Actas de IA para conversaciones con clientes: qué deben comprobar las asesorías fiscales desde el punto de vista del derecho profesional

Una conversación con un cliente dura 45 minutos, y la elaboración cuidadosa del acta suele llevar otro tanto. Por eso resulta natural pensar en dejar que Teams Copilot u Otter.ai tomen nota. Pero antes de que las actas de IA para conversaciones con clientes se utilicen en una asesoría fiscal, el examen decisivo no es técnico, sino de derecho profesional: confidencialidad, contrato con el proveedor, consentimiento y conservación.

Aviso importante de antemano: Este artículo clasifica la situación jurídica y no sustituye el asesoramiento legal. Haga que su colegio de asesores fiscales o un bufete especializado en derecho profesional revise el caso concreto antes de su implantación. Las disposiciones citadas son el punto de partida de ese examen, no su resultado.

¿Qué normas se aplican a las actas de IA en una asesoría fiscal?

En las actas de IA de una asesoría fiscal confluyen simultáneamente cuatro cuerpos normativos, y ninguno sustituye a otro: el derecho penal, el derecho profesional de la ley de asesoría fiscal, el derecho de protección de datos y, en cuanto se realiza una grabación, la protección de la palabra hablada.

• Artículo 203, apartado 1, número 3 del StGB: Los asesores fiscales y los agentes fiscales autorizados se mencionan allí expresamente. Quien revele sin autorización un secreto ajeno se enfrenta a hasta un año de prisión o multa, y hasta dos años si actúa a cambio de una remuneración (apartado 6). Fuente: artículo 203 StGB
• Artículo 203, apartados 3 y 4 del StGB: La revelación a personas que colaboran en la actividad profesional está permitida en la medida necesaria. Un proveedor de IA puede ser una de esas personas colaboradoras, por lo que una herramienta de actas de IA es, en principio, admisible desde el punto de vista del derecho profesional. Sin embargo, quien no se asegure de que dicho proveedor quede obligado a guardar secreto incurre él mismo en responsabilidad penal conforme al apartado 4, frase 2, número 1.
• Artículo 201, apartado 1 del StGB: Quien grabe sin autorización la palabra no pública de otra persona se enfrenta a una pena de prisión de hasta tres años o multa. El marco penal es aquí superior al del artículo 203 StGB. Fuente: artículo 201 StGB

¿Requiere un acta de IA de una conversación el consentimiento del cliente?

Por regla general, sí, por dos motivos independientes. El artículo 201 StGB exige el consentimiento de todos los participantes en la conversación para la grabación, y el artículo 62a, apartado 5 del StBerG exige el consentimiento del cliente cuando el servicio sirve directamente a un encargo individual.

La Cámara Federal de Asesores Fiscales (Bundessteuerberaterkammer) se muestra clara en su catálogo de preguntas frecuentes «La IA en la profesión de asesor fiscal» (a fecha de 27 de enero de 2026, situación jurídica de julio de 2025), en el apartado sobre IA de dictado: grabar conversaciones no públicas solo está permitido con el consentimiento previo de todos los participantes; un consentimiento posterior no es admisible. Fuente: BStBK, FAQ La IA en la profesión de asesor fiscal

El consentimiento debe, por tanto, existir y estar documentado antes de pulsar el botón de inicio, y afecta a todos los participantes. El segundo obstáculo se pasa por alto con frecuencia: el artículo 62a, apartado 5 del StBerG distingue entre la infraestructura general de la asesoría y los servicios que sirven directamente a un encargo individual. Una transcripción de una conversación concreta con un cliente difícilmente puede calificarse de «herramienta de trabajo general».

¿Basta con un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD?

No. El artículo 62a, apartado 3 del StBerG exige un contrato en forma textual con tres contenidos obligatorios que un contrato de encargado del tratamiento estándar no cubre automáticamente. El derecho profesional y el derecho de protección de datos se aplican en paralelo, algo que el artículo 62a, apartado 8 del StBerG deja expresamente claro.

• Obligación de confidencialidad con instrucción previa: El proveedor debe quedar obligado a la confidencialidad y ser instruido sobre las consecuencias penales (n.º 1). La instrucción forma parte de la obligación, no es opcional.
• Acceso limitado a la información: Acceso a la información únicamente en la medida necesaria para el cumplimiento del contrato (n.º 2).
• Regulación sobre subcontratistas: Debe determinarse si pueden intervenir otras personas. En caso afirmativo, el proveedor también debe obligarlas en forma textual (n.º 3). Fuente: artículo 62a StBerG
• Selección y finalización: Conforme al artículo 62a, apartado 2 del StBerG, el proveedor debe seleccionarse con cuidado y la colaboración debe finalizarse sin demora si dejan de cumplirse los requisitos. Una obligación permanente.
• Servicios prestados desde el extranjero: El artículo 62a, apartado 4 del StBerG solo permite el acceso si la protección del secreto allí existente es comparable a la nacional. En el caso de tratamiento fuera de la UE, este es el paso de comprobación más exigente.

Paralelamente, sigue siendo aplicable el artículo 28 del RGPD: contrato en forma escrita, también electrónica, tratamiento solo por instrucciones documentadas, confidencialidad, supresión o devolución tras la finalización del servicio, obligación de autorización para subencargados del tratamiento. Fuente: artículo 28 RGPD De ello se deriva una pregunta muy concreta para cada proveedor: ¿existe un acuerdo adicional de derecho profesional conforme al artículo 62a, apartado 3 del StBerG, o solo el contrato estándar de encargado del tratamiento? Debe responderse a partir del contrato concreto, tanto para Otter.ai como para Microsoft.

