Automatización · Gestión de inventario

La lista de inventario ya no es correcta al día siguiente del inventario.

Reunimos el registro de activos, la lista de dispositivos y las tablas de los departamentos en un único inventario. Cada objeto recibe un número de inventario como código de barras o código QR en el propio objeto, con la ubicación, la persona asignada, el contrato y el valor contable vinculados detrás. El registro, el traslado, la entrega y la devolución se convierten entonces en un simple escaneo con el móvil, y no en una anotación que alguien tiene que recordar hacer.

Análisis inicial gratuito Casos de uso

El problema

El portátil ha desaparecido, y nadie sabe quién lo tuvo por última vez.

En la mayoría de las empresas no hay gestión de inventario, sino cuatro inventarios parciales que se contradicen entre sí. Esto se nota exactamente dos veces al año: en el inventario y cuando alguien se marcha.

01El registro de activos está en contabilidad, la lista de dispositivos en TI, la tabla de herramientas con el encargado. Los tres conocen existencias distintas, y ninguno se considera el correcto.
02Durante el inventario, alguien recorre el edificio con una lista impresa y marca lo que encuentra. La diferencia de inventario acaba siendo una cifra que después nadie puede explicar.
03Cuando alguien se marcha, nadie pregunta por el móvil de empresa, el equipo de medición o la baca del coche de empresa. Se nota cuando el sucesor pregunta por ello.
04Si un dispositivo se compró o se arrendó consta en la carpeta del contrato, no en el dispositivo. El final del plazo lo comunica el arrendador, a menudo junto con el cargo adicional.

Casos de uso

Lo que automatizamos concretamente en la gestión de inventario.

Cinco procesos que se atascan en los mismos puntos en casi todas las empresas con más de 30 empleados. No tiene que abordar los cinco a la vez, empezamos por el que más tiempo le cuesta.

Registro de activos sin doble registro

Cada adquisición genera un registro, no dos. El flujo de trabajo lee el proveedor, el importe y la fecha de adquisición de la factura recibida, crea el objeto de inventario y lo clasifica según la regla que indique su asesoría fiscal: deducción inmediata, partida colectiva o activo fijo propio. El umbral de bien de escaso valor y el período de amortización los guardamos como parámetros, para que un cambio de norma cueste una cifra y no una reconstrucción.

Ahorro 2–4 h al mes

Código de barras o QR en el objeto en lugar de una fila en la tabla

El objeto lleva su propio número. Al crearlo, asignamos el número de inventario, imprimimos la etiqueta y vinculamos detrás el registro completo: fecha de adquisición, valor contable, ubicación, persona asignada, contrato. Quien escanee con el móvil ve el estado actual, y no el de la versión de la tabla que por casualidad está en su unidad.

Efecto Un escaneo en lugar de buscar en una lista

Inventario como ronda de escaneo, diferencia como informe

El inventario se convierte en una ronda con el móvil. Dos personas escanean sala por sala, el sistema compara continuamente con las existencias previstas y al final entrega tres listas: encontrado, no encontrado, encontrado inesperadamente. La diferencia de inventario se convierte así en un informe con marca de tiempo, ubicación y persona que realizó el registro, que su asesoría puede verificar, y no en una anotación manuscrita en una impresión.

Ahorro 1–2 días por inventario

Entrega y devolución en altas y bajas

Quien recibe algo lo firma, y quien se marcha lo devuelve. En el alta, el flujo de trabajo genera la lista de entrega para el puesto (portátil, monitor, llaves, maletín de herramientas, tarjeta de combustible) y hace confirmar la entrega digitalmente. En la baja, la misma lista se recorre a la inversa: lo que queda pendiente llega a la dirección y a recursos humanos antes del último día laboral, no después.

Efecto Sin dispositivos pendientes tras una baja

Cambio de ubicación, leasing y valor contable en el mismo registro

Un objeto tiene una ubicación, un contrato y un valor, y los tres cambian. El traslado a otro almacén es un escaneo con selección de ubicación, no un ticket. En los dispositivos en leasing, el contrato con su fecha de finalización queda vinculado al registro y avisa antes de la fecha de devolución; en los propios, el informe actualiza el valor contable según la regla registrada en contabilidad.

Efecto Fecha de devolución antes del cargo adicional

Herramientas

Con qué construimos esto.

Elegimos según el caso de uso, no según un programa de socios. Si su empresa ya tiene Microsoft 365, añadir una segunda herramienta al lado sería la solución más cara.

Microsoft 365

Lista de inventario, app de escaneo y aprobación en un solo lugar

Los datos maestros están en una lista de SharePoint, el registro se realiza mediante una Power App en el móvil de empresa con la cámara como escáner, y las aprobaciones de entrega y devolución mediante Power Automate. Para empresas con licencias de Microsoft 365 ya existentes, este suele ser el camino más corto, porque el inicio de sesión, los permisos y la ubicación de almacenamiento ya están resueltos.

