Mahnwesen automatisieren heißt nicht, blind Mahnungen zu verschicken, sondern die Strecke davor sauber zu bauen: offene Posten aus Ihrem Buchhaltungssystem ziehen, Fälligkeiten prüfen, den Zahlungseingang abgleichen und für jede überfällige Rechnung die passende Mahnstufe vorbereiten. NordFlux verbindet dafür Buchhaltung, Bank und Postfach zu einem Prozess. Sie sehen jeden Fall und geben den Versand weiterhin selbst frei.
Offene Posten stehen im Buchhaltungssystem, aber das tägliche Prüfen, Abgleichen und Formulieren macht keiner gern. Also wird gemahnt, wenn mal Zeit ist, und das kostet doppelt: Geld, das später kommt, und Kunden, die sich zu Unrecht angemahnt fühlen.
Diese Seite beschreibt die ganze Strecke von den offenen Posten bis zur fertigen Mahnung, nicht einen einzelnen Brief. Gemahnt wird am Ende erst, wenn Sie freigeben.
Der Prozess zieht die offenen Posten aus Ihrem Buchhaltungssystem und prüft jeden Tag, welche Rechnung ihre Fälligkeit überschritten hat. Statt eines Blicks in die Liste, wenn zufällig Zeit ist, sehen Sie eine aktuelle Übersicht der überfälligen Rechnungen mit Betrag, Kunde und Verzugsdauer. Nichts rutscht mehr durch, nur weil niemand nachgesehen hat.
Ersparnis 2–4 h pro WocheBevor eine Mahnung überhaupt vorbereitet wird, gleicht der Prozess die offene Rechnung gegen die Kontoumsätze ab, auch wenn der Verwendungszweck krumm ist. Wer schon gezahlt hat, fällt aus der Mahnliste heraus, bevor eine unangenehme Mahnung rausgeht. Genau dieser Abgleich ist der Schritt, der heute am häufigsten von Hand gemacht oder vergessen wird.
Wirkung keine Mahnung an zahlende KundenZahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, Übergabe: Sie legen die Fristen und den Ton je Stufe einmal fest, der Prozess wählt für jede überfällige Rechnung die richtige Stufe. Mahngebühren und Verzugszinsen werden nach Ihren Vorgaben berechnet und in den Text übernommen. So geht keine dritte Mahnung raus, wo noch nie eine erste kam.
Wirkung saubere Eskalation ohne SprüngeNicht jeder Kunde wird gleich behandelt: Stammkunden bekommen eine freundlichere Ansprache oder eine längere Frist, strittige Rechnungen werden vom Mahnlauf ausgenommen. Was die letzte Stufe erreicht, landet in einer Liste zur Übergabe an Inkasso oder Anwalt, statt endlos weiter angemahnt zu werden. Die Regeln dafür stehen an einer Stelle und sind jederzeit änderbar.
Wirkung Kundenbeziehung bleibt intaktDer Prozess legt die fälligen Mahnungen als fertigen Entwurf vor, Sie geben sie einzeln oder als Sammelfreigabe frei, erst dann gehen sie per E-Mail oder Brief raus. Jeder Schritt wird protokolliert: welche Rechnung wann welche Stufe erreicht hat und wer freigegeben hat. Bei einer Rückfrage sehen Sie die komplette Mahnhistorie einer Rechnung in Sekunden.
Ersparnis Mahnlauf in Minuten statt StundenWir ersetzen Ihr Buchhaltungssystem nicht, sondern bauen die Wege dorthin und zurück. Welches Werkzeug wir nehmen, hängt an Ihrer Umgebung, nicht an unserer Vorliebe.
Viele Quellen, ein ProzessBuchhaltungssystem, Bankkonto und Postfach reden nicht von allein miteinander. n8n verbindet diese Quellen zu einer Strecke und läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland, damit Ihre Kunden- und Zahlungsdaten das Haus nicht verlassen. Das ist der übliche Weg, wenn mehrere Systeme zusammenspielen müssen.
