RPA o SAP Process Automation: qué automatización realmente merece la pena para SAP

Quien quiera combinar RPA y SAP tropezará tarde o temprano con una cuestión de licencias que puede acabar costando más que el propio proyecto de automatización. La regla general extendida dice que un bot que escribe en la interfaz como un humano es inofensivo desde el punto de vista de las licencias, y que solo el acceso por API cuenta. Esta regla no aparece en ningún documento de SAP. En la propia definición de Digital Access de SAP se mencionan expresamente los bots RPA.

¿Cuenta SAP realmente los bots RPA dentro del Digital Access?

Sí, y SAP lo dice por escrito. La descripción oficial de Digital Access para SAP S/4HANA menciona expresamente los bots RPA como desencadenantes, sin distinguir entre el acceso por interfaz de usuario y el acceso por interfaz técnica: «It also occurs when nonhuman devices, robotic process automation bots (RPA bots), automated systems, and so on, use the digital core in any way.» El añadido «in any way» es el punto en el que la regla general se rompe.

Esto se ve respaldado por la definición contractual de uso que SAP cita en el documento «SAP ERP Pricing for the Digital Age»: «All 'use' of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license.» Que un bot haga clic o envíe una solicitud OData no cambia nada en la lógica de licencias.

¿Cómo funciona el modelo de Digital Access?

Digital Access no se calcula por usuario, sino por documento generado. SAP define para ello nueve tipos de documento: Sales, Invoice, Purchase, Service & Maintenance, Manufacturing, Quality Management y Time Management con un multiplicador de 1,0, además de Material y Financial con 0,2. Solo se cuenta la creación inicial; leer y modificar no tiene coste. El alcance es limitado: el modelo afecta al «Digital Core», es decir, SAP ERP (ECC), S/4HANA y S/4HANA Cloud. El propio SAP advierte en el documento que no forma parte del contrato y puede modificarse sin previo aviso. Lo determinante es su contrato, no el documento de políticas y, desde luego, tampoco este artículo.

¿Se aplica Digital Access también a SAP Business One?

No, Business One sigue un modelo de licencias distinto, y esto es precisamente lo que se confunde con regularidad en las conversaciones de asesoría. En la License Guide for SAP Business One 10.0 no aparecen ni «Digital Access» ni los nueve tipos de documento. Business One se basa en usuarios nominales: «SAP Business One is based on a named user licensing model […] authorized to access, directly or indirectly, the licensed SAP Business One software.»

El «Indirect Access» también existe ahí, pero como tipo de licencia para usuarios, no como recuento de documentos. Según la guía, los permisos de Indirect Access deben solicitarse en el contrato, por separado o como parte de los tipos de usuario Professional, Limited o CRM. SAP incluye expresamente la DI API en esa misma lógica: «Note that the logon limitation also applies to the DI API.» Quien ejecute un bot a través de la DI API necesita una licencia adecuada para ello. Omitimos deliberadamente una cifra que circula: que una licencia Professional incluya de forma general diez licencias Indirect no aparece en la guía oficial, sino que procede de una publicación de la comunidad.

¿RPA o SAP Process Automation: qué encaja con qué?

La respuesta honesta depende de cuán profundamente esté usted inmerso en el mundo SAP, no de qué herramienta esté vendiendo en ese momento un proveedor de servicios. Según el SAP Help Portal, SAP Build Process Automation (SBPA) combina flujos de trabajo no-code con capacidades RPA, incluido un agente de escritorio que lee pantallas e introduce datos, en modo asistido o no asistido. La función básica es, por tanto, la misma que la de una herramienta RPA clásica. Las diferencias están en otra parte:

• Alcance más allá de SAP: Las herramientas RPA clásicas como UiPath son agnósticas respecto al sistema y automatizan SAP, sistemas heredados, software sectorial y aplicaciones de Windows dentro del mismo proceso. SBPA está adaptado a SAP y vinculado a la SAP Business Technology Platform; los planes de servicio se gestionan en el BTP Cockpit.
• Cercanía con la pila de SAP: Si un proceso permanece por completo dentro de SAP, la propia pila de SAP ahorra la plataforma adicional, la segunda negociación de licencias y la discusión sobre cómo clasificar una herramienta de terceros.
• Base existente: Sin BTP, se compra además toda una plataforma. A la inversa, SBPA duplica el panorama de herramientas si Power Platform o UiPath ya están implantados y SAP es solo uno de varios sistemas. Lo que cuestan las licencias de UiPath para la mediana empresa lo hemos desglosado por separado.
• Business One en particular: SAP documenta SBPA dentro del conjunto de documentación de Business One como un enfoque no-code para automatizaciones «on top of SAP Business One». La dependencia de BTP y la idoneidad para Business One no se excluyen, por tanto, mutuamente. SAP no documenta ahí cómo se conecta técnicamente SBPA con Business One.

