Process Mining et Task Mining dans Power Automate : licences et add-on expliqués

Quand on pense automatisation dans Power Automate, la discussion porte presque toujours immédiatement sur des flows individuels : un déclencheur, quelques actions, terminé. Mais avant de décider ce que tu automatises, une question plus fondamentale mérite d'être posée : comment ton processus se déroule-t-il réellement dans la pratique, et où se situent les plus grandes pertes par friction ? C'est précisément là qu'interviennent les deux fonctions d'analyse Process Mining et Task Mining, que Microsoft a intégrées directement dans Power Automate.

Les deux fonctions te fournissent des données fiables plutôt qu'une intuition, mais elles diffèrent nettement dans leur approche et leur public cible. Quiconque planifie une automatisation plus importante devrait, selon la documentation officielle, connaître les deux outils et surtout savoir quelle licence est nécessaire pour quel cas d'usage, car c'est souvent là que se cache le plus grand piège en pratique. Dans cet article, nous examinons la différence entre Process Mining et Task Mining, les modèles de licence pertinents et le moment où l'add-on Process Mining séparé est réellement rentable. Tu gardes ainsi le contrôle de ton budget dès le départ, au lieu d'être surpris après coup par une facture de licence.

Process Mining ou Task Mining : lequel correspond à ta question ?

Selon l'aperçu du process mining et du task mining sur Microsoft Learn, les deux fonctions poursuivent des objectifs différents, même si elles sont souvent citées ensemble :

• Process Mining convient pour l'analyse de processus à l'échelle de l'entreprise. La fonction travaille avec des fichiers de journaux d'événements provenant de ton système d'enregistrement, c'est-à-dire les applications que tu utilises réellement dans tes processus, et en tire des cartes de processus avec données et métriques. Les exemples typiques de la documentation sont la comptabilité clients ou un processus order-to-cash complet.
• Task Mining se concentre en revanche sur le niveau du poste de travail. La fonction enregistre les actions réelles des utilisateurs, comme les clics de souris, les saisies au clavier et les changements d'application, et te montre comment une tâche est réellement exécutée, et non comment elle est décrite dans le manuel.

En règle générale : Process Mining répond à la question de savoir où se situent les goulots d'étranglement dans un déroulement plus vaste. Task Mining répond à la question de savoir ce qu'une personne fait concrètement à l'écran pour accomplir une tâche donnée. En pratique, les deux se complètent souvent, car une analyse Process Mining te montre quelle sous-étape prend un temps anormalement long, et Task Mining te montre ensuite exactement pourquoi.

Les licences qui comptent pour le Process Mining et le Task Mining

Selon Microsoft, le Process Mining est concédé sous licence en tant que composant de Power Automate, et non comme produit séparé. Concrètement, la documentation distingue trois niveaux de licence avec des capacités différentes :

• Licence d'essai Power Automate : pendant 90 jours, tu disposes à la fois des fonctions Task Mining et Process Mining, mais limitées à 100 Mo de capacité Process Mining par processus.
• Power Automate Premium : cette licence par utilisateur inclut l'ensemble des fonctionnalités Task Mining et Process Mining. Chaque licence Premium apporte 50 Mo à un pool de capacité valable pour tout le tenant, plafonné à 100 Go au total. Chaque licence ajoute aussi 250 Mo de capacité de base de données Dataverse et 2 Go de capacité de fichiers Dataverse.
• Add-on Power Automate Process Mining : un package complémentaire valable pour tout le tenant, qui nécessite la licence Premium et étend le pool de capacité de 100 Go supplémentaires, avec en plus 2 Go de base de données Dataverse et 1 To de capacité de fichiers supplémentaires.

Pour personnaliser tes rapports de processus dans Power BI, tu as en outre besoin d'une licence Power BI payante, car celle-ci n'est pas incluse automatiquement dans les plans Power Automate mentionnés.

Quand as-tu vraiment besoin de l'add-on Process Mining ?

Pour la plupart des petites et moyennes équipes, la capacité déjà réunie dans le pool grâce aux licences Premium des différents utilisateurs suffit largement pour démarrer. L'add-on ne devient pertinent que si ton entreprise utilise soit un très grand nombre de licences Premium simultanément tout en atteignant quand même la limite de 100 Go du pool, soit si tu importes spécifiquement des journaux d'événements très volumineux et détaillés, par exemple depuis un système ERP à volume de transactions élevé sur une longue période.

Avant d'acheter l'add-on, il vaut la peine de vérifier dans le centre d'administration Power Platform la capacité réellement utilisée. Souvent, tu peux réduire le besoin de stockage en supprimant les processus terminés ou en limitant plus délibérément la quantité de données historiques importées, avant d'investir dans une capacité supplémentaire.

Ces prérequis sont à clarifier au préalable

Pour pouvoir démarrer, selon Microsoft Learn, tu as besoin d'un environnement Power Platform doté d'une base de données Microsoft Dataverse ainsi que du rôle approprié : le rôle Créateur d'environnement est requis pour créer, partager des processus et y collaborer. Pour l'analyse desktop avec fonctions avancées, tu installes en plus l'application desktop Process Mining, et pour le Task Mining tu as besoin d'une installation de Power Automate pour desktop.

Clarifier ces bases proprement en amont t'évite bien des frustrations par la suite : des licences mal dimensionnées ou un rôle manquant sont, selon la documentation, l'une des causes d'erreur les plus fréquentes lorsqu'un processus ne peut soudainement plus être ouvert. Si tu n'es pas sûr de la combinaison de licences qui convient réellement à ton équipe, notre conseil en licences Power Automate t'aide à estimer de manière réaliste la capacité, le nombre d'utilisateurs et le besoin en add-on avant de signer un contrat.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'une licence différente pour Task Mining que pour Process Mining ?

Non. Selon Microsoft Learn, la licence d'essai Power Automate et la licence Power Automate Premium incluent toutes les deux ces fonctions ensemble. Il n'existe pas de licence individuelle séparée uniquement pour Task Mining ; la fonction est liée aux mêmes plans que Process Mining.

Que se passe-t-il si mon organisation dépasse la limite de 100 Go ?

Dès que le pool de capacité valable pour tout le tenant, issu des licences Premium, est épuisé, plus aucun processus ne peut être alimenté avec de nouvelles données, jusqu'à ce que de l'espace de stockage soit libéré ou que l'add-on Process Mining fournisse de la capacité supplémentaire. Selon la documentation, les deux cas sont une étape volontaire et séparée qui ne se produit pas automatiquement.

La licence d'essai gratuite suffit-elle pour un premier test ?

Pour une première impression, oui. La licence d'essai de 90 jours offre les mêmes fonctions Task Mining que la licence Premium et permet le Process Mining avec jusqu'à 100 Mo de capacité par processus, ce qui suffit généralement pour un processus d'exemple de taille raisonnable. Pour une utilisation en production continue, une licence Premium est ensuite nécessaire.

Ai-je absolument besoin de Power BI pour utiliser Process Mining ?

Non, les rapports d'analyse standard peuvent aussi être consultés sur le web et dans l'application desktop sans licence Power BI propre. Ce n'est que si tu souhaites personnaliser ton rapport de processus avec ton propre espace de travail Power BI qu'une licence Power BI payante est nécessaire en plus.

De quel rôle ai-je besoin pour créer un processus dans mon environnement ?

Tu as besoin du rôle de sécurité Créateur d'environnement dans l'environnement Power Platform concerné. Sans ce rôle, tu peux éventuellement consulter des processus partagés dans certains cas, mais tu ne peux pas créer tes propres processus, importer des données ou gérer les partages.