Qui approuve quand le chef est en vacances ? Règles de suppléance pour les approbations Power Automate

Une facture attend la validation de la direction, partie deux semaines au bord de la mer. La personne qui pourrait la remplacer ne sait rien de la demande en attente. La validation reste donc bloquée, alors même que quelqu'un dans l'entreprise serait habilité à l'accorder. Le vrai problème n'est pas l'absence, mais l'absence de règle de suppléance.

Cet article montre comment organiser proprement la suppléance et la délégation dans les approbations Power Automate, afin que les validations continuent d'avancer même lorsque la personne réellement responsable est injoignable.

Pourquoi les validations restent-elles bloquées quand la personne qui approuve est en vacances ?

Une approbation reste bloquée parce qu'une tâche d'approbation Power Automate est liée en dur à une personne précise et ne bascule pas automatiquement vers une suppléance dès que cette personne est absente.

En vertu de l'article 3 de la loi allemande sur les congés (Bundesurlaubsgesetz), chaque salarié a droit à au moins 24 jours ouvrables de congés sur une semaine de six jours, soit 20 jours ouvrés sur une semaine de cinq jours. En pratique, de nombreuses entreprises accordent environ 30 jours. En ajoutant maladie, formation et déplacements professionnels, une personne habilitée à approuver est absente de son bureau une part notable de l'année. Sans règle de suppléance, c'est précisément cette absence qui devient un frein.

Autre difficulté : Power Automate laisse patiemment traîner une approbation sans réponse pendant longtemps. Si une demande passe par le kit Approvals, elle ne passe au statut « Pending (Timeout) » qu'après 30 jours sans réponse, et le flux cloud associé redémarre automatiquement (Microsoft Learn). Un mois sans relance, c'est une éternité dans le quotidien des approbations.

Quelles options de suppléance Power Automate propose-t-il nativement ?

Power Automate connaît deux méthodes natives pour transférer une approbation à une autre personne : la réattribution manuelle par la personne assignée et la délégation automatique via le kit Approvals.

• Réattribution manuelle (Reassign) : Toute personne ayant reçu une demande d'approbation peut la transférer à une autre personne dans le portail Power Automate via le menu à trois points. Le hic, selon Microsoft Learn : seule la personne assignée elle-même peut réattribuer la demande, le demandeur ne le peut pas. Si la personne responsable est déjà en vacances, Reassign ne sert donc plus à rien, car personne d'autre ne peut cliquer à sa place.
• Approbations natives dans Teams : L'application d'approbation intégrée à Microsoft Teams ne propose actuellement aucune délégation intégrée dans son interface. Microsoft le confirme dans son propre forum de questions-réponses et renvoie, pour les scénarios de suppléance, vers le kit Approvals ou des flux personnalisés.
• Kit Approvals avec délégation d'absence : Le kit Approvals pour Power Automate intègre des réglages d'absence et de délégation. Si une personne qui approuve y enregistre une période d'absence et une suppléance, les nouvelles demandes d'approbation pendant la période choisie sont automatiquement transférées à cette suppléance (Microsoft Learn). C'est la seule méthode native qui règle la suppléance sans intervention de la personne absente.

Comment mettre en place une suppléance fiable dans les approbations Power Automate ?

Une suppléance fiable se met en place lorsque vous n'inscrivez pas la personne responsable en dur dans le flux, mais la déterminez à l'exécution à partir d'une liste de suppléance maintenue à jour.

La structure la plus robuste dans des flux personnalisés repose sur un tableau de suppléance centralisé, le plus souvent une liste SharePoint. On y trouve, pour chaque personne qui approuve, une suppléance ainsi que les dates de début et de fin de l'absence. Avant de démarrer l'approbation, le flux lit cette liste et décide : si la date du jour tombe dans une période d'absence, la tâche va à la suppléance, sinon à la personne habituelle.

• Suppléance issue d'une liste plutôt que du flux : Qui inscrit la personne responsable en dur dans le flux doit retoucher le flux à chaque absence. Une liste tenue à jour permet à l'équipe métier de faire elle-même le changement, sans intervenir sur l'automatisation.
• Approbation en parallèle pour les validations critiques : Assignez d'emblée les demandes urgentes à deux personnes, de sorte qu'un seul accord suffise. Ainsi, la validation ne dépend jamais de la présence d'une seule personne.
• Escalade après un délai : Combinez la suppléance avec un délai. Si personne ne répond en quelques jours, la demande monte automatiquement d'un niveau au lieu d'attendre un mois le timeout.

Dans les projets NordFlux, nous mettons volontairement en place la suppléance en dehors du flux, afin que le secrétariat ou la direction d'équipe puisse saisir elle-même les absences. Un cas typique tiré de la pratique : un client du secteur public souhaitait que les validations de factures aillent sans délai à la suppléance pendant l'absence de la direction du service. La solution a reposé sur une liste de suppléance tenue par le secrétariat, avec un délai de trois jours ouvrés au-delà duquel la demande escalade visiblement.

Suppléance ou timeout : quelle différence ?

La suppléance détermine qui accorde une validation, tandis que le timeout définit seulement ce qui se passe si personne ne décide. Les deux sont nécessaires, mais ils résolvent des problèmes différents.

Un timeout est un filet de sécurité : il empêche une demande de rester bloquée indéfiniment en déclenchant une action de repli une fois un délai écoulé, par exemple un refus automatique ou une escalade. Mais il ne garantit pas que la bonne personne décide réellement. Une règle de suppléance, en revanche, amène la décision à la bonne personne présente avant même qu'un délai n'expire. Qui ne travaille qu'avec des timeouts échange des validations bloquées contre des refus automatiques, ce qui est rarement souhaité. Pour savoir comment les validations restent généralement bloquées dans les PME et ce que cela coûte, lisez l'article sur les workflows d'approbation dans les PME. Si vous souhaitez intégrer suppléance, délais et escalade directement dans vos processus, NordFlux vous accompagne dans l'automatisation des workflows d'approbation.

Questions fréquentes sur la suppléance dans les approbations Power Automate

Puis-je mettre en place une suppléance dans Power Automate sans programmation ?

En partie. Le kit Approvals propose des réglages d'absence et de délégation prêts à l'emploi, sans code. Pour des règles personnalisées avec votre propre liste de suppléance et des délais, un flux est nécessaire, mais il peut être assemblé dans le designer sans programmation classique.

Une personne déjà absente peut-elle encore transférer son approbation ?

Uniquement via la réattribution manuelle, et seulement tant qu'elle est elle-même active. Seule la personne assignée peut réattribuer une demande, le demandeur ne le peut pas. Si la personne est déjà en vacances, il vous faut une suppléance automatique via le kit Approvals ou un flux personnalisé.

Que se passe-t-il si personne ne traite l'approbation ?

Pour une approbation via le kit Approvals, la demande passe au statut « Pending (Timeout) » après 30 jours sans réponse, et le flux redémarre. Dans des flux personnalisés, vous pouvez définir un délai bien plus court et une escalade automatique.

L'application d'approbation Teams propose-t-elle une suppléance intégrée ?

Non. L'application d'approbation native dans Microsoft Teams n'a actuellement aucune délégation dans son interface. Pour la suppléance, utilisez le kit Approvals ou un flux d'approbation personnalisé.