Automatización · Gestión de contratos

Ningún contrato se renueva ya porque nadie lo revisó a tiempo.

Construimos un registro central de contratos con duración, plazo de rescisión, regla de renovación, valor contractual y persona responsable. La supervisión de plazos funciona automáticamente: recordatorio con antelación, escalada a la dirección si nadie responde, y una decisión que queda documentada. Rescindir o continuar sigue siendo su decisión.

Análisis inicial gratuito Casos de uso

El problema

Los contratos están por todas partes, los plazos en ninguna.

El contrato de mantenimiento se renueva silenciosamente por un año más, el contrato marco con el proveedor continúa desde hace meses sin ajuste de precio, y la lista de Excel con los plazos de rescisión la mantuvo por última vez alguien que ya no está. Siempre se nota solo cuando ya es demasiado tarde.

01Los contratos con renovación automática siguen corriendo porque nadie tenía a la vista el plazo de rescisión. El sobrecosto solo aparece en la siguiente factura.
02La lista de plazos en Excel no es incorrecta, solo está desactualizada. Los contratos nuevos solo llegan ahí si alguien se acuerda.
03Nadie puede decir de inmediato cuántos contratos están en curso, cuánto cuestan al año y quién es responsable de ellos.
04Un recordatorio en el calendario de Outlook de una sola persona no es un proceso. Si esa persona está de vacaciones o se ha ido, el plazo vence silenciosamente.

Casos de uso

Lo que automatizamos concretamente en la gestión de contratos.

Aquí no se trata del archivo de documentos, sino del control de los contratos: plazos, renovaciones, rescisiones, valores contractuales. Cinco recorridos que construimos con regularidad.

Crear el registro de contratos a partir de la cartera existente

Los contratos existentes de buzones de correo, servidores de archivos y carpetas se leen mediante reconocimiento documental con IA: parte contratante, inicio, duración, plazo de rescisión, cláusula de renovación y valor contractual se convierten en campos estructurados en un registro central. Lo que el reconocimiento no puede leer con seguridad va a una bandeja de revisión y se confirma una vez a mano. Después existe por primera vez una lista completa de lo que realmente ha firmado.

Efecto Visión completa de contratos en lugar de un fragmento de Excel

Supervisión de plazos con escalada

El sistema calcula la fecha límite real a partir de cada duración y plazo de rescisión y avisa con la antelación que usted defina por tipo de contrato. Si la persona responsable no responde, el recordatorio pasa tras un tiempo definido a su suplente y luego a la dirección. El plazo ya no vence silenciosamente, sino solo si alguien decide conscientemente lo contrario.

Ahorro 2–5 h por semana de mantenimiento de plazos

Rescisión y renovación como proceso

A partir del recordatorio se decide directamente: rescindir, renegociar o continuar. En caso de rescisión, el flujo de trabajo genera la carta a partir de la plantilla con los datos del registro, la presenta para su firma y documenta el envío con fecha. La decisión junto con su justificación queda vinculada al contrato y sigue siendo trazable dos años después.

Efecto Rescisión documentada en lugar de verbal

Registrar automáticamente los contratos nuevos

Un contrato firmado que llega al buzón o desde la solución de firma se reconoce y crea él mismo la entrada del registro, incluidos los plazos y la persona responsable. Así, la integridad del registro ya no depende de que alguien se acuerde de mantenerlo tras la firma. Justo ahí es donde casi todas las soluciones de Excel se vienen abajo.

Efecto El registro permanece completo, sin disciplina

Análisis de duraciones y valores contractuales

Del registro surge un análisis continuo: qué contratos vencen en los próximos seis meses, cuáles son los costes recurrentes por año, qué proveedores están representados varias veces. Antes de su próxima negociación con un proveedor, sabrá qué volumen tiene en sus manos en lugar de estimarlo.

Efecto Negociación con cifras en lugar de intuición

Herramientas

Construido con lo que ya funciona en su empresa.

Una gestión de contratos funcional rara vez necesita un software propio de gestión de contratos con costes de licencia por usuario. En la mayoría de las pymes basta con el entorno Microsoft existente, complementado con automatización y reconocimiento documental. Qué camino encaja lo decidimos según su cartera, no según nuestra herramienta favorita.

Microsoft 365

Power Automate para plazos y recordatorios

Si su día a día transcurre en Microsoft 365, construimos el registro sobre una lista de SharePoint y dejamos que Power Automate compruebe diariamente las fechas límite, envíe recordatorios y escale. Ya dispone de la licencia en muchos planes de Microsoft 365, simplemente no se utiliza.

Ver Power Automate

Entre sistemas

n8n cuando entran en juego el ERP y la contabilidad

En cuanto los datos de contratos deben conciliarse con el ERP, la contabilidad o los datos maestros de proveedores, usamos n8n, autoalojado en servidores alemanes si se desea. Con ello conectamos también sistemas para los que no existe un conector listo en el mundo Microsoft.

