¿Quién aprueba cuando el jefe está de vacaciones? Reglas de suplencia para las aprobaciones de Power Automate

Una factura espera la aprobación de la dirección, que está dos semanas junto al mar. La persona que podría sustituirla no sabe nada de la solicitud pendiente. Así, una aprobación queda estancada aunque en la empresa haya alguien que podría concederla. El problema real no es la ausencia, sino la falta de una regla de suplencia.

Este artículo muestra cómo configurar correctamente la suplencia y la delegación en las aprobaciones de Power Automate, para que las aprobaciones sigan avanzando incluso cuando la persona realmente responsable no está disponible.

¿Por qué quedan estancadas las aprobaciones cuando la persona que aprueba está de vacaciones?

Una aprobación queda estancada porque una tarea de aprobación de Power Automate está vinculada de forma fija a una persona concreta y no pasa automáticamente a una suplencia en cuanto esa persona está ausente.

Según el artículo 3 de la Ley alemana de vacaciones (Bundesurlaubsgesetz), todo trabajador tiene derecho a un mínimo de 24 días laborables de vacaciones en una semana de seis días, es decir, 20 días laborables en una semana de cinco días. En la práctica, muchas empresas conceden alrededor de 30 días. Si se suman enfermedad, formación y viajes de trabajo, una persona que aprueba está fuera de su escritorio una parte considerable del año. Sin una regla de suplencia, es precisamente esa ausencia la que se convierte en un freno.

Como agravante, Power Automate deja pacientemente una aprobación sin respuesta durante mucho tiempo. Si una solicitud pasa por el Approvals Kit, solo cambia al estado "Pending (Timeout)" tras 30 días sin respuesta, y el flujo en la nube correspondiente se reinicia automáticamente (Microsoft Learn). Un mes sin que nadie haga seguimiento es una eternidad en el día a día de las aprobaciones.

¿Qué opciones de suplencia ofrece Power Automate de fábrica?

Power Automate conoce dos vías nativas para pasar una aprobación a otra persona: la reasignación manual por parte de la persona asignada y la delegación automática a través del Approvals Kit.

• Reasignación manual (Reassign): Quien haya recibido una solicitud de aprobación puede transferirla a otra persona en el portal de Power Automate mediante el menú de tres puntos. El inconveniente, según Microsoft Learn: solo la propia persona asignada puede reasignar, la persona solicitante no puede hacerlo. Si la persona responsable ya está de vacaciones, Reassign ya no sirve, porque nadie más puede hacer clic en su lugar.
• Aprobaciones nativas de Teams: La aplicación de aprobaciones integrada en Microsoft Teams actualmente no ofrece delegación integrada dentro de la interfaz de la aplicación. Microsoft lo confirma en su propio foro de preguntas y respuestas y remite, para escenarios de suplencia, al Approvals Kit o a flujos propios.
• Approvals Kit con delegación por ausencia: El Approvals Kit para Power Automate incorpora ajustes de ausencia y delegación. Si una persona que aprueba registra allí un período de ausencia y una suplencia, las nuevas solicitudes de aprobación durante el período elegido se transfieren automáticamente a esa suplencia (Microsoft Learn). Es la única vía nativa que resuelve la suplencia sin intervención de la persona ausente.

¿Cómo se configura una suplencia sólida en las aprobaciones de Power Automate?

Una suplencia sólida se logra cuando no se escribe a la persona responsable de forma fija en el flujo, sino que se determina en tiempo de ejecución a partir de una lista de suplencia mantenida al día.

La estructura más robusta en flujos propios trabaja con una tabla central de suplencias, normalmente una lista de SharePoint. Allí figura, para cada persona que aprueba, una suplencia además de la fecha de inicio y fin de la ausencia. Antes de iniciar la aprobación, el flujo lee esta lista y decide: si la fecha de hoy cae dentro de un período de ausencia, la tarea va a la suplencia, en caso contrario a la persona habitual.

• Suplencia desde una lista en lugar del flujo: Quien escribe a la persona responsable de forma fija en el flujo tiene que tocar el flujo cada vez que haya una ausencia. Una lista mantenida al día permite que el propio equipo funcional haga el cambio, sin intervenir en la automatización.
• Aprobación en paralelo para aprobaciones críticas: Asigne desde el principio las solicitudes urgentes a dos personas, de modo que baste con una aprobación. Así, la aprobación nunca depende de la presencia de una sola persona.
• Escalado tras un plazo: Combine la suplencia con un plazo. Si nadie responde en pocos días, la solicitud sube automáticamente de nivel en lugar de esperar un mes al timeout.

En los proyectos de NordFlux, configuramos la suplencia deliberadamente fuera del flujo, para que la secretaría o la dirección del equipo puedan registrar las ausencias por sí mismas. Un caso típico de la práctica: un cliente del sector público quería que las aprobaciones de facturas fueran sin demora a la suplencia durante la ausencia de la dirección del área. Se resolvió con una lista de suplencia que mantiene la secretaría, más un plazo de tres días laborables tras el cual la solicitud escala de forma visible.

¿Suplencia o timeout: cuál es la diferencia?

La suplencia decide quién concede una aprobación, mientras que el timeout solo determina qué ocurre si nadie decide. Se necesitan ambos, pero resuelven problemas distintos.

Un timeout es una red de seguridad: evita que una solicitud quede colgada indefinidamente, ya que el flujo desencadena una acción sustitutiva al expirar un plazo, por ejemplo un rechazo automático o una escalada. Pero no garantiza que la persona correcta llegue realmente a decidir. Una regla de suplencia, en cambio, lleva la decisión a la persona presente adecuada antes de que expire un plazo. Quien solo trabaja con timeouts cambia aprobaciones estancadas por rechazos automáticos, algo que rara vez es deseable. Para saber cómo suelen quedar estancadas las aprobaciones en las pymes y qué cuesta eso, lea el artículo sobre los flujos de aprobación en las pymes. Si desea incorporar suplencia, plazos y escalado directamente en sus procesos, NordFlux le apoya en la automatización de flujos de aprobación.

Preguntas frecuentes sobre la suplencia en las aprobaciones de Power Automate

¿Puedo configurar una suplencia en Power Automate sin programación?

En parte. El Approvals Kit ofrece ajustes de ausencia y delegación ya listos, que no requieren código. Para reglas individuales con lista de suplencia propia y plazos, se necesita un flujo, que sin embargo puede armarse en el diseñador sin programación clásica.

¿Puede una persona ya ausente seguir transfiriendo su aprobación?

Solo mediante la reasignación manual, y únicamente mientras esté ella misma activa. Solo la persona asignada puede reasignar una solicitud, la persona solicitante no puede. Si la persona ya está de vacaciones, necesita una suplencia automática a través del Approvals Kit o un flujo propio.

¿Qué ocurre si nadie procesa la aprobación?

En una aprobación a través del Approvals Kit, la solicitud cambia al estado "Pending (Timeout)" tras 30 días sin respuesta, y el flujo se reinicia. En flujos propios puede definir un plazo mucho más corto y una escalada automática.

¿Ofrece la aplicación de aprobaciones de Teams una suplencia integrada?

No. La aplicación de aprobaciones nativa de Microsoft Teams actualmente no tiene delegación dentro de la interfaz de la aplicación. Para la suplencia, use el Approvals Kit o un flujo de aprobación propio.