Flujo de aprobación multinivel en Power Automate

Un flujo de aprobación multinivel en Power Automate encadena varios pasos de aprobación uno tras otro, por ejemplo primero el supervisor directo y después la dirección, enlazando varias veces la acción Aprobaciones - Iniciar y esperar una aprobación con una condición intercalada. Si la primera aprobación es positiva, la segunda solicitud se inicia automáticamente hacia la siguiente instancia, mientras que en ausencia de los aprobadores puede aplicarse una regla de delegación y las solicitudes que permanecen abiertas más de 30 días requieren un tratamiento técnico separado. Estado: julio de 2026.

¿Cómo está estructurado técnicamente un proceso de aprobación de dos niveles?

Un proceso de dos niveles consta de dos bloques de aprobación consecutivos conectados por una condición. Según la guía Administrar aprobaciones secuenciales con Power Automate un flujo de este tipo se desarrolla en este orden.

• Obtener supervisor: La acción Obtener supervisor (V2) del conector de usuarios de Office 365 determina automáticamente el supervisor de la persona solicitante a través de su dirección de correo electrónico.
• Primera aprobación: La acción Iniciar y esperar una aprobación envía la solicitud a este supervisor y pausa el flujo hasta que se recibe una respuesta.
• Comprobar condición: Una condición compara la respuesta de la persona aprobadora con el valor Aprobar, teniendo esta comprobación en cuenta mayúsculas y minúsculas.
• Segunda aprobación: Solo en la rama Sí sigue el segundo bloque de aprobación, que va a la siguiente instancia superior, por ejemplo la dirección.

Si la primera decisión es negativa, el flujo termina en la rama No directamente con un correo de rechazo, sin que la dirección llegue siquiera a ser consultada. Esto corresponde al ejemplo de solicitud de vacaciones descrito en la documentación de Microsoft, en el que una aprobación previa del supervisor precede a la decisión final.

¿Cómo se dirige el segundo nivel a la dirección?

Para el segundo nivel necesita, en la rama Sí de la primera condición, otro bloque de aprobación con su propia dirección de destinatario. Microsoft describe dos formas de hacerlo: o bien introduce directamente y de forma fija la dirección de correo electrónico de la dirección en el campo Asignado a, o bien añade una segunda acción Obtener supervisor, que, a partir del supervisor ya determinado, obtiene el propio supervisor de este. En el tutorial, este paso se denomina Obtener el responsable del aprobador previo y resulta útil cuando la estructura organizativa tiene varios niveles jerárquicos y la responsabilidad no debe estar vinculada de forma fija a una sola persona. Después de cada nivel, se recomienda actualizar la lista de origen o el sistema de origen, por ejemplo una lista de SharePoint, con el estado respectivo y los comentarios de la persona aprobadora, para que el historial siga siendo rastreable.

¿Cómo funciona la regla de delegación en ausencia de los aprobadores?

A través de la aplicación Administrador de aprobaciones se puede configurar una regla de delegación que transfiere automáticamente las solicitudes de aprobación entrantes a otra persona durante una ausencia definida. Según la guía Configurar la ausencia de la oficina y la delegación para ello se establece la hora de inicio y fin de la ausencia, se elige a la persona delegada de una lista de contactos y se puede adaptar el mensaje generado automáticamente para esa persona. Una restricción que Microsoft menciona explícitamente es importante en la práctica: la delegación solo se aplica si la configuración de ausencia está activa y el momento actual se encuentra dentro del periodo seleccionado. Si la configuración está desactivada o una solicitud queda fuera de la ventana temporal, la solicitud de aprobación sigue llegando a la persona asignada originalmente. Esta función de delegación forma parte del kit de aprobaciones independiente y debe ser configurada por cada persona aprobadora individualmente, no se aplica automáticamente a cada flujo.

¿Qué ocurre con las aprobaciones que permanecen abiertas más de 30 días?

Si una solicitud de aprobación permanece abierta más de 30 días, Microsoft recomienda, según Crear y probar un flujo de trabajo de aprobación con Power Automate guardar la aprobación en Microsoft Dataverse, porque la duración de ejecución de una sola ejecución de flujo es limitada. La estructura recomendada utiliza dos flujos separados: uno que envía la solicitud de aprobación a través de la acción Crear una aprobación (v2), y un segundo que, independientemente de la ejecución original, reacciona a la respuesta posterior y ejecuta la lógica de negocio. Así el flujo de trabajo sigue siendo funcional incluso si la dirección responde solo después de varias semanas, por ejemplo durante un viaje prolongado o en una fase de mucho trabajo. Quien no quiera construir por sí solo un proceso de aprobación multinivel con este tipo de protección para ejecuciones largas puede hacerse acompañar en la configuración por un proveedor de servicios especializado como NordFlux.

Preguntas frecuentes sobre flujos de aprobación multinivel en Power Automate

¿Puedo encadenar más de dos niveles de aprobación?

Sí, el principio de acción de aprobación, condición y siguiente acción de aprobación se puede repetir tantas veces como se desee, aunque cada nivel adicional hace que el flujo sea menos claro y más exigente de mantener. Con más de dos o tres niveles suele merecer la pena dividirlo en varios flujos conectados, sobre todo cuando el almacenamiento en Dataverse para ejecuciones largas también resulta relevante.

¿La regla de delegación se aplica automáticamente a cada nuevo empleado?

No, la configuración de ausencia de la oficina y delegación debe configurarse individualmente por cada persona en la aplicación Administrador de aprobaciones, no existe una asunción automática para cuentas nuevas. Sin una configuración activa, una solicitud sigue llegando a la persona asignada originalmente, posiblemente ausente.

¿Cuál es la diferencia entre aprobaciones secuenciales y paralelas?

En las aprobaciones secuenciales, un nivel solo se ejecuta después del anterior, mientras que las aprobaciones paralelas pueden consultar a varias personas al mismo tiempo. Para un proceso multinivel con supervisor y dirección, la variante secuencial es la elección adecuada, porque el segundo nivel solo tiene sentido después de una primera decisión positiva.

¿Necesito obligatoriamente Dataverse para aprobaciones de larga duración?

Para los flujos que se completan dentro de 30 días, basta con la configuración estándar con Iniciar y esperar una aprobación. Solo cuando realmente hay que contar con tiempos de espera más largos, Microsoft recomienda cambiar a la solución de dos flujos basada en Dataverse, ya que de lo contrario una sola ejecución de flujo tiene un tiempo limitado.