Process- und Task-Mining in Power Automate: Lizenzen und Add-on erklärt

Wenn Sie in Power Automate über Automatisierung nachdenken, geht es meistens sofort um einzelne Flows: einen Trigger, ein paar Aktionen, fertig. Bevor Sie aber entscheiden, was Sie automatisieren, lohnt sich eine grundlegendere Frage: Wie läuft Ihr Prozess in der Praxis eigentlich wirklich ab, und wo entstehen die größten Reibungsverluste? Genau hier setzen die beiden Analysefunktionen Process Mining und Task Mining an, die Microsoft direkt in Power Automate integriert hat.

Beide Funktionen liefern Ihnen belastbare Daten statt Bauchgefühl, unterscheiden sich aber deutlich in Herangehensweise und Zielgruppe. Wer eine größere Automatisierung plant, sollte laut der offiziellen Dokumentation beide Werkzeuge kennen und vor allem wissen, welche Lizenz für welchen Anwendungsfall nötig ist, denn genau hier liegt in der Praxis oft die größte Stolperfalle. In diesem Artikel schauen wir uns den Unterschied zwischen Process Mining und Task Mining an, die relevanten Lizenzmodelle und wann sich das separate Process Mining Add-on wirklich lohnt. So behalten Sie von Anfang an die Kontrolle über Ihr Budget, statt im Nachhinein von einer Lizenzrechnung überrascht zu werden.

Process Mining oder Task Mining: was passt zu Ihrer Fragestellung?

Laut dem Überblick über Prozess- und Aufgaben-Mining auf Microsoft Learn verfolgen beide Funktionen unterschiedliche Ziele, auch wenn sie oft im selben Atemzug genannt werden:

• Process Mining eignet sich für die Analyse unternehmensweiter Prozesse. Die Funktion arbeitet mit Ereignisprotokolldateien aus Ihrem System of Record, also den Apps, die Sie in Ihren Prozessen tatsächlich nutzen, und erstellt daraus Prozesslandkarten mit Daten und Metriken. Typische Beispiele aus der Dokumentation sind die Debitorenbuchhaltung oder ein kompletter Order-to-Cash-Prozess.
• Task Mining zoomt dagegen auf die Desktop-Ebene. Die Funktion zeichnet reale Benutzeraktionen auf, etwa Mausklicks, Tastatureingaben und Anwendungswechsel, und zeigt Ihnen, wie eine Aufgabe tatsächlich ausgeführt wird, nicht wie sie im Handbuch beschrieben ist.

Als Faustregel gilt: Process Mining beantwortet die Frage, wo in einem größeren Ablauf die Engpässe liegen. Task Mining beantwortet die Frage, was eine Person konkret am Bildschirm tut, um eine einzelne Aufgabe zu erledigen. In der Praxis ergänzen sich beide oft, weil eine Process-Mining-Analyse Ihnen zeigt, welcher Teilschritt auffällig lange dauert, und Task Mining Ihnen anschließend zeigt, warum genau das so ist.

Die Lizenzen, die für Process- und Task-Mining zählen

Process Mining ist laut Microsoft als Bestandteil von Power Automate lizenziert, nicht als separates Produkt. Konkret unterscheidet die Dokumentation drei Lizenzstufen mit unterschiedlicher Kapazität:

• Power Automate Testlizenz: Für 90 Tage stehen Ihnen sowohl Task-Mining- als auch Process-Mining-Funktionen zur Verfügung, allerdings begrenzt auf 100 MB Process-Mining-Kapazität pro Prozess.
• Power Automate Premium: Diese Pro-Nutzer-Lizenz enthält volle Task- und Process-Mining-Funktionalität. Jede Premium-Lizenz trägt 50 MB zu einem mandantenweiten Kapazitätspool bei, der auf insgesamt 100 GB gedeckelt ist. Zusätzlich bringt jede Lizenz 250 MB Dataverse-Datenbankkapazität und 2 GB Dataverse-Dateikapazität mit.
• Power Automate Process Mining Add-on: Ein mandantenweites Zusatzpaket, das die Premium-Lizenz voraussetzt und den Kapazitätspool um weitere 100 GB erweitert, dazu kommen 2 GB zusätzliche Dataverse-Datenbank- und 1 TB zusätzliche Dateikapazität.

Für die individuelle Anpassung Ihrer Prozessberichte in Power BI brauchen Sie außerdem eine kostenpflichtige Power-BI-Lizenz, da diese nicht automatisch in den genannten Power-Automate-Plänen enthalten ist.

Wann brauchen Sie das Process Mining Add-on wirklich?

Für die meisten kleinen und mittleren Teams reicht die Kapazität, die bereits über die Premium-Lizenzen der einzelnen Nutzer im Kapazitätspool zusammenkommt, für einen Einstieg völlig aus. Relevant wird das Add-on erst, wenn Ihr Unternehmen entweder sehr viele Premium-Lizenzen gleichzeitig einsetzt und dennoch an die 100-GB-Grenze des Pools stößt, oder wenn Sie gezielt sehr große, detaillierte Ereignisprotokolle importieren, etwa aus einem ERP-System mit hohem Transaktionsvolumen über einen längeren Zeitraum.

Bevor Sie das Add-on kaufen, lohnt sich ein Blick in den Power Platform Admin Center, um die tatsächlich genutzte Kapazität zu prüfen. Häufig lässt sich der Speicherbedarf senken, indem Sie abgeschlossene Prozesse löschen oder die Menge importierter historischer Daten bewusster begrenzen, bevor Sie in zusätzliche Kapazität investieren.

Diese Voraussetzungen sollten Sie vorher klären

Damit Sie überhaupt starten können, brauchen Sie laut Microsoft Learn eine Power-Platform-Umgebung mit einer Microsoft-Dataverse-Datenbank sowie eine passende Rolle: Die Rolle Umgebungsersteller ist erforderlich, um Prozesse zu erstellen, freizugeben und daran mitzuarbeiten. Für die Desktop-Analyse mit erweiterten Funktionen installieren Sie zusätzlich die Process Mining Desktop-App, für Task Mining brauchen Sie eine Installation von Power Automate für Desktop.

Wer diese Grundlagen einmal sauber klärt, spart sich später viel Frust: Falsch zugeschnittene Lizenzen oder eine fehlende Rolle sind laut Dokumentation eine der häufigsten Fehlerursachen, wenn ein Prozess plötzlich nicht mehr geöffnet werden kann. Wenn Sie unsicher sind, welche Kombination aus Lizenzen für Ihr Team tatsächlich passt, unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Power-Automate-Lizenzberatung dabei, Kapazität, Nutzerzahl und Add-on-Bedarf realistisch einzuschätzen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.

Häufige Fragen

Brauche ich für Task Mining eine andere Lizenz als für Process Mining?

Nein. Sowohl die Power Automate Testlizenz als auch die Power Automate Premium Lizenz enthalten laut Microsoft Learn beide Funktionen gemeinsam. Es gibt keine separate Einzellizenz nur für Task Mining, die Funktion ist an dieselben Pläne gekoppelt wie Process Mining.

Was passiert, wenn meine Organisation die 100-GB-Grenze überschreitet?

Sobald der mandantenweite Kapazitätspool aus den Premium-Lizenzen ausgeschöpft ist, lässt sich kein weiterer Prozess mehr mit neuen Daten befüllen, bis entweder Speicherplatz freigegeben wird oder das Process Mining Add-on zusätzliche Kapazität bereitstellt. Beides ist laut Dokumentation ein bewusster, separater Schritt und passiert nicht automatisch.

Reicht die kostenlose Testlizenz für einen ersten Test aus?

Für einen ersten Eindruck ja. Die 90-tägige Testlizenz bietet dieselben Task-Mining-Funktionen wie die Premium-Lizenz und erlaubt Process Mining mit bis zu 100 MB Kapazität pro Prozess, was für einen überschaubaren Beispielprozess meist ausreicht. Für den produktiven Dauerbetrieb ist danach eine Premium-Lizenz nötig.

Brauche ich zwingend Power BI, um Process Mining nutzen zu können?

Nein, die Standardanalyseberichte lassen sich auch ohne eigene Power-BI-Lizenz im Web und in der Desktop-App anzeigen. Erst wenn Sie Ihren Prozessbericht mit einem eigenen Power-BI-Arbeitsbereich individuell anpassen möchten, ist zusätzlich eine kostenpflichtige Power-BI-Lizenz erforderlich.

Welche Rolle brauche ich, um in meiner Umgebung überhaupt einen Prozess anzulegen?

Sie benötigen die Sicherheitsrolle Umgebungsersteller in der jeweiligen Power-Platform-Umgebung. Ohne diese Rolle können Sie zwar unter Umständen freigegebene Prozesse einsehen, aber keine eigenen Prozesse erstellen, Daten importieren oder Freigaben verwalten.