Automatización · Flota

Automatizar la gestión de flotas en lugar de controlar plazos en Excel.

Automatizar la gestión de flotas significa: los controles del carné de conducir, los plazos de mantenimiento e inspección, los recibos de combustible y los partes de daños se ejecutan como un proceso digital con recordatorio, justificante y archivo. NordFlux integra este recorrido en los sistemas que ya tiene, desde su bandeja de entrada hasta su portal de telemática o leasing, hasta la contabilidad. Usted ve cada paso y sigue decidiendo por sí mismo quién recibe un vehículo.

Análisis inicial gratuito Casos de uso

El problema

La flota funciona, hasta que se escapa un plazo.

En muchas empresas, toda la flota depende de una hoja de Excel y de una persona que sabe dónde está cada cosa. Mientras no pasa nada, no se nota. Se hace evidente solo cuando un vehículo circula sin una inspección válida o falta el recibo de combustible para la contabilidad.

01El control del carné de conducir se hace de palabra en el pasillo y nadie puede demostrar después cuándo tuvo lugar.
02El mantenimiento, los plazos de inspección y el cambio de neumáticos están en una tabla que nadie recuerda hasta que llama el taller.
03Los recibos de combustible están en la guantera, en la cartera o ya no existen, y la contabilidad los recoge a fin de mes.
04Un daño se comunica por teléfono, luego se pasa en una nota, y el aviso al seguro ocurre días después.

Casos de uso

Qué automatizamos concretamente en su flota.

Cinco procesos que consumen tiempo en casi todas las flotas y que, aun así, rara vez están documentados de forma limpia. Los construimos para que funcionen sin mantenimiento diario.

Control del carné de conducir con justificante

El flujo de trabajo conoce a cada conductor y el ciclo de control que usted ha definido, e invita automáticamente al control, por correo o con una cita de inspección visual. Cada control realizado se registra con fecha, inspector y resultado, y queda archivado de forma inalterable en sus archivos. Quien no responde recibe un recordatorio automático, y la dirección de flota ve de un vistazo quién sigue pendiente.

Efecto justificante completo en lugar de aviso de palabra

Mantenimiento, plazos de inspección y cambio de neumáticos

Todos los vencimientos por vehículo están en un solo lugar: revisión, inspección técnica, devolución de leasing, neumáticos de temporada. El flujo de trabajo avisa con antelación, propone citas de taller e informa a la dirección de flota si un vehículo se queda sin cita. Ningún vehículo se vuelve a pasar por alto porque se ignore una fila de la tabla.

Ahorro 1–3 h por semana

Recibos de combustible y tarjetas de carburante

Los conductores fotografían el recibo con el móvil, el reconocimiento de texto por IA lee la fecha, el importe, los litros y la matrícula, y el recibo se asigna automáticamente al vehículo y al centro de coste correctos. Los archivos de facturación de sus proveedores de tarjetas de carburante los extraemos directamente del portal o del correo y los conciliamos con los trayectos registrados. A fin de mes ya no falta ningún recibo en la caja.

Ahorro 2–4 h al mes en contabilidad

Parte de daños sin cadena telefónica

El conductor comunica el daño mediante un formulario sencillo en el móvil: fotos, matrícula, lugar, breve descripción. Con ello se crea automáticamente un expediente con número, se informa a la dirección de flota y al seguro, y la solicitud de taller y vehículo de sustitución sigue como siguiente paso. El expediente permanece visible hasta que se cierra.

Efecto aviso el mismo día en lugar de tras varios días

Entrega de vehículos y vehículos de pool

La entrega y la devolución se realizan mediante un protocolo digital con fotos, kilometraje y firma en el móvil, en lugar de un formulario en papel que después nadie encuentra. Los vehículos de pool se reservan mediante un calendario, los conflictos se detectan de inmediato, y el conductor recibe automáticamente los datos del vehículo. Al final del año puede documentar cada entrega.

Efecto cada entrega documentada

Vías de solución

Con qué automatizamos su flota.

No estamos atados a una única herramienta. Lo decisivo es lo que ya funciona en su empresa y qué portales y sistemas hay que conectar.

Muchos portales, un solo proceso

n8n como centro neurálgico

Una flota rara vez depende de un solo sistema: portal de leasing, proveedor de tarjetas de carburante, telemática, taller y contabilidad no se comunican entre sí. n8n conecta estas fuentes en un solo recorrido y, si se desea, funciona en un servidor en Alemania. Ideal si le importa la soberanía sobre los datos de conductores y vehículos.

Ver automatización con n8n

Para los conductores

Power Apps en el móvil

El parte de daños, la foto del recibo de combustible y el protocolo de entrega necesitan algo que el conductor pueda manejar en dos minutos al borde de la carretera. Con Power Apps construimos exactamente ese formulario, y Power Automate reenvía el aviso, lo archiva en SharePoint e informa a la dirección de flota. Si usa Microsoft 365, sus licencias suelen cubrir ya gran parte de esto.

