Process Mining y Task Mining en Power Automate: licencias y add-on explicados

Cuando piensas en automatización en Power Automate, casi siempre se trata enseguida de flows individuales: un desencadenador, un par de acciones, listo. Pero antes de decidir qué automatizar, vale la pena hacerse una pregunta más fundamental: ¿cómo se desarrolla realmente tu proceso en la práctica y dónde surgen las mayores pérdidas por fricción? Justo ahí entran las dos funciones de análisis Process Mining y Task Mining, que Microsoft ha integrado directamente en Power Automate.

Ambas funciones te ofrecen datos sólidos en lugar de intuición, pero difieren claramente en su enfoque y su público objetivo. Quien planifique una automatización más grande debería, según la documentación oficial, conocer ambas herramientas y sobre todo saber qué licencia se necesita para qué caso de uso, porque precisamente ahí suele estar la mayor trampa en la práctica. En este artículo repasamos la diferencia entre Process Mining y Task Mining, los modelos de licencia relevantes y cuándo realmente vale la pena el add-on independiente de Process Mining. Así mantienes el control de tu presupuesto desde el principio, en lugar de llevarte una sorpresa después con una factura de licencias.

Process Mining o Task Mining: ¿cuál encaja con tu pregunta?

Según la descripción general de process mining y task mining en Microsoft Learn, ambas funciones persiguen objetivos distintos, aunque a menudo se mencionen en la misma frase:

• Process Mining es adecuado para analizar procesos a nivel de toda la empresa. La función trabaja con archivos de registro de eventos de tu sistema de registro, es decir, las aplicaciones que realmente usas en tus procesos, y a partir de ahí crea mapas de procesos con datos y métricas. Ejemplos típicos de la documentación son la contabilidad de cuentas por cobrar o un proceso order-to-cash completo.
• Task Mining en cambio se centra en el nivel del escritorio. La función registra las acciones reales del usuario, como clics de ratón, entradas de teclado y cambios de aplicación, y te muestra cómo se ejecuta realmente una tarea, no cómo se describe en el manual.

Como regla general: Process Mining responde a la pregunta de dónde están los cuellos de botella en un flujo más amplio. Task Mining responde a la pregunta de qué hace concretamente una persona en pantalla para completar una tarea individual. En la práctica, ambas suelen complementarse, porque un análisis de Process Mining te muestra qué subpaso tarda un tiempo llamativamente largo, y Task Mining te muestra después exactamente por qué.

Las licencias que importan para Process Mining y Task Mining

Según Microsoft, Process Mining está licenciado como parte de Power Automate, no como un producto independiente. En concreto, la documentación distingue tres niveles de licencia con distinta capacidad:

• Licencia de prueba de Power Automate: durante 90 días dispones tanto de las funciones de Task Mining como de Process Mining, aunque limitadas a 100 MB de capacidad de Process Mining por proceso.
• Power Automate Premium: esta licencia por usuario incluye la funcionalidad completa de Task Mining y Process Mining. Cada licencia Premium aporta 50 MB a un pool de capacidad para todo el inquilino, con un límite total de 100 GB. Además, cada licencia añade 250 MB de capacidad de base de datos Dataverse y 2 GB de capacidad de archivos Dataverse.
• Add-on de Power Automate Process Mining: un paquete adicional para todo el inquilino que requiere la licencia Premium y amplía el pool de capacidad en otros 100 GB, además de 2 GB adicionales de base de datos Dataverse y 1 TB adicional de capacidad de archivos.

Para personalizar tus informes de proceso en Power BI, además necesitas una licencia de Power BI de pago, ya que esta no está incluida automáticamente en los planes de Power Automate mencionados.

¿Cuándo necesitas realmente el add-on de Process Mining?

Para la mayoría de equipos pequeños y medianos, la capacidad que ya se acumula en el pool gracias a las licencias Premium de los usuarios individuales es más que suficiente para empezar. El add-on solo se vuelve relevante si tu empresa utiliza un número muy elevado de licencias Premium a la vez y aun así llega al límite de 100 GB del pool, o si importas específicamente registros de eventos muy grandes y detallados, por ejemplo de un sistema ERP con un alto volumen de transacciones durante un periodo prolongado.

Antes de comprar el add-on, vale la pena echar un vistazo al Centro de administración de Power Platform para comprobar la capacidad realmente utilizada. A menudo se puede reducir la necesidad de almacenamiento eliminando procesos finalizados o limitando de forma más consciente la cantidad de datos históricos importados, antes de invertir en capacidad adicional.

Estos requisitos previos debes aclarar de antemano

Para poder empezar, según Microsoft Learn necesitas un entorno de Power Platform con una base de datos de Microsoft Dataverse, así como el rol adecuado: el rol Creador de entorno es necesario para crear procesos, compartirlos y colaborar en ellos. Para el análisis de escritorio con funciones avanzadas, instalas además la aplicación de escritorio de Process Mining, y para Task Mining necesitas una instalación de Power Automate para escritorio.

Aclarar bien estos fundamentos de antemano te ahorra mucha frustración más adelante: unas licencias mal dimensionadas o un rol faltante son, según la documentación, una de las causas de error más frecuentes cuando un proceso de repente ya no se puede abrir. Si no estás seguro de qué combinación de licencias encaja realmente con tu equipo, nuestra consultoría de licencias de Power Automate te ayuda a estimar de forma realista la capacidad, el número de usuarios y la necesidad de add-ons antes de firmar un contrato.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una licencia distinta para Task Mining que para Process Mining?

No. Según Microsoft Learn, tanto la licencia de prueba de Power Automate como la licencia Power Automate Premium incluyen ambas funciones juntas. No existe una licencia individual independiente solo para Task Mining; la función está ligada a los mismos planes que Process Mining.

¿Qué ocurre si mi organización supera el límite de 100 GB?

En cuanto se agota el pool de capacidad para todo el inquilino procedente de las licencias Premium, ya no se puede rellenar ningún proceso más con datos nuevos, hasta que se libere espacio de almacenamiento o el add-on de Process Mining proporcione capacidad adicional. Según la documentación, ambos casos son un paso consciente y separado, y no ocurren de forma automática.

¿Es suficiente la licencia de prueba gratuita para una primera prueba?

Para una primera impresión, sí. La licencia de prueba de 90 días ofrece las mismas funciones de Task Mining que la licencia Premium y permite Process Mining con hasta 100 MB de capacidad por proceso, lo cual suele ser suficiente para un proceso de ejemplo manejable. Para el uso productivo continuado, después se necesita una licencia Premium.

¿Necesito obligatoriamente Power BI para poder usar Process Mining?

No, los informes de análisis estándar también se pueden ver en la web y en la aplicación de escritorio sin una licencia de Power BI propia. Solo si quieres personalizar tu informe de proceso con tu propio espacio de trabajo de Power BI necesitas adicionalmente una licencia de Power BI de pago.

¿Qué rol necesito para poder crear siquiera un proceso en mi entorno?

Necesitas el rol de seguridad Creador de entorno en el entorno de Power Platform correspondiente. Sin este rol, en determinadas circunstancias puedes ver procesos compartidos, pero no puedes crear tus propios procesos, importar datos ni gestionar los recursos compartidos.