OneDrive oder SharePoint: wo eine Datei hingehört

Eine Datei gehört in OneDrive, wenn nur Sie selbst daran arbeiten, und in SharePoint, wenn ein Team gemeinsam darauf zugreifen soll: Laut Microsoft ist OneDrive der persönliche Speicher für einzelne Nutzer, während SharePoint als Team- und Organisationsspeicher für Zusammenarbeit, Wissensmanagement und automatisierte Prozesse gedacht ist. Beide Dienste liegen auf derselben technischen Grundlage und lassen sich später zwischen den beiden Bereichen verschieben, wenn sich der Charakter einer Datei ändert. Stand: August 2026.

Wofür ist OneDrive gedacht?

OneDrive eignet sich für Dateien, die zunächst nur einer Person gehören, etwa Entwürfe vor der Freigabe an ein Team oder persönliche Notizen. Laut der Einführung in SharePoint und OneDrive von Microsoft Learn helfen beide Dienste Organisationen dabei, Inhalte zu teilen und zu verwalten, wobei OneDrive über die Synchronisierungs-App und die mobile App auf jedem Gerät verfügbar ist. Sobald eine Datei für mehrere Personen relevant wird, sollte sie in eine SharePoint-Bibliothek verschoben werden, weil OneDrive nicht für dauerhafte Teamarbeit ausgelegt ist.

Wofür ist SharePoint gedacht?

SharePoint ist der richtige Ort, sobald mehrere Personen dauerhaft an denselben Inhalten arbeiten oder darauf zugreifen sollen. Dateien, die in Microsoft Teams abgelegt werden, landen laut Microsoft Learn technisch ebenfalls in SharePoint-Websites, weil SharePoint tief in Teams integriert ist. Das macht SharePoint zum Standardort für Teamdokumente, Projektunterlagen und alles, was in automatisierten Abläufen mit Power Automate oder n8n weiterverarbeitet werden soll, weil Bibliotheken dort im Gegensatz zu persönlichen OneDrive-Ordnern strukturiert freigegeben und dauerhaft verwaltet werden können.

Was passiert mit dem OneDrive, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Wenn ein Benutzerkonto aus Microsoft Entra ID gelöscht wird, startet automatisch ein Aufräumprozess für das zugehörige OneDrive. Laut Microsoft Learn erhält standardmäßig die im Profil hinterlegte Führungskraft für 30 Tage Zugriff auf das OneDrive der ausgeschiedenen Person, bekommt sieben Tage vor Ablauf eine Erinnerung per E-Mail, und nach Ablauf der Frist wandert das OneDrive für weitere 93 Tage in den Papierkorb der Site-Sammlung, bevor es endgültig gelöscht wird. Ist keine Führungskraft hinterlegt, sollten Sie im SharePoint Admin Center einen sekundären Besitzer festlegen, sonst erhält niemand automatisch Zugriff. Details dazu stehen in der Dokumentation zu OneDrive-Aufbewahrung und -Löschung.

Wer ist für das Backup zuständig?

Für die Sicherung der Inhalte in OneDrive und SharePoint ist im Standardvertrag von Microsoft 365 die Organisation selbst zuständig, nicht Microsoft. Die beschriebenen Aufbewahrungsfristen für gelöschte Konten sind ein Aufräummechanismus, kein Backup-Ersatz: Retention-Richtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aus dem Compliance-Bereich haben laut Microsoft Learn immer Vorrang vor dem Standardprozess und können Inhalte kürzer oder länger aufbewahren als die 30-Tage-Frist. Wenn Sie Freigaben, Ablagestruktur oder Automatisierung rund um SharePoint neu aufsetzen wollen, ist das ein guter Ansatzpunkt für unsere Automatisierungsberatung.

Häufige Fragen zu OneDrive und SharePoint

Kann ich eine Datei nachträglich von OneDrive nach SharePoint verschieben?

Ja, das ist der übliche Weg: Eine Datei beginnt oft als persönlicher Entwurf in OneDrive und wird verschoben, sobald ein Team daran mitarbeiten soll. Technisch handelt es sich um eine normale Dateiverschiebung zwischen zwei Bibliotheken auf derselben Plattform.

Werden Dateien in Microsoft Teams in OneDrive oder SharePoint gespeichert?

In SharePoint. Laut Microsoft Learn sind Dateien, die in einem Team-Kanal abgelegt werden, technisch Teil der zugehörigen SharePoint-Website, auch wenn die Oberfläche von Teams das nicht immer deutlich zeigt.

Was passiert, wenn niemand als Zugriffsberechtigter für ein gelöschtes Konto hinterlegt ist?

Dann bekommt laut Microsoft Learn niemand automatisch Zugriff auf das OneDrive, und es besteht das Risiko, dass wichtige Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, ohne dass jemand vorher gewarnt wurde. Deshalb lohnt es sich, im SharePoint Admin Center vorsorglich einen sekundären Besitzer für jedes Konto festzulegen.

Ist OneDrive für vertrauliche Dokumente sicherer als SharePoint?

Nicht grundsätzlich. Beide Dienste nutzen dieselbe Sicherheitsinfrastruktur, der Unterschied liegt in der Freigabe: Eine Datei in OneDrive ist privat, solange Sie sie nicht bewusst teilen, während SharePoint-Bibliotheken oft von vornherein für eine Gruppe sichtbar sind. Für vertrauliche Inhalte kommt es also weniger auf den Dienst an als auf die konkrete Freigabeeinstellung der jeweiligen Datei oder Bibliothek.