Una solicitud de vacaciones no es un formulario, sino una cadena: confirmar la sustitución, aprobación del responsable, comprobar solapamientos, actualizar el calendario, actualizar el saldo de vacaciones, informar a la nómina. Construimos esta cadena en el entorno que ya está pagando, y añadimos directamente el aviso de caducidad del 31 de marzo. Usted ve en todo momento quién está fuera, cuándo, y cuántos días quedan pendientes.
La lista de vacaciones vive en Excel, las solicitudes llegan en papel o por correo, y el saldo deja de cuadrar como muy tarde en febrero. En verano se descubre entonces que dos personas del mismo turno están fuera al mismo tiempo.
Cinco cadenas que se ven igual en casi todas las empresas y que hoy en día se siguen gestionando a mano. Son procesos típicos de nuestros proyectos.
La solicitud arranca en un formulario o en Teams y luego avanza sola: la sustitución asignada confirma que se hace cargo del periodo, después decide el responsable. Si el responsable está ausente, el suplente entra tras un plazo definido, en lugar de dejar la solicitud parada. Cada decisión queda registrada con marca de tiempo.
Ahorro 10-20 min por solicitudEl derecho anual, los medios días, el derecho proporcional en altas y bajas a lo largo del año, el permiso especial, el permiso no retribuido y las vacaciones trasladadas del año anterior se llevan por separado y se actualizan con cada aprobación. Los empleados ven su propio saldo en lugar de preguntar a RR. HH. El archivo de Excel como fuente de verdad deja de ser necesario.
Efecto Saldo siempre correcto, sin mantenimiento manualLas vacaciones trasladadas deben disfrutarse dentro de los tres primeros meses del año siguiente conforme al artículo 7, apartado 3, BUrlG. Sin embargo, según la jurisprudencia del Tribunal Federal de Trabajo, solo caducan si el empleador ha informado previamente al empleado de sus vacaciones pendientes, lo ha instado a disfrutarlas y le ha advertido de la caducidad inminente (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Precisamente este aviso es el que automatizamos: notificaciones individuales con el saldo concreto, programadas en varias etapas, cada envío archivado de forma trazable.
Efecto Obligación de aviso cumplida de forma demostrableAntes de la aprobación, el proceso comprueba las ausencias ya confirmadas del equipo: personal mínimo por departamento o turno, periodos bloqueados como inventario o temporada alta, cierres de empresa y puentes. Un conflicto se muestra directamente al responsable dentro de la solicitud, no se descubre recién en julio. Las ausencias aprobadas se registran automáticamente en el calendario de ausencias de Outlook del equipo y en el calendario del solicitante.
Efecto Los conflictos aparecen antes de la aprobación, no despuésSi llega un parte de incapacidad laboral durante las vacaciones, los días acreditados no se descuentan de las vacaciones anuales conforme al artículo 9 BUrlG: el proceso los abona de nuevo al saldo de vacaciones y cambia el tipo de ausencia. En paralelo, la cadena configura el aviso de ausencia y el reenvío a la sustitución al inicio de las vacaciones, y lo retira de nuevo después. Al cierre de mes, un resumen verificado de los días de ausencia se envía a la nómina o a su asesor fiscal, en el formato que espera DATEV.
Ahorro 1-2 h por cierre mensualLa mayoría de las pymes no necesitan un nuevo software de RR. HH. con cuota por usuario. No estamos vinculados a un solo fabricante: si Microsoft 365 encaja, lo construimos ahí; si no, usamos n8n. Esa decisión se toma en el análisis inicial, no según preferencias de licencia.
Estándar de MicrosoftLa cadena de aprobación funciona a través del conector Approvals, que es un conector estándar: para construirla y responder basta con la licencia de Power Automate ya incluida en los planes de Microsoft 365, los aprobadores no necesitan licencia adicional. Para ser honestos: en cuanto necesitemos acceder a una base de datos o a un sistema externo mediante un conector premium, eso ya no está cubierto por la licencia de Microsoft 365. Le indicamos de antemano qué camino necesita qué licencia.
La solicitud arranca en Teams o en un formulario, el saldo de vacaciones está en una lista de SharePoint con permisos bien definidos, y las ausencias se registran en el calendario de Outlook del equipo. Así, la planificación de vacaciones queda donde su gente ya trabaja cada día, y no en otro portal más con su propia contraseña.