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n8n

Conexión con contabilidad y ERP

El inventario solo vale tanto como encaje con la contabilidad de activos fijos. n8n recoge la factura recibida, inscribe el nuevo objeto en el inventario y comunica adquisiciones, cambios de ubicación y bajas de vuelta a contabilidad o al ERP. Si se desea, alojado de forma autogestionada en un servidor alemán, de modo que sus datos de inventario no salgan de la empresa.

Ver n8n

Bestandssysteme

Su sistema existente permanece

Si ya dispone de una contabilidad de activos fijos en el ERP o de una herramienta de inventario, la respuesta rara vez es una sustitución. Colocamos una interfaz delante, para que el registro y el inventario funcionen de forma móvil y la contabilización llegue donde ya debe llegar hoy. Lo que cuesta una sustitución y lo que aporta lo calculamos de antemano, antes de que usted decida al respecto.

Ver interfaces

Cómo trabajamos

El modelo de 30 días.

Precio fijo en lugar de un parte de horas abierto: sabe antes de empezar cuánto cuesta el primer flujo de trabajo productivo. A los 30 días está en marcha, con objetos reales y no en una demo.

Semana 1: revisar el inventario

Ponemos uno junto al otro el registro de activos, la lista de dispositivos de TI y las tablas de los departamentos, y contamos cuántos objetos están registrados por duplicado, no registrados o registrados incorrectamente. Al final de la semana hay una cifra, no una suposición.

Semana 2: definir el modelo de datos y las etiquetas

Aclaramos qué cuenta para usted como objeto propio, cómo es el rango de números de inventario, qué campos son obligatorios y si se colocará un código de barras o QR en el objeto. Las reglas de valoración y amortización las confirma antes su asesoría fiscal, y nosotros las incorporamos como parámetros.

Semana 3: construir el flujo de trabajo y probarlo con un departamento

El registro, el escaneo, la asignación, el traslado y la devolución funcionan primero en un departamento con dispositivos reales. Lo que no funcione allí lo corregimos antes de que afecte a toda la empresa.

Semana 4: etiquetar, entregar, operar

El inventario se despliega y se etiqueta, los implicados reciben una formación de 30 minutos y una guía rápida. Después usted decide: sigue manteniéndolo usted mismo, o nosotros nos encargamos de la operación con un SLA fijo.

No encaja del todo

¿Le interesa el mantenimiento en lugar del inventario?

Esta página trata sobre el inventario de objetos y la cuestión de dónde están y a quién están asignados. Si su verdadero tema son los intervalos de mantenimiento, los plazos de inspección y los avisos de averías en instalaciones, el mantenimiento es el punto de partida adecuado.

Ver mantenimiento

Análisis inicial gratuito

¿Sabe cuántos de sus dispositivos faltan en el registro de activos?

En el análisis inicial gratuito dedicamos 60 minutos a revisar su inventario y su proceso de inventario y le decimos con sinceridad si una automatización merece la pena. Sin compromiso, sin presentación, y si la respuesta es no, también se lo diremos.

Reservar una cita kontakt@nordflux.de

Usted mantiene el control: cada registro y cada contabilización sigue siendo trazable con persona y marca de tiempo
Precio fijo antes de empezar, sin parte de horas abierto
Soberanía de datos alemana: estándar AVV, n8n alojado de forma autogestionada en un servidor alemán si se desea

Preguntas frecuentes

Lo que las empresas suelen preguntar sobre la gestión de inventario.

¿Cuánto cuesta automatizar la gestión de inventario?

Trabajamos con un precio fijo que usted conoce antes de empezar. El rango depende sobre todo de dos cosas: cuántos objetos hay que registrar y si se añade una interfaz con contabilidad. En el análisis inicial gratuito lo calculamos según su inventario real, en lugar de darle una cifra aproximada.

¿Necesitamos un software nuevo para ello?

Normalmente no. Si dispone de Microsoft 365 en la empresa, SharePoint, Power Apps y Power Automate bastan para el inventario, el escaneo y las aprobaciones. Si ya tiene una contabilidad de activos fijos en el ERP, colocamos una interfaz delante en lugar de sustituir el sistema.

Código de barras o código QR en el dispositivo: ¿qué es más conveniente?

Los códigos QR son más robustos en etiquetas pequeñas y dispositivos inclinados, porque se pueden leer desde cualquier ángulo y con la cámara de un móvil. Los códigos de barras clásicos merecen la pena si ya tiene escáneres de mano en el almacén y quiere seguir usándolos. Para uso en exteriores o en taller, el tipo de código importa menos que el material de la etiqueta.

¿Quién fija el umbral de bien de escaso valor y el período de amortización?

Su asesoría fiscal, no nosotros. Incorporamos los valores como parámetros en el flujo de trabajo y documentamos qué regla se aplicó y cuándo. Si cambian los requisitos, es una cifra modificada en la configuración, no un proyecto nuevo.

¿Una gestión de inventario automatizada sustituye al inventario?

No. La obligación de realizar el inventario se mantiene, nosotros hacemos que la ejecución sea más rápida y la evidencia verificable. En lugar de una lista de papel marcada, obtiene un informe con marca de tiempo, ubicación y persona que realizó el registro para cada objeto. Qué método de inventario está permitido para su empresa es algo que debe aclarar con su asesoría fiscal.