Workflow d'approbation multi-niveaux dans Power Automate

Un workflow d'approbation multi-niveaux dans Power Automate enchaîne plusieurs étapes d'approbation les unes après les autres, par exemple d'abord le supérieur hiérarchique direct puis la direction, en reliant plusieurs fois l'action Approbations - Démarrer et attendre une approbation avec une condition intercalée. Si la première approbation est positive, la deuxième demande démarre automatiquement vers l'instance suivante, tandis qu'une règle de délégation peut s'appliquer en cas d'absence des approbateurs et que les demandes restant ouvertes plus de 30 jours nécessitent un traitement technique distinct. État : juillet 2026.

Comment un processus d'approbation à deux niveaux est-il structuré techniquement ?

Un processus à deux niveaux se compose de deux blocs d'approbation consécutifs reliés par une condition. Selon le guide Gérer les approbations séquentielles avec Power Automate un tel flux se déroule dans cet ordre.

• Récupérer le supérieur hiérarchique : L'action Récupérer le supérieur hiérarchique (V2) du connecteur Utilisateurs Office 365 détermine automatiquement le supérieur hiérarchique de la personne demandeuse via son adresse e-mail.
• Première approbation : L'action Démarrer et attendre une approbation envoie la demande à ce supérieur hiérarchique et met le flux en pause jusqu'à réception d'une réponse.
• Vérifier la condition : Une condition compare la réponse de la personne approbatrice avec la valeur Approuver, cette vérification étant sensible à la casse.
• Deuxième approbation : Ce n'est que dans la branche Oui que suit le deuxième bloc d'approbation, qui va à l'instance supérieure suivante, par exemple la direction.

Si la première décision est négative, le flux se termine dans la branche Non directement par un e-mail de refus, sans que la direction soit sollicitée. Cela correspond à l'exemple de demande de congé décrit dans la documentation Microsoft, dans lequel une approbation préalable par le supérieur hiérarchique précède la décision finale.

Comment transmettre le deuxième niveau à la direction ?

Pour le deuxième niveau, vous avez besoin, dans la branche Oui de la première condition, d'un autre bloc d'approbation avec sa propre adresse de destinataire. Microsoft décrit deux méthodes pour cela : soit vous saisissez directement et de manière fixe l'adresse e-mail de la direction dans le champ Attribué à, soit vous ajoutez une deuxième action Récupérer le supérieur hiérarchique, qui récupère, sur la base du supérieur hiérarchique déjà déterminé, le propre supérieur hiérarchique de celui-ci. Dans le tutoriel, cette étape est appelée Récupérer le responsable de l'approbateur préalable et est utile lorsque la structure organisationnelle comporte plusieurs niveaux hiérarchiques et que la responsabilité ne doit pas être liée de manière fixe à une seule personne. Après chaque niveau, il est recommandé de mettre à jour la liste source ou le système source, par exemple une liste SharePoint, avec le statut respectif et les commentaires de la personne approbatrice, afin que l'historique reste traçable.

Comment fonctionne la règle de délégation en cas d'absence des approbateurs ?

L'application Gestionnaire d'approbations permet de configurer une règle de délégation qui transmet automatiquement les demandes d'approbation entrantes à une autre personne pendant une absence définie. Selon le guide Configurer l'absence du bureau et la délégation vous définissez pour cela l'heure de début et de fin de l'absence, vous choisissez la personne déléguée dans une liste de contacts et vous pouvez adapter le message généré automatiquement à l'attention de cette personne. Une restriction que Microsoft mentionne explicitement est importante en pratique : la délégation ne s'applique que si le paramètre d'absence du bureau est actif et que l'instant présent se situe dans la période choisie. Si le paramètre est désactivé ou si une demande se situe en dehors de la fenêtre temporelle, la demande d'approbation continue d'être envoyée à la personne initialement attribuée. Cette fonction de délégation fait partie du kit d'approbations séparé et doit être configurée par chaque approbateur lui-même, elle ne s'applique pas automatiquement à chaque flux.

Que se passe-t-il pour les approbations qui restent ouvertes plus de 30 jours ?

Si une demande d'approbation reste ouverte plus de 30 jours, Microsoft conseille, selon Créer et tester un workflow d'approbation avec Power Automate d'enregistrer l'approbation dans Microsoft Dataverse, car la durée d'exécution d'une seule exécution de flux est limitée. La structure recommandée utilise deux flux séparés : l'un qui envoie la demande d'approbation via l'action Créer une approbation (v2), et un second qui réagit indépendamment de l'exécution d'origine à la réponse ultérieure et exécute la logique métier. Le workflow reste ainsi fonctionnel même si la direction ne répond qu'après plusieurs semaines, par exemple pendant un voyage prolongé ou une période de forte charge de travail. Quiconque ne souhaite pas mettre en place seul un processus d'approbation multi-niveaux avec ce type de sécurisation pour les exécutions longues peut se faire accompagner dans la mise en place par un prestataire spécialisé comme NordFlux.

Questions fréquentes sur les workflows d'approbation multi-niveaux dans Power Automate

Puis-je enchaîner plus de deux niveaux d'approbation ?

Oui, le principe d'action d'approbation, condition et action d'approbation suivante peut être répété autant de fois que souhaité, chaque niveau supplémentaire rendant toutefois le flux moins clair et plus exigeant en maintenance. Au-delà de deux ou trois niveaux, il est souvent utile de répartir le processus sur plusieurs flux connectés, surtout lorsque le stockage Dataverse pour les exécutions longues devient également pertinent.

La règle de délégation s'applique-t-elle automatiquement à chaque nouveau collaborateur ?

Non, les paramètres d'absence du bureau et de délégation doivent être configurés individuellement par chaque personne dans l'application Gestionnaire d'approbations, il n'y a pas de reprise automatique pour les nouveaux comptes. Sans configuration active, une demande continue d'être envoyée à la personne initialement attribuée, éventuellement absente.

Quelle est la différence entre les approbations séquentielles et parallèles ?

Dans les approbations séquentielles, un niveau ne se déroule qu'après le précédent, tandis que les approbations parallèles peuvent solliciter plusieurs personnes en même temps. Pour un processus multi-niveaux avec supérieur hiérarchique et direction, la variante séquentielle est le choix approprié, car le deuxième niveau n'a de sens qu'après une première décision positive.

Ai-je absolument besoin de Dataverse pour des approbations de longue durée ?

Pour les flux qui se terminent dans les 30 jours, la configuration standard avec Démarrer et attendre une approbation suffit. Ce n'est que lorsqu'il faut réalistement s'attendre à des temps d'attente plus longs que Microsoft recommande de passer à la solution à deux flux basée sur Dataverse, car une seule exécution de flux est sinon limitée dans le temps.