véritable consommateur de temps dans les approbations, pas la décision substantielle elle-même.

Qu'est-ce qu'un processus d'approbation lent coûte vraiment à une entreprise?

Un tiers des salariés ayant des tâches administratives perd selon une enquête Civey commandée par Allgeier inovar environ 28 jours de travail par an en raison de processus inefficaces, car 36 pour cent des 1 000 personnes interrogées perdent chaque jour plus d'une heure de travail à cause de telles pertes de friction.

Particulièrement notable pour les approbations: 39 pour cent des personnes interrogées observent des retards sensibles dans les décisions, et seules 20 pour cent des entreprises ont complètement numérisé les processus documentaires tels que les processus de facturation, de contrats ou d'approbation. Le reste reste tout ou partiellement bloqué dans la boîte aux lettres e-mail ou sur papier, avec des conséquences sensibles pour le rythme et les nerfs du travail quotidien.

Où exactement le processus se bloque-t-il lorsqu'une approbation reste bloquée?

En pratique, ce sont presque toujours les trois mêmes lacunes qui ralentissent un workflow d'approbation: une règle de suppléance automatique manquante en cas d'absence, un ordre flou pour les approbations multi-niveaux, et aucune traçabilité de qui a pris quelle décision quand.

• Escalade manquante: Si la personne responsable est en vacances ou malade, la demande reste simplement bloquée jusqu'à ce que quelqu'un la relance manuellement.
• Ordre flou: Pour les commandes plus importantes, deux départements doivent souvent approuver, par exemple la comptabilité et la direction, sans qu'il soit établi qui approuve en premier, de sorte qu'à la fin, les deux ou aucun ne se sentent responsables.
• Traçabilité manquante: Lors d'un audit de facturation ou d'une visite d'audit, il est souvent impossible de reconstituer qui a approuvé un paiement et quand, ce qui devient un risque de conformité réel pour les processus pertinents pour l'audit.

Particulièrement dans l'automatisation de la réception des factures cette combinaison de responsabilités multiples et de traçabilité manquante apparaît particulièrement souvent, car plusieurs départements doivent de toute façon participer à la décision tant sur le fond que sur la forme.

À quoi ressemble un workflow d'approbation automatisé en pratique?

Pour un client du secteur de la construction avec environ 40 employés, les offres et les commandes de plus de 500 euros passaient auparavant exclusivement par l'approbation personnelle de la direction par pièce jointe e-mail, souvent avec des retards de plusieurs jours lorsque la patronne était sur le chantier ou en déplacement.

Nous avons intégré le processus à Power Automate avec le système de commande existant. Dès qu'une offre ou une commande dépasse un montant défini, une demande d'approbation est envoyée automatiquement via la fonction d'approbation dans Microsoft Teams à la direction, avec toutes les informations pertinentes directement dans le message au lieu de pièce jointe e-mail. Si personne ne répond dans une période définie, le workflow transmet automatiquement la demande à un suppléant enregistré, et chaque décision est enregistrée avec un horodatage et un nom dans une liste évaluable.

Le résultat: Les approbations qui restaient précédemment bloquées dans la boîte aux lettres pendant des jours sont désormais généralement décidées en quelques heures, car chaque étape a une échéance et un suppléant, et personne n'a plus besoin d'envoyer un e-mail de suivi pour découvrir où en est une demande.

Ce processus est rarement un cas isolé: Habituellement, l'approbation n'est qu'une étape du traitement complet des commandes qui peut être automatisé dans sa totalité.

De quoi a besoin un workflow d'approbation pour ne pas disparaître à nouveau dans la boîte aux lettres?

Un workflow d'approbation n'est vraiment robuste que s'il apporte automatiquement trois choses: une logique d'échéance avec escalade, un historique complet de chaque décision, et une intégration au système dans lequel on travaille de toute façon, au lieu de devenir une autre application isolée que personne n'ouvre volontairement.

Quel outil convient, Power Automate, n8n ou une autre solution, dépend du paysage informatique existant, pas de la tendance. Chez NordFlux, nous classons donc les workflows d'approbation dans l'automatisation des processus car une approbation reste rarement isolée, mais est généralement partie d'un processus plus vaste, comme la réception des factures, l'approvisionnement ou l'intégration.

Quiconque ne sait pas où son propre entreprise reste le plus bloquée devrait commencer par le processus sur lequel on s'est le plus plaint récemment, c'est empiriquement un indicateur plus fiable que n'importe quel tableau de priorisation.

Questions fréquemment posées

Quelles approbations sont les plus faciles à automatiser?

Les approbations de factures, les approbations de commandes au-delà d'un seuil fixe, les demandes de congés et les approbations d'offres peuvent être automatisées le plus rapidement car elles ont des règles claires et peu d'exceptions.

Avons-nous besoin d'un nouveau logiciel pour cela?

Dans la plupart des cas non. Les workflows d'approbation peuvent être directement intégrés à Outlook, Teams, SharePoint ou au système ERP existant avec Power Automate ou n8n, sans introduire une application supplémentaire.

Combien de temps faut-il pour mettre en place un processus d'approbation automatisé?

Un seul processus d'approbation, par exemple pour les commandes ou les factures, peut généralement être piloté en quelques semaines, y compris les règles d'escalade et un test basé sur des cas réels de l'activité quotidienne.

Que se passe-t-il si la personne responsable est malade ou en vacances?

C'est précisément à cela que sert la règle d'escalade: Si le premier niveau ne répond pas dans le délai défini, la demande est automatiquement transmise à un suppléant enregistré, sans qu'un suivi manuel soit nécessaire.

Un workflow d'approbation automatisé est-il également un avantage du point de vue de la conformité?

Oui, car chaque décision est documentée avec un horodatage et le nom de la personne, ce qui a beaucoup plus de force probante lors des audits de facturation ou des audits internes qu'une chaîne d'e-mails qui finira un jour à la corbeille.