Ver n8n

Reconocimiento documental para cláusulas y plazos

Los plazos de rescisión rara vez están en el mismo campo, sino en algún lugar del texto del contrato. Un agente de IA lee la duración, la cláusula de renovación y el valor contractual del documento y propone los campos del registro. La propuesta la confirma una persona, para que ningún plazo erróneo pase inadvertido al sistema.

Ver agentes de IA

Cómo trabajamos

El modelo de 30 días.

Desde la primera conversación hasta un registro de contratos operativo con supervisión de plazos en 30 días, a un precio fijo acordado de antemano en lugar de una hoja de horas abierta.

Análisis inicial gratuito

En 60 minutos aclaramos qué tipos de contrato tiene, dónde se encuentran hoy y qué plazos realmente duelen. Después sabrá si el esfuerzo merece la pena para su cartera.

Estructura del registro y precio fijo

Definimos los campos del registro, los tiempos de antelación por tipo de contrato y los niveles de escalada. Recibe una oferta a precio fijo antes de que empecemos a construir.

Registrar la cartera y activar los plazos

Completamos el registro con sus contratos reales, no con datos de muestra, y dejamos que la lógica de plazos funcione primero en modo de prueba. Solo cuando las fechas límite calculadas son correctas, los recordatorios se envían a los destinatarios reales.

Entrega y control

Recibe documentación y formación, y puede modificar usted mismo los plazos, las antelaciones y los responsables sin necesitarnos. Nunca se rescinde automáticamente: el sistema recuerda y documenta, usted decide.

Siguiente paso

¿Su problema es más bien el archivo o las aprobaciones?

Esta página trata el control de los contratos en curso: plazos, renovaciones, rescisiones, valores contractuales. Si su problema real es el archivo y la recuperación de documentos, o la aprobación antes de la firma, otros recorridos llevan más rápido a la meta. En la vista general puede ver cuáles son.

Ver todos los servicios

Análisis inicial gratuito

¿Sabe qué contrato se renovará automáticamente a continuación?

En el análisis inicial gratuito, en 60 minutos revisamos su cartera de contratos y su gestión actual de plazos, y le decimos honestamente qué se puede automatizar y qué no. Sin compromiso y sin presión de venta.

Reservar cita kontakt@nordflux.de

Gratuito y sin compromiso
Precio fijo en lugar de una hoja de horas abierta
Nunca se rescinde automáticamente, usted mantiene el control

Preguntas frecuentes

Lo que las empresas suelen preguntar sobre la gestión automatizada de contratos.

¿Necesitamos un software propio de gestión de contratos?

En la mayoría de las pymes, no. Un registro de contratos basado en SharePoint o una base de datos, combinado con supervisión automática de plazos, cubre los requisitos y no cuesta ninguna licencia adicional por usuario. Un software especializado de gestión de contratos solo compensa con carteras muy grandes o requisitos jurídicos especiales como bibliotecas de cláusulas, y eso se lo diremos con honestidad en el análisis inicial.

¿El sistema rescinde contratos automáticamente?

No, y es intencionado. El sistema calcula la fecha límite, recuerda a tiempo, escala si hay silencio y genera, si se desea, la carta de rescisión a partir de la plantilla. La decisión y la firma siguen siendo suyas, porque una rescisión enviada automáticamente puede causar más daño que un plazo incumplido.

¿Cómo llegan nuestros contratos antiguos al registro?

Leemos la cartera existente con reconocimiento documental: parte contratante, duración, plazo de rescisión y valor contractual se proponen y se confirman una vez por una persona. Los contratos que el reconocimiento no puede leer con seguridad van a una bandeja de revisión en lugar de entrar incorrectamente en el sistema. Este proceso único es la parte más laboriosa del proyecto; después el registro se mantiene solo con los contratos nuevos.

¿No es lo mismo que una gestión documental?

No. Una gestión documental se encarga de que un contrato se archive correctamente y se pueda volver a encontrar. La gestión de contratos controla lo que sucede con el contrato durante su duración: calcular plazos, recordar antes de la renovación, activar la rescisión, evaluar valores contractuales. Ambas se complementan, y si su archivo ya está limpio, el registro avanza tanto más rápido.

¿Cuánto cuesta automatizar la gestión de contratos?

Tras el análisis inicial gratuito recibe un precio fijo, no una hoja de horas abierta. El esfuerzo depende sobre todo de cuántos contratos antiguos hay que registrar y de cuán variados sean sus tipos de contrato, por eso no damos una tarifa plana al azar. Como consultoría de digitalización para pymes, una subvención BAFA puede además cubrir parte de los costes de asesoramiento.