Microsoft 365 vorhandenWenn Sie mit Microsoft 365 arbeiten, läuft die Freigabe des Mahnlaufs direkt in Ihrer Umgebung: als Freigabekarte in Teams oder Outlook, mit Ablage in SharePoint. Die dafür nötigen Standard-Konnektoren deckt Ihre Microsoft-365-Lizenz bereits ab. Greift der Prozess auf Systeme außerhalb von Microsoft 365 zu, kann eine Premium-Lizenz nötig sein, das klären wir vorab und offen.
Die offenen Posten kommen aus dem System, in dem sie ohnehin geführt werden, ob DATEV, Lexware, sevDesk oder ein ERP-Modul. Hat ein System eine Schnittstelle, nutzen wir sie, sonst übernimmt ein Software-Roboter das Auslesen an der Oberfläche. Für die DATEV-Anbindung im Detail gibt es bei uns eine eigene Seite.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Mahnprozess in 30 Tagen, zum Festpreis statt offener Stundenzettel.
60 Minuten, unverbindlich: Wir schauen uns an, wie Ihre offenen Posten heute entstehen, wer wann mahnt und wo der Zahlungsabgleich hakt. Danach wissen Sie, welcher Teil sich zu automatisieren lohnt.
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: welche Systeme wir anbinden, wie Ihre Mahnstufen und Fristen abgebildet werden und was es kostet. Eine Zahl, keine Überraschungen am Monatsende.
Wir bauen die Strecke und testen sie mit Ihren echten überfälligen Rechnungen aus einem abgeschlossenen Zeitraum, inklusive der Sonderfälle. Sie vergleichen das Ergebnis mit dem, was Ihr Team von Hand gemacht hätte.
Ihr Team bekommt eine Einweisung und eine Dokumentation, in der steht, wo man die Regeln ändert und wie man eingreift. Auf Wunsch übernehmen wir den Betrieb mit festem Service-Level.
Diese Seite beschreibt die Mahnstrecke im Detail. Wenn Sie den Gesamtprozess von der Belegsammlung bis zur Übergabe an den Steuerberater meinen, ist die Buchhaltung-automatisieren-Seite der richtige Einstieg, und für den Rechnungseingang gibt es eine eigene Seite mit mehr Tiefe.
In der kostenlosen Erstanalyse rechnen wir gemeinsam durch, was das Mahnen heute an Zeit kostet und wie viel schneller Ihr Geld mit einem sauberen Prozess kommt. 60 Minuten, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Automatisiertes Mahnwesen heißt, dass überfällige Rechnungen selbstständig erkannt, gegen den Zahlungseingang abgeglichen und der richtigen Mahnstufe zugeordnet werden, statt dass jemand die offenen Posten von Hand durchgeht. Der Prozess bereitet die Mahnungen als Entwurf vor. Ob und wann sie rausgehen, entscheiden weiterhin Sie.
Nein, genau das verhindert der Prozess. Vor jeder Mahnung werden die offenen Posten gegen die Kontoumsätze abgeglichen, wer gezahlt hat, fällt aus dem Mahnlauf heraus. Weil zusätzlich der Versand erst nach Ihrer Freigabe erfolgt, gibt es eine zweite Sicherung gegen falsche Mahnungen.
Ja. Die offenen Posten kommen aus dem System, in dem Sie sie ohnehin führen, egal ob DATEV, Lexware, sevDesk oder ein ERP-Modul. Hat das System eine Schnittstelle, nutzen wir sie, sonst liest ein Software-Roboter die Daten an der Oberfläche aus. Wir schreiben nichts an Ihrer Buchhaltung vorbei.
Sie behalten die Kontrolle. Der Prozess bereitet die fälligen Mahnungen als Entwurf vor und legt sie Ihnen zur Freigabe vor, einzeln oder als Sammelfreigabe, erst dann gehen sie raus. Auf Wunsch lassen sich unstrittige erste Zahlungserinnerungen automatisch versenden und nur die höheren Stufen zur Freigabe stellen, das entscheiden Sie.
Der Preis hängt daran, wie viele Systeme angebunden werden und wie verzweigt Ihre Mahnstufen und Ausnahmen sind, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis für einen klar abgegrenzten Umfang, keinen offenen Stundenzettel. Wenn sich die Automatisierung für Ihr Rechnungsvolumen nicht rechnet, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.
