Pay-as-you-go in Power Automate erklärt

Pay-as-you-go ist die nutzungsbasierte Abrechnungsoption von Microsoft für Power Automate und Power Apps: Statt fester Lizenzen pro Monat zahlen Sie über ein verknüpftes Azure-Abonnement nur für das, was Ihre Flows und Apps tatsächlich verbrauchen. Für Unternehmen, die Power Automate ausprobieren, saisonal nutzen oder an viele Personen mit unregelmäßiger Nutzung verteilen wollen, ist das oft günstiger als klassische Prepaid-Lizenzen wie Premium oder Process.

In diesem Artikel erklären wir, wie das Modell technisch funktioniert, welche Kosten pro Flow-Lauf anfallen und wie sich Pay-as-you-go von den beiden zentralen Power-Automate-Lizenzen Premium und Process unterscheidet. Grundlage ist die offizielle Dokumentation von Microsoft Learn. Stand: Juli 2026.

Was ist das Pay-as-you-go-Modell?

Pay-as-you-go ist laut Microsoft Learn – Nutzungsbasierter Plan, Übersicht eine Zahlungsmethode für Power Apps und Power Automate über ein Azure-Abonnement, mit der Sie ohne Lizenzverpflichtung oder Vorabkauf starten können. Sie können Apps und Flows mit beliebigen Benutzern in Ihrer Organisation teilen und zahlen erst, wenn diese tatsächlich genutzt werden.

Damit eine Umgebung nutzungsbasiert abgerechnet wird, verknüpfen Sie sie über eine sogenannte Abrechnungsrichtlinie mit einem Azure-Abonnement. Dabei entsteht im Hintergrund eine Azure-Ressource, die Power-Platform-Kontoressource, über die sämtliche Nutzungsgebühren für Power Apps, Power Automate, Dataverse und Power-Platform-Anfragen auf der Azure-Rechnung erscheinen. Eine Umgebung lässt sich jederzeit wieder von der Abrechnungsrichtlinie trennen, danach fallen keine weiteren Kosten mehr an.

• Kein Lizenzvorabkauf: Sie müssen keine Premium- oder Process-Lizenzen im Voraus kaufen.
• Verteilung an viele Nutzer: Flows lassen sich mit beliebig vielen Personen teilen, ohne dass jede Einzelne eine eigene Lizenz benötigt.
• Kostenaufteilung über Azure: Über Ressourcengruppen und Tags lassen sich Kosten sauber auf Teams oder Abteilungen verteilen.

Wie wird die Nutzung abgerechnet?

Sobald eine Umgebung mit Azure verknüpft ist, greifen laut Microsoft Learn – Nutzungsbasierte Zähler mehrere Verbrauchseinheiten gleichzeitig. Für Power Automate ist vor allem der Meter für Flow-Ausführungen relevant:

• Premium-Cloud-Flows und Desktop-Flows im beaufsichtigten Modus: 0,60 US-Dollar pro Ausführung.
• Desktop-Flows im unbeaufsichtigten Modus: 3,00 US-Dollar pro Ausführung.
• Desktop-Flows mit gehosteter RPA (Vorschau): ebenfalls 3,00 US-Dollar pro Ausführung.

Flows mit ausschließlich Standardconnectors werden über diesen Meter nicht berechnet. Wichtig für Testphasen: Ausführungen im Designer sowie erneut eingereichte fehlgeschlagene Läufe kosten nichts, und bei verschachtelten Flows wird nur der übergeordnete Flow-Lauf abgerechnet, nicht die untergeordneten Kindflüsse.

Ob eine Ausführung überhaupt kostenpflichtig wird, hängt zusätzlich von der Lizenz des jeweiligen Nutzers ab. Besitzt der Flow-Eigentümer bereits eine Power-Automate-Premium- oder Process-Lizenz und bewegt sich die Ausführung innerhalb der damit verbundenen Nutzungsrechte, entstehen keine zusätzlichen Azure-Kosten. Erst wenn eine Ausführung außerhalb dieser Berechtigungen liegt oder der Flow einem gänzlich unlizenzierten Nutzer oder einem Dienstprinzipal gehört, greift die nutzungsbasierte Abrechnung.

Neben den Flow-Ausführungen zählt Pay-as-you-go auch Dataverse-Speicher in den Kategorien Datenbank, Datei und Protokoll sowie perspektivisch Power-Platform-Anfragen, sobald diese Verbrauchseinheit die Vorschauphase verlässt.

Pay-as-you-go im Vergleich zu Premium und Process

Power Automate kennt neben Pay-as-you-go zwei klassische kostenpflichtige Lizenzarten, die laut Microsoft Learn – Power-Automate-Lizenztypen unterschiedlich funktionieren: die benutzerzentrierte Premium-Lizenz und die automatisierungszentrierte Process-