Ver Power Apps

Portales sin interfaz

UiPath para sistemas cerrados

Algunos portales de leasing y de tarjetas de carburante solo entregan sus datos a través de la interfaz web; no existe una interfaz. Entonces un robot de UiPath recoge las facturas y las listas de vehículos igual que lo haría una persona frente a la pantalla, solo que de forma fiable y por la noche. Con cuatro años de RPA empresarial en Dräger conocemos exactamente estos casos de sistemas heredados.

Ver automatización con UiPath

Cómo trabajamos

El modelo de 30 días.

Desde la primera conversación hasta un proceso de flota en funcionamiento en 30 días, a precio fijo en lugar de partes de horas abiertos.

Análisis inicial gratuito

60 minutos, sin compromiso: revisamos su lista de vehículos, aclaramos quién controla hoy los plazos y dónde se pierden los recibos. Después sabrá qué merece la pena y qué no.

Concepto y precio fijo

Recibe una propuesta concreta: qué procesos construimos, qué portales y sistemas se conectan, cuánto cuesta. Una cifra, sin sorpresas.

Implementación con sus vehículos

Construimos el recorrido y lo probamos con su flota real, incluidos los casos especiales: vehículos de pool, remolques, conductores sin móvil de empresa. Usted ve cada etapa intermedia.

Entrega y operación

La dirección de flota y los conductores reciben una breve formación y una documentación que indica dónde pueden intervenir. Si lo desea, asumimos la operación con un nivel de servicio fijo.

Flota o logística completa

¿No solo mueve vehículos, sino carga?

Esta página describe el proceso de gestión de flotas, es decir, vehículos, conductores, plazos y recibos, independientemente de su sector. Si, en cambio, su cuello de botella es la planificación de transporte, es decir, órdenes de transporte, avisos de estado, CMR y facturación de fletes, entonces la página de logística y transporte es el mejor punto de partida.

Ver automatización para logística y transporte

Análisis inicial gratuito

¿Sabe ahora mismo cuándo debe controlarse el próximo carné de conducir?

En el análisis inicial gratuito repasamos su flota y calculamos lo que cuesta hoy el mantenimiento en Excel y lo que aporta una automatización. 60 minutos, sin compromiso, sin presión de venta.

Reservar cita kontakt@nordflux.de

Precio fijo en lugar de partes de horas abiertos
Los datos de conductores y vehículos permanecen en Alemania
Usted conserva el control sobre cada aprobación

Preguntas frecuentes

Lo que los responsables de flota nos preguntan a menudo.

¿Cómo funciona un control automatizado del carné de conducir?

El flujo de trabajo conoce a cada conductor y el ciclo de control que ha definido en su empresa, e invita automáticamente al control. El control realizado se registra con fecha, inspector y resultado, y queda archivado para que pueda demostrarlo más adelante. Quien no responde recibe un recordatorio automático, y la dirección de flota ve los casos pendientes en una vista general. Qué forma de control y qué ciclo se aplican los decide usted o su especialista en prevención de riesgos laborales; la automatización solo lo ejecuta de forma fiable.

¿Necesitamos un software de flota propio para esto?

No, en la mayoría de los casos no. Integramos los procesos en los sistemas que ya tiene, es decir, correo, Microsoft 365 o SharePoint, y conectamos su portal de leasing o de tarjetas de carburante. Un software de flota adicional solo merece la pena en flotas muy grandes con muchos requisitos especiales, y también ese se puede conectar si ya dispone de uno.

¿A partir de cuántos vehículos merece la pena la automatización?

El esfuerzo depende menos del número de vehículos que del número de procesos que quiera automatizar. Como regla general: en cuanto una persona dedica regularmente tiempo a controlar plazos y a perseguir recibos, merece la pena. En el análisis inicial gratuito calculamos esto de forma concreta para su flota, y si no merece la pena, también se lo decimos.

¿Cómo llegan los recibos de combustible a la contabilidad sin teclearlos?

El conductor fotografía el recibo con el móvil, un reconocimiento de texto por IA lee la fecha, el importe, los litros y la matrícula, y el recibo se asigna automáticamente al vehículo y al centro de coste. Los archivos de facturación de los proveedores de tarjetas de carburante los extraemos directamente del portal o del correo. Lo que la IA no reconoce con seguridad pasa a una breve lista de verificación, en lugar de contabilizarse mal de forma silenciosa.

¿Qué ocurre con los datos de nuestros conductores?

Los datos de conductores y vehículos son datos personales, por lo que permanecen donde usted quiera tenerlos: en un servidor en Alemania o en su propio tenant de Microsoft 365. Documentamos previamente qué sistema ve qué datos, para que pueda presentarlo a su comité de empresa y a su responsable de protección de datos. Usted conserva el control sobre quién ve cada análisis.