¿Qué vías existen para acceder a SAP Business One?

Business One ofrece tres vías de integración oficiales, y la elección determina la estabilidad y el esfuerzo de mantenimiento. El Service Layer es la vía moderna a través de HTTP y OData, donde OData v3 se considera obsoleta desde FP 2405 y v4 es la que recibe soporte principal. La DI API es una DLL COM más cercana a la base de datos, pero está sujeta a la restricción de inicio de sesión mencionada. El Integration Framework (B1if) cubre escenarios entre sistemas.

Nuestra experiencia: la vía a través de una interfaz documentada es casi siempre más barata que el bot que escribe en la interfaz, porque sobrevive a los cambios de interfaz. En nuestra prueba práctica sobre la aprobación de facturas reconstruimos esta comparación frente a un pedido de SAP. La variante basada en la interfaz de usuario no aporta ninguna ventaja en términos de licencias. Para la conexión, nuestra integración de interfaces es el punto de entrada, y para el proceso posterior, nuestra automatización de la entrada de facturas.

¿Qué cuestiones de licencia debe aclarar con SAP?

Hay tres puntos que no se pueden responder a partir de los documentos públicos de SAP, y preferimos nombrarlos antes que adivinarlos. Primero, SAP distingue en el documento de precios entre «SAP Applications», que no generan ninguna necesidad adicional de usuarios, y «technology solutions», que quedan excluidas e incluyen expresamente la SAP Cloud Platform. Ahí no se especifica si SBPA cuenta como aplicación privilegiada o como solución tecnológica excluida. Precisamente ahí es donde se juega el dinero. Segundo, SAP no publica precios de Digital Access por documento. Tercero, la fecha de fin de mantenimiento de Intelligent RPA no puede consultarse públicamente. Aclare esto por escrito a través de su contrato con SAP.

Para la elección de la herramienta en sí, la cosa es sencilla: si su proceso vive por completo dentro de SAP y de todos modos usa BTP, la propia pila de SAP suele ser el camino más corto. Si SAP es solo una estación en una cadena de sistemas heredados, software sectorial y Office, una herramienta RPA agnóstica respecto al sistema saca a relucir su fuerza. NordFlux es una casa de UiPath y Power Platform, no una casa de SAP. De ahí esta aclaración en nuestro propio interés: si está usted muy inmerso en SAP, un partner de SAP con experiencia en SBPA suele ser mejor opción que nosotros.

Preguntas frecuentes sobre RPA y SAP

¿Un bot RPA desencadena el Digital Access de SAP?

Según la propia definición de SAP, sí. El SAP Help Portal nombra expresamente los «robotic process automation bots (RPA bots)» como desencadenantes de Digital Access cuando usan el Digital Core «in any way». Que el bot acceda por la interfaz de usuario o por una interfaz técnica no es un criterio de distinción. Lo vinculante es su contrato con SAP.

¿Ahorra un bot costes de licencia si solo escribe en la GUI?

No existe ninguna prueba de ello en la documentación de SAP. La definición de uso citada por el propio SAP dice lo contrario: «All 'use' of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license.» La tesis de algunos consultores de que el screen scraping sería más barato que una llamada a la API no está respaldada por ningún documento de SAP.

¿Se aplica el modelo de Digital Access a SAP Business One?

No. Digital Access afecta al Digital Core, es decir, SAP ERP (ECC), S/4HANA y S/4HANA Cloud. SAP Business One tiene licencia por usuario nominal. Ahí, «Indirect Access» es un tipo de licencia de usuario que, según el License Guide, debe solicitarse en el contrato, y no un recuento por tipo de documento.

¿Es SAP Build Process Automation el sucesor de SAP Intelligent RPA?

SAP confirma que Intelligent RPA ya no está disponible como suscripción y que sus capacidades se han integrado en SBPA. SBPA incluye un agente de escritorio para la automatización de la interfaz de usuario, en modo asistido y no asistido. No hemos podido encontrar una fecha de fin de mantenimiento de Intelligent RPA que sea consultable públicamente.