Automatizar flujos de aprobación: Dónde se atascan las aprobaciones en las medianas empresas

Una oferta está lista en la bandeja de entrada de la dirección, que está en la obra. Una factura espera la aprobación del apoderado, que está de vacaciones. Una solicitud de pedido desaparece entre cincuenta correos electrónicos en CC. Las aprobaciones en muchas medianas empresas no son un proceso, sino una cuestión de suerte: Quién lea primero el correo correcto y todavía lo recuerde, decide qué tan rápido continúa.

Este artículo muestra dónde se atascan realmente las aprobaciones en la práctica, qué cuesta, y cómo automatizar los flujos de aprobación sin perder el control sobre la decisión.

¿Por qué se atascan exactamente las aprobaciones en la bandeja de entrada de correo electrónico?

El correo electrónico es tan propenso a errores como herramienta de aprobación porque no tiene ni un orden fijo ni un plazo ni una representación automática: Cada mensaje parece igual de urgente hasta que alguien casualmente pregunta dónde está atascada una solicitud.

Se suma el clásico ping-pong por CC: Tres personas están informadas, pero nadie se siente responsable en primer lugar. Quien pregunta si ya se ha concedido una aprobación a menudo solo recibe un aviso de ausencia, y la solicitud real permanece hasta que alguien la recuerda personalmente.

Según una ampliamente citada investigación de McKinsey los trabajadores del conocimiento pasan en promedio 28 por ciento de su semana laboral administrando correos electrónicos y casi 20 por ciento buscando información interna o los contactos correctos. Exactamente esta búsqueda, quién tiene que aprobar ahora y dónde está actualmente una solicitud, es en las aprobaciones el verdadero devorador de tiempo, no la decisión sustancial en sí.

¿Cuánto cuesta realmente un proceso de aprobación lento a una empresa?

Cada tercer empleado con tareas administrativas pierde según una encuesta de Civey encargada por Allgeier inovar alrededor de 28 días laborales por año debido a procesos ineficientes, porque 36 por ciento de los 1.000 encuestados pierden diariamente más de una hora de tiempo de trabajo en tales pérdidas por fricción.

Particularmente notable para las aprobaciones: 39 por ciento de los encuestados observan decisiones notablemente retrasadas, y solo 20 por ciento de las empresas han digitalizado completamente procesos de documentos como procesos de facturación, contratos o aprobación. El resto está atrapado completamente o en parte en la bandeja de entrada de correo electrónico o en papel, con consecuencias notables para la velocidad y los nervios en las operaciones diarias.

¿Exactamente dónde se atasca el proceso cuando una aprobación se queda atascada?

En la práctica, casi siempre son las mismas tres brechas las que ralentizan un flujo de aprobación: una regla de representación automática faltante en caso de ausencia, un orden poco claro en aprobaciones de múltiples etapas, y ninguna trazabilidad de quién tomó qué decisión y cuándo.

• Escalación faltante: Si la persona responsable está de vacaciones o enferma, la solicitud simplemente permanece hasta que alguien hace un seguimiento manualmente.
• Orden poco claro: Con pedidos más grandes, a menudo dos departamentos tienen que aprobar, como contabilidad y administración, sin que se establezca quién va primero, por lo que al final ambos o ninguno se sienten responsables.
• Trazabilidad faltante: En una auditoría de facturas o en una cita con un auditor, a menudo no se puede reconstruir quién aprobó un pago y cuándo, lo que se convierte en un riesgo real de cumplimiento en procesos relevantes para la auditoría.

Especialmente en la automatización de la entrada de facturas esta combinación de múltiples responsabilidades y trazabilidad faltante aparece particularmente a menudo, porque aquí varios departamentos tienen que tomar decisiones de contenido y formales de todos modos.

¿Cómo se ve un flujo de aprobación automatizado en la práctica?

Con un cliente del sector de la construcción de aproximadamente 40 empleados, las ofertas y pedidos por encima de 500 euros anteriormente se procesaban exclusivamente a través de la aprobación personal de la administración por correo electrónico adjunto, a menudo con retrasos de varios días cuando la jefa estaba en la obra o viajando.

Hemos conectado el proceso con Power Automate al sistema de pedidos existente. Tan pronto como una oferta o pedido exceda un monto establecido, una solicitud de aprobación se envía automáticamente a través de función de aprobación en Microsoft Teams a la administración, con todos los datos relevantes directamente en el mensaje en lugar de como adjunto de correo electrónico. Si nadie responde dentro de una ventana de tiempo establecida, el flujo de trabajo reenvía automáticamente la solicitud a una representación guardada, y cada decisión se registra con una marca de tiempo y nombre en una lista evaluable.

El resultado: Las aprobaciones que anteriormente estaban en la bandeja de entrada durante días ahora generalmente se deciden en cuestión de horas, porque cada nivel tiene un plazo y una representación, y nadie tiene que escribir un correo de seguimiento para averiguar dónde está atascada una solicitud.

Este proceso rara vez es un caso aislado: Por lo general, la aprobación es solo una estación dentro de la cumplimiento de pedidos, que se puede automatizar en su totalidad.

¿Qué necesita un flujo de aprobación para no desaparecer nuevamente en la bandeja de entrada?

Un flujo de aprobación es realmente robusto solo cuando proporciona automáticamente tres cosas: una lógica de plazo con escalación, un historial completo de cada decisión, y una conexión al sistema en el que ya se trabaja, en lugar de convertirse en otra aplicación aislada que nadie abre voluntariamente.

Qué herramienta es la adecuada, Power Automate, n8n u otra solución, depende de la infraestructura de TI existente, no de la tendencia. En NordFlux, por lo tanto, categorizamos los flujos de aprobación en la automatización de procesos, porque una aprobación rara vez se encuentra sola, sino que generalmente es parte de un proceso más grande, como la recepción de facturas, la adquisición o la incorporación.

Quien no está seguro de dónde se atasca más en su propia operación, es mejor comenzar con el proceso sobre el que se maldijo más recientemente, esa es, según la experiencia, un indicador más confiable que cualquier tabla de priorización.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las aprobaciones más fáciles de automatizar?

Las aprobaciones de facturas, las aprobaciones de pedidos a partir de un umbral fijo, las solicitudes de vacaciones y las aprobaciones de ofertas se pueden automatizar más rápidamente porque tienen reglas claras y pocas excepciones.

¿Necesitamos software nuevo para esto?

En la mayoría de los casos no. Los flujos de aprobación se pueden conectar directamente a Outlook, Teams, SharePoint o el sistema ERP existente con Power Automate o n8n, sin introducir una aplicación adicional.

¿Cuánto tiempo tarda la implementación de un proceso de aprobación automatizado?

Un único proceso de aprobación, como para pedidos o facturas, generalmente se puede probar dentro de unas pocas semanas, incluidas las reglas de escalación y una prueba con casos reales de operaciones diarias.

¿Qué sucede si la persona responsable está enferma o de vacaciones?

Exactamente para eso está la regla de escalación: Si el primer nivel no responde dentro del plazo establecido, la solicitud se reenvía automáticamente a una representación guardada sin que nadie tenga que hacer un seguimiento manual.

¿Es un flujo de aprobación automatizado también una ventaja desde el punto de vista del cumplimiento?

Sí, porque cada decisión se documenta con una marca de tiempo y persona, lo que tiene mucha más fuerza probatoria en auditorías de facturas o auditorías internas que una cadena de correos que eventualmente termina en la papelera.