¿Dónde acaba el acta y cuánto tiempo permanece almacenada?

Un acta de Teams no es un subproducto pasajero, sino un archivo con una ubicación de almacenamiento y unos permisos. Microsoft documenta que las grabaciones y actas acaban en OneDrive for Business o SharePoint y están sujetas a las mismas reglas de permisos y conservación que cualquier otro archivo. Fuente: Microsoft Learn

Para Copilot en las reuniones de Teams, Microsoft distingue dos modos de funcionamiento: actas conservadas, que permanecen almacenadas y localizables, y actas temporales, que se generan solo para Copilot y se eliminan de forma permanente al finalizar la reunión. Fuente: Microsoft Learn Para una asesoría, esta elección es una decisión de derecho profesional, no de comodidad.

La conservación se rige por el artículo 66 del StBerG: los expedientes deben conservarse durante diez años, contados desde el final del año natural en que finalizó el encargo, también en formato electrónico conforme al apartado 4. Fuente: artículo 66 StBerG La asesoría debe determinar si un acta de IA es un documento de trabajo interno o forma parte del expediente. De lo contrario, será el intervalo de eliminación predeterminado de la herramienta el que tome esa decisión de forma silenciosa.

En nuestros proyectos de implantación de Copilot, el hallazgo más frecuente no es el modelo de IA, sino el lugar de almacenamiento: las actas acaban en el OneDrive del organizador y heredan sus permisos de uso compartido. Quien no ordene los permisos antes de la implantación también distribuye el acceso al acta junto con esta. Más información en Implantación de Copilot y el riesgo de uso compartido excesivo descrito.

¿En qué orden se debe realizar esta comprobación en la práctica?

El examen avanza desde la obligación profesional hacia la tecnología, no al revés. Quien empieza por la herramienta acaba construyendo la justificación en torno a una decisión ya tomada.

• Aclarar la finalidad y el lugar de tratamiento: ¿Nota interna, acta del cliente o análisis? ¿Dónde se realiza la transcripción, dónde queda el resultado, existen subencargados del tratamiento? Sin estas respuestas no puede evaluarse el artículo 62a, apartado 4 del StBerG.
• Cerrar la situación contractual: Acuerdo adicional conforme al artículo 62a, apartado 3 del StBerG en forma textual, más un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Ambos, no solo uno de los dos.
• Operacionalizar el consentimiento: Una fórmula fija, enunciada y documentada antes del inicio de la conversación, para todos los participantes.
• Definir el almacenamiento y la eliminación: Ubicación de almacenamiento, permisos, plazo de conservación y concepto de eliminación por escrito, en consonancia con el artículo 66 del StBerG.
• Política, formación, autorización: La BStBK recomienda una política de IA con un proceso de autorización y cuentas corporativas en lugar de accesos personales. A ello se suma la obligación de competencia en IA, véase artículo 4 del EU AI Act. El funcionamiento piloto solo comienza después.

Conclusión

Las actas de IA no están prohibidas en una asesoría fiscal, pero están sujetas a condiciones. La BStBK clasifica la IA de dictado como admisible en principio, aunque la vincula al consentimiento, la situación contractual y la confidencialidad. Aclare el caso concreto con su colegio de asesores fiscales o con un bufete especializado en derecho profesional antes de la implantación. En la puesta en práctica le apoyamos con nuestro servicio de Automatización para asesores fiscales. Lo que DATEV ya ofrece de por sí se muestra en nuestro artículo sobre DATEV Copilot 2026.

Preguntas frecuentes

¿Pueden las asesorías fiscales utilizar Teams Copilot u Otter.ai para las conversaciones con clientes?

No existe una prohibición general. El uso solo es admisible si se cuenta con el consentimiento previo de todos los participantes en la conversación (artículo 201 StGB), el proveedor está obligado a la confidencialidad en forma textual conforme al artículo 62a, apartado 3 del StBerG, y existe un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

¿Basta con el contrato de encargado del tratamiento estándar del proveedor?

No. El contrato de encargado del tratamiento cubre el derecho de protección de datos, no el derecho profesional. El artículo 62a, apartado 3 del StBerG exige adicionalmente una obligación de confidencialidad con instrucción sobre las consecuencias penales, una limitación del acceso a la información y una regulación sobre subcontratistas.

¿Basta con pedir el consentimiento del cliente después de la conversación?

No. El consentimiento para la grabación de la palabra no pública debe existir de antemano. La Cámara Federal de Asesores Fiscales señala en su FAQ de IA que un consentimiento posterior no es admisible.

¿Cuánto tiempo debe conservarse un acta de IA de una conversación?

Depende de si forma parte del expediente. Conforme al artículo 66, apartado 1 del StBerG, los expedientes deben conservarse durante diez años, contados desde el final del año natural en que finalizó el encargo, también en formato electrónico conforme al apartado 4. La propia asesoría debe realizar y documentar esta clasificación.

¿Queda excluido un proveedor situado fuera de la UE?

No automáticamente, pero el listón es más alto. El artículo 62a, apartado 4 del StBerG solo permite el acceso si la protección del secreto allí existente es comparable a la nacional, y la transferencia a un tercer país debe estar protegida conforme al derecho de protección de datos.