Automatizar las reclamaciones de pago no significa enviar recordatorios a ciegas, sino construir correctamente todo el proceso previo: extraer las partidas pendientes de su sistema contable, comprobar los vencimientos, verificar los pagos recibidos y preparar el nivel de reclamación adecuado para cada factura vencida. Para ello, NordFlux conecta contabilidad, banco y correo en un único proceso. Usted ve cada caso y sigue aprobando el envío personalmente.
Las partidas pendientes están en el sistema contable, pero a nadie le gusta la comprobación, la conciliación y la redacción diarias. Así que se reclama cuando hay tiempo, y eso cuesta el doble: dinero que llega más tarde y clientes que se sienten reclamados injustamente.
Esta página describe todo el proceso, desde las partidas pendientes hasta el recordatorio terminado, no una simple carta. Al final, solo se reclama cuando usted lo aprueba.
El proceso extrae las partidas pendientes de su sistema contable y comprueba cada día qué factura ha superado su vencimiento. En lugar de echar un vistazo a la lista cuando hay tiempo, obtiene una visión actualizada de las facturas vencidas con importe, cliente y días de retraso. Nada se pasa por alto solo porque nadie lo revisó.
Ahorro 2–4 h por semanaAntes de que se prepare siquiera un recordatorio, el proceso concilia la factura pendiente con los movimientos de la cuenta, aunque el concepto de la transferencia sea confuso. Quien ya ha pagado se elimina de la lista de reclamación antes de que se envíe un recordatorio incómodo. Precisamente esta conciliación es el paso que hoy más se hace a mano o se olvida.
Impacto sin recordatorios a clientes que paganRecordatorio de pago, primer aviso, segundo aviso, traspaso: usted define una vez los plazos y el tono de cada nivel, y el proceso elige el nivel correcto para cada factura vencida. Los gastos de reclamación y los intereses de demora se calculan según sus indicaciones y se incorporan al texto. Así, nunca se envía un tercer aviso donde nunca hubo un primero.
Impacto escalado limpio sin saltosNo todos los clientes se tratan igual: los clientes habituales reciben un tono más amable o un plazo más largo, y las facturas en litigio quedan excluidas del proceso de reclamación. Lo que llega al último nivel pasa a una lista para su traspaso a una agencia de cobro o a un abogado, en lugar de seguir reclamándose sin fin. Las reglas para ello están en un único lugar y se pueden modificar en cualquier momento.
Impacto La relación con el cliente se mantiene intactaEl proceso prepara los recordatorios pendientes como borradores terminados, usted los aprueba individualmente o en lote, y solo entonces se envían por correo electrónico o carta. Cada paso queda registrado: qué factura alcanzó qué nivel y cuándo, y quién lo aprobó. Ante cualquier consulta, verá el historial completo de reclamaciones de una factura en segundos.
Ahorro Ciclo de reclamación en minutos en lugar de horasNo sustituimos su sistema contable, sino que construimos los caminos hacia él y de vuelta. La herramienta que usamos depende de su entorno, no de nuestras preferencias.
Muchas fuentes, un solo procesoEl sistema contable, la cuenta bancaria y el correo no se comunican por sí solos. n8n conecta estas fuentes en un único proceso y, si se desea, se ejecuta en un servidor en Alemania para que sus datos de clientes y pagos no salgan de sus instalaciones. Es la vía habitual cuando varios sistemas deben trabajar juntos.
Microsoft 365 ya disponibleSi trabaja con Microsoft 365, la aprobación del ciclo de reclamación se realiza directamente en su entorno: como tarjeta de aprobación en Teams u Outlook, con almacenamiento en SharePoint. Los conectores estándar necesarios ya están cubiertos por su licencia de Microsoft 365. Si el proceso accede a sistemas fuera de Microsoft 365, puede requerirse una licencia Premium, algo que aclaramos de forma abierta con antelación.
Las partidas pendientes proceden del sistema en el que ya se gestionan, ya sea DATEV, Lexware, sevDesk o un módulo ERP. Si un sistema tiene una interfaz, la usamos; si no, un robot de software extrae los datos desde la interfaz de usuario. Para la integración con DATEV en detalle contamos con una página propia.
Desde la primera conversación hasta el proceso de reclamación en marcha en 30 días, a precio fijo en lugar de una hoja de horas abierta.
60 minutos, sin compromiso: analizamos cómo surgen hoy sus partidas pendientes, quién reclama y cuándo, y dónde falla la conciliación de pagos. Después sabrá qué parte merece la pena automatizar.
Recibirá una propuesta concreta: qué sistemas conectamos, cómo se representan sus niveles de reclamación y plazos, y cuánto cuesta. Una cifra, sin sorpresas a fin de mes.
Construimos el proceso y lo probamos con sus facturas vencidas reales de un período cerrado, incluidos los casos especiales. Usted compara el resultado con lo que su equipo habría hecho manualmente.
Su equipo recibe una formación y una documentación que indica dónde cambiar las reglas y cómo intervenir. Si lo desea, nos encargamos de la operación con un nivel de servicio fijo.
Esta página describe en detalle el proceso de reclamación. Si se refiere al proceso global, desde la recopilación de comprobantes hasta el traspaso al asesor fiscal, la página de automatización contable es el punto de partida adecuado, y para la recepción de facturas existe una página propia con más profundidad.
En el análisis inicial gratuito, calculamos juntos cuánto tiempo le cuesta hoy la gestión de reclamaciones y con qué rapidez llega su dinero con un proceso limpio. 60 minutos, sin compromiso, sin presión de venta.
La gestión automatizada de reclamaciones significa que las facturas vencidas se detectan de forma autónoma, se concilian con los pagos recibidos y se asignan al nivel de reclamación correcto, en lugar de que alguien revise las partidas pendientes a mano. El proceso prepara los recordatorios como borrador. Usted sigue decidiendo si y cuándo se envían.
No, precisamente eso es lo que evita el proceso. Antes de cada recordatorio, las partidas pendientes se concilian con los movimientos de la cuenta; quien ha pagado queda fuera del ciclo de reclamación. Como además el envío solo se realiza tras su aprobación, existe una segunda garantía contra recordatorios erróneos.
Sí. Las partidas pendientes proceden del sistema en el que ya las gestiona, ya sea DATEV, Lexware, sevDesk o un módulo ERP. Si el sistema tiene una interfaz, la usamos; si no, un robot de software lee los datos desde la interfaz de usuario. Nunca escribimos evitando su contabilidad.
Usted mantiene el control. El proceso prepara los recordatorios pendientes como borrador y se los presenta para su aprobación, individualmente o en lote, y solo entonces se envían. Si lo desea, los primeros recordatorios de pago no controvertidos pueden enviarse automáticamente y solo los niveles superiores quedar sujetos a aprobación; usted decide.
El precio depende de cuántos sistemas haya que conectar y de lo ramificados que estén sus niveles de reclamación y excepciones, por lo que no ofrecemos una tarifa plana a ciegas. Tras el análisis inicial gratuito, recibirá un precio fijo para un alcance claramente delimitado, no una hoja de horas abierta. Si la automatización no compensa para su volumen de facturación, se lo diremos en la primera conversación.