Más allá de MicrosoftSi el registro horario, la planificación de turnos o la nómina no proceden del entorno Microsoft, n8n conecta los sistemas y traslada los días de ausencia a la nómina. Alojado por cuenta propia en servidores alemanes si así se desea, para que los datos de salud y de personal nunca salgan de su empresa.
Desde la primera conversación hasta una cadena de vacaciones en funcionamiento en 30 días, a un precio fijo acordado de antemano en lugar de un parte de horas abierto.
60 minutos: repasamos su proceso actual, desde la solicitud hasta la nómina, y revisamos el archivo de Excel donde está su saldo de vacaciones. Después sabrá qué pasos merece la pena automatizar y cuáles no.
Recibe la cadena por escrito: desencadenantes, niveles de aprobación, reglas de sustitución, plazos de caducidad, interfaces. Además de un precio fijo y la indicación de qué licencias necesita realmente la vía elegida.
Construimos la automatización en su entorno y la probamos con solicitudes reales de un departamento, incluidos los casos incómodos: baja por enfermedad durante las vacaciones, aprobador ausente, solicitud que abarca el cambio de año.
Su equipo aprende a gestionar por sí mismo los derechos de vacaciones, las sustituciones y los periodos bloqueados, sin tener que llamarnos para ello. Usted mantiene el control sobre cada regla, y nosotros seguimos disponibles como punto de contacto si lo desea.
Si la solicitud de vacaciones funciona a base de avisos verbales y Excel, lo mismo suele ocurrir con los gastos, las solicitudes de compra y las correcciones de horario. Vale la pena mirar el conjunto de las aprobaciones, porque el mecanismo que hay detrás es siempre el mismo, lo que la convierte en la ampliación más económica.
En el análisis inicial gratuito repasamos en 60 minutos su planificación de vacaciones y le mostramos qué pasos se pueden automatizar y cuáles es mejor dejar como están. Sin compromiso, sin presión comercial.
No, en la mayoría de las pymes basta con el entorno Microsoft 365 existente, con Power Automate, una lista de SharePoint y el calendario de Outlook. Eso ahorra la cuota mensual por empleado que suele costar el software de RR. HH. Si ya utiliza un software de personal, no lo sustituimos, sino que lo usamos como fuente de datos y construimos alrededor los pasos que faltan.
No automáticamente. Es cierto que las vacaciones trasladadas deben disfrutarse dentro de los tres primeros meses del año siguiente conforme al artículo 7, apartado 3, BUrlG, pero según la jurisprudencia del Tribunal Federal de Trabajo solo caducan si el empleador ha informado previamente al empleado de sus vacaciones pendientes concretas, lo ha instado a disfrutarlas y le ha advertido de la caducidad inminente (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Quien no pueda demostrar ese aviso sigue arrastrando los días pendientes. Precisamente por eso automatizamos el aviso y archivamos cada envío de forma trazable. Para la configuración concreta en su caso, consulte a su abogado; nosotros construimos el proceso técnico.
Los días de incapacidad laboral acreditados mediante certificado médico no se descuentan de las vacaciones anuales conforme al artículo 9 BUrlG. En el proceso automatizado, esto significa: en cuanto llega el parte de baja, los días afectados se abonan de nuevo al saldo de vacaciones y se cambia el tipo de ausencia, sin que nadie tenga que recalcular en Excel. El saldo corregido se envía a la nómina en el mismo proceso.
Sí, trasladamos los días de ausencia aprobados al cierre de mes a su departamento de nómina o a su asesor fiscal, preparados en el formato que espera DATEV. Es importante separar los tipos de ausencia: vacaciones, enfermedad, permiso no retribuido y permiso especial se tratan de forma distinta, y precisamente ahí surgen hoy las consultas. Usted aprueba el envío, no se manda nada automáticamente sin su control.
La cadena funciona en su propio entorno Microsoft 365 o, si lo desea, con n8n alojado por cuenta propia en servidores alemanes; los datos no viajan a servicios externos. Los datos de salud están especialmente protegidos, por eso separamos claramente los permisos: el responsable ve que alguien está ausente, y solo quien lo necesita ve el motivo. Cada acceso y cada paso queda registrado.
