NordFlux automates your applicant management: acknowledgement of receipt within minutes, documents filed in a structured way, the relevant department reminded with a deadline. Anyone who stays silent for days amid a skills shortage loses candidates to faster employers. You can digitalise your recruiting process without having to introduce a new HR software.
In many SMEs the recruiting process runs through an info@ mailbox and forwarded emails. That is exactly where the candidates you urgently need get lost.
We don't build a corporate workflow, we automate the steps where you lose candidates today.
Every application, whether by email, form or job portal, triggers a personal acknowledgement of receipt within a few minutes. With a contact person, the next step and a realistic timeframe instead of a standard phrase.
Impact Reply in minutes instead of daysCover letter, CV and references are pulled automatically from the email and filed per candidate, for example in SharePoint with clean naming by position and date. No more searching for the PDF in the third forwarded email.
Saving 15–30 min per applicationThe responsible department is sent the documents automatically, with a clear deadline for feedback. If no answer comes, the system keeps reminding until a decision is documented.
Impact No candidate is left waitingIf the department says yes, the candidate automatically receives an invitation with available slots from the real calendars of the people involved. The email ping-pong over an interview time disappears completely.
Saving 2–4 h per weekRejections go out on time and in your tone of voice, not weeks later as a bulk email. At the same time the system remembers the retention period for applicant data and reminds you of the deletion or initiates it.
Impact GDPR deadlines metWhether the application comes in via Outlook, through your website or from a job portal: we choose the tool to fit your environment, not the other way around.
Microsoft 365If your company works with Outlook, SharePoint and Teams, we build the recruiting workflow directly into Microsoft 365. Inbox, filing and reminders then run where your team is already working.
Flexible and self-hostedWhen applications come together from several sources such as a website form, job portals and email, n8n connects everything in one workflow. Self-hosted on request on a server in Germany, so your applicant data stays with you.
An AI agent reads incoming documents, assigns them to the right position and prepares draft replies. The decision on an invitation or rejection is still made by a person, the agent only takes over the tedious work.
From the first analysis to a running recruiting workflow in 30 days, at a fixed price instead of an open timesheet.
In 60 minutes we go through your current recruiting path: where applications come in, who decides, where things get stuck. No obligation and no preparation on your part.
You get a clear proposal: which steps are automated, which systems are involved, what it costs. One price, no surprises.
We build the workflow in your environment and test it with real cases before it goes live. Your team sees every step and can step in at any time.
You receive clear documentation and a briefing. The workflow belongs to you, you can adjust it yourself or have us carry on.
Invoices, enquiries, orders: the same logic of receipt, filing, forwarding and deadline works in almost any process. On the overview page you can see what else can be automated in your company.
In the free initial analysis we work it out together: 60 minutes, no obligation, with your real recruiting process. Afterwards you know whether the automation is worth it for you.
Nein, in den meisten KMU reicht es, die vorhandenen Systeme zu verbinden. Wir automatisieren auf Basis von Outlook, SharePoint, Ihrem Website-Formular oder Jobportal-Eingängen. Eine eigene Recruiting-Software lohnt sich erst bei sehr hohem Bewerbungsaufkommen, und selbst dann lässt sie sich in den Workflow einbinden.
Üblich sind in der Praxis bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, weil sich Fristen aus dem AGG daran orientieren, danach werden die Daten gelöscht. Eine längere Aufbewahrung, etwa für einen Talentpool, braucht die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers. Die Automatisierung überwacht diese Fristen und erinnert an die Löschung. Die konkrete Frist für Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung, wir liefern die technische Umsetzung, keine Rechtsberatung.
Eine schnelle, gut formulierte automatische Antwort wirkt persönlicher als zwei Wochen Funkstille. Die Vorlagen schreiben wir gemeinsam in Ihrem Ton, mit echtem Ansprechpartner und konkretem nächsten Schritt. Alles, was individuelle Einschätzung braucht, bleibt bei Ihren Leuten.
Bewerbermanagement automatisieren kostet bei NordFlux einen Festpreis, den wir nach der kostenlosen Erstanalyse nennen. Wie hoch er ausfällt, hängt davon ab, wie viele Eingangskanäle und Schritte beteiligt sind, aber Sie bekommen einen Festpreis für die Umsetzung, keinen offenen Stundenzettel. Als Digitalisierungsberatung können wir zudem prüfen, ob eine BAFA-Förderung für Ihr Vorhaben infrage kommt.
Ein automatisierter Bewerbungsprozess ist bei NordFlux in der Regel innerhalb von 30 Tagen einsatzbereit. Wir arbeiten im 30-Tage-Modell: von der Erstanalyse über Konzept und Umsetzung bis zur Übergabe. Ein Workflow aus Eingangsbestätigung, Ablage und Weiterleitung läuft oft schon nach zwei bis drei Wochen produktiv. Danach erweitern wir bei Bedarf um Terminvorschläge, Absagen und Löschfristen.
