Automatisation · Facturation émise

Automatiser la facturation: Service rendu, facture envoyée, argent arrivé plus tôt.

NordFlux relie votre facturation émise de la saisie des prestations à travers le flux de facturation et l'approbation jusqu'à l'envoi et à la liste des comptes clients. Les factures récurrentes, les factures groupées et les factures d'acompte fonctionnent selon vos règles, pas selon vos rappels. Vous donnez votre approbation, le reste se fait sans vous.

Analyse initiale gratuite Cas d'usage

Le problème

La prestation a longtemps été exécutée, la facture est encore dans la pile.

Dans de nombreuses entreprises, la facturation est la dernière étape pour laquelle personne n'a jamais le temps. Chaque jour qu'une facture reste en attente est un jour où l'argent reste chez le client au lieu d'être sur votre compte.

01Le flux de facturation dépend d'une seule personne, et si celle-ci est en vacances, la fin du mois se décale d'une quinzaine.
02Les feuilles de temps, les bons de livraison et les tickets se trouvent dans trois systèmes, et quelqu'un les tape manuellement dans le logiciel de facturation à la fin du mois.
03Les contrats de maintenance et les abonnements sont oubliés ou facturés en double parce que les dates d'échéance se trouvent dans un tableau Excel.
04Les factures d'acompte dans les projets restent à la traîne de la progression des travaux, et la facture finale découvre finalement des erreurs du mois trois.

Cas d'usage

Ce que nous automatisons concrètement dans la facturation émise.

Cinq blocs de construction que nous construisons individuellement ou comme un flux continu. Lesquels vous sont rentables dépend de votre volume de facturation et du type de vos services.

Collecter automatiquement les bases de facturation

Les heures saisies, les commandes terminées, les bons de livraison et les tickets sont automatiquement consolidés en positions facturables, plutôt que d'être recherchés manuellement à la fin du mois. Nous récupérons les données là où elles se créent déjà: saisie du temps, gestion des stocks, système de tickets ou logiciel de projet. Ce qui ne peut pas être clairement attribué est placé sur une liste de clarification plutôt que silencieusement sur la facture.

Économies 1-2 jours par clôture mensuelle

Factures récurrentes et contrats

Les contrats de maintenance, les loyers, les abonnements et les forfaits sont générés à la date convenue à partir d'un enregistrement de contrat, avec ajustement des prix, date de fin d'exécution et date de résiliation. Le flux vous avertit avant qu'une échéance ne soit manquée, et non seulement quand un client se demande où est la facture. Nous enregistrons les clauses d'indexation et les ajustements d'index en tant que règles, pas en tant que notes.

Impact aucune échéance oubliée

Factures d'acompte et factures partielles selon le plan de paiement

Dans les projets et les travaux, la facture dépend de la progression, pas du calendrier. Nous mappons le plan de paiement, tirons la progression de votre système ou d'une approbation de l'équipe et générons des factures d'acompte avec un décompte correct dans la facture finale. Les acomptes déjà facturés sont automatiquement déduits pour que la facture finale ne devienne pas une énigme mathématique.

Économies 3-5 h par projet

Exécution de facturation avec approbation au lieu d'envoi individuel

Au lieu de générer chaque facture individuellement, une exécution groupée prépare tous les documents dus et vous les présente sous forme de liste pour vérification. Les anomalies comme les montants inhabituellement élevés, les numéros de commande manquants ou les clients avec blocage de paiement sont marqués avant que vous n'approuviez. C'est votre approbation qui déclenche la génération et l'envoi, tout le reste est la préparation.

Économies 2-4 h par exécution

Envoi, archivage et comptes clients

Chaque client reçoit la facture via le canal qu'il exige: e-mail, portail client, portail fournisseur ou courrier par un prestataire. En parallèle, le document est archivé de manière conforme à l'audit, la comptabilité le reçoit au format convenu, et les comptes clients sont mis à jour. Qui a reçu la facture et quand figure dans le protocole et non dans la boîte d'envoi d'un collègue.

Impact La réception de paiement devient traçable

Outils et délimitation

Avec quoi nous construisons et où cette page s'arrête.

La facturation émise, le format de facturation et la facturation reçue sont trois chantiers différents. Nous les séparons intentionnellement, sinon les projets deviendraient gonflés alors qu'individuellement ils seraient terminés en 30 jours.

Format

Quand XRechnung et ZUGFeRD arrivent

Cette page traite du chemin de la prestation à la facture terminée. Que cette facture soit finalement émise en PDF, en tant que XRechnung ou en tant que fichier ZUGFeRD est une question distincte avec ses propres normes et règles de vérification. Les deux vont ensemble, mais sont planifiés séparément.

Automatiser la facturation électronique

Direction opposée

La facturation reçue est un autre projet

Les factures fournisseurs entrantes doivent être lues, vérifiées contre la commande, approuvées et transmises à la comptabilité. C'est le côté fournisseurs et n'a techniquement pas grand-chose à voir avec votre flux de facturation. Si votre goulot d'étranglement est là, le côté réception est le bon point de départ.

Automatiser la facturation reçue

Outils

n8n ou Power Automate, selon les systèmes existants

Nous choisissons l'outil en fonction de votre système, pas selon le programme de partenariat. Si l'exploitation fonctionne sur Microsoft 365, Power Automate est souvent le chemin le plus court, pour les systèmes mixtes et les interfaces personnalisées, nous prenons n8n, sur demande sur un serveur en Allemagne. Les deux accèdent à votre logiciel de facturation existant plutôt que de le remplacer.

Voir n8n

Voici comment nous travaillons

Le modèle 30 jours pour votre flux de facturation.

Après l'analyse initiale gratuite, un prix fixe est défini avant que vous ne décidiez. Le prix ne change pas pendant le projet, même si nous nous trompons en chemin.

Semaine 1: Enregistrer le flux de facturation

Nous parcourons une vraie clôture mensuelle avec vous et notons d'où vient chaque position et qui la traite. À la fin, il est clair quels types de factures valent la peine d'être automatisés et lesquels restent du travail manuel.

Semaine 2: Définir les règles et les approbations

Les prix, les remises, les conditions de paiement, les limites d'approbation et les exceptions pour les clients individuels sont enregistrés comme ensemble de règles et approuvés par vous. Ce que l'automatisation ne doit pas décider, nous le définissons explicitement ici.

Semaine 3: Construction et test avec des données réelles

Le flux de facturation est construit et testé avec les données du mois précédent par rapport aux factures réellement émises. Nous clarifions les écarts avant qu'une seule facture n'atteigne un client.

Semaine 4: Mise en production avec votre approbation

La première vraie exécution vous est présentée comme liste de propositions, vous approuvez, ensuite le processus prend le relais. Nous restons accessibles pendant le premier mois et transférons la documentation avec laquelle votre équipe peut continuer à travailler.

Quand la facture est envoyée

Facture émise, argent toujours pas reçu.

Un flux de facturation propre accélère l'envoi, pas le comportement de paiement de vos clients. Si votre réel goulot d'étranglement est les comptes clients et les appels de suivi, la gestion des relances commence juste à ce stade.

Voir comment automatiser les relances

Analyse initiale gratuite

Combien de temps prend vraiment votre flux de facturation aujourd'hui?

En 60 minutes, nous examinons votre facturation émise et vous disons honnêtement quelle partie vaut la peine d'être automatisée et laquelle non. L'analyse initiale est gratuite et sans engagement, après quoi vous décidez.

Réserver un rendez-vous kontakt@nordflux.de

Prix fixe au lieu de feuilles de temps ouvertes
Vous gardez le contrôle: aucune facture n'est envoyée sans votre approbation
Documentation et formation pour que votre équipe puisse continuer à travailler

Questions fréquemment posées

Ce que les entreprises demandent souvent sur la facturation automatisée.

Qu'est-ce que cela signifie concrètement d'automatiser la facturation?

La facturation automatisée signifie que les bases de facturation de vos systèmes convergent et que le document est préparé en appuyant sur un bouton, au lieu d'être créé manuellement à la fin du mois. Les heures, bons de livraison, contrats et plans de paiement sont consolidés en positions, le flux de facturation présente les documents, vous donnez votre approbation. L'envoi, l'archivage et la mise à jour des comptes clients se font ensuite automatiquement. Votre logiciel de facturation reste généralement le même.

Quelle est la différence avec l'automatisation de la facturation reçue?

La facturation émise est le côté clients: vous émettez des factures à vos clients. La facturation reçue est le côté fournisseurs: les factures fournisseurs vous arrivent et doivent être lues, vérifiées, approuvées et comptabilisées. Techniquement, ce sont deux flux distincts avec des systèmes et des logiques d'approbation différents, c'est pourquoi nous les traitons comme deux projets. Les deux peuvent être construits sur la même base, si vous voulez plus tard les deux directions.

Devons-nous changer notre gestion des stocks ou notre logiciel de facturation pour cela?

Dans la plupart des cas non. Nous construisons sur les interfaces ou les exports de votre système existant et complètons les étapes avant et après, plutôt que de vous vendre un nouveau programme. Que une connexion directe soit possible ou qu'une étape intermédiaire soit nécessaire, nous le clarifierons dans l'analyse initiale sur votre système concret. Si un changement était vraiment le meilleur moyen, nous le dirions, plutôt que de construire une rustine.

Quel est le lien entre la facturation automatisée et l'obligation de facturation électronique?

L'obligation de facturation électronique concerne le format de la facture, l'automatisation concerne le chemin vers celui-ci. Selon la disposition transitoire à l'article 27, paragraphe 38 de la Loi sur la TVA, les ventes peuvent jusqu'au 31 décembre 2026 encore être facturées sur papier ou dans un autre format électronique, pour les entrepreneurs ayant un chiffre d'affaires total d'au maximum 800 000 euros l'année précédente, cela s'étend d'un an supplémentaire. Un flux de facturation correctement automatisé rend le changement de format nettement plus facile, car les données de facturation sont alors structurées. Pour une information définitive sur votre cas, consultez votre expert-comptable, ceci n'est pas un conseil juridique.

Combien cela coûte-t-il d'automatiser la facturation?

Après l'analyse initiale gratuite, vous recevez un prix fixe qui dépend de votre système source, du nombre de types de factures et des canaux d'envoi. Une exécution groupée mensuelle d'un système est quelque chose de différent que des factures d'acompte de trois sources avec envoi par portail. Le prix fixe est défini avant que vous ne décidiez, et ne change pas pendant le projet. Les coûts permanents n'émergent que pour l'exploitation et la maintenance, clairement séparés du prix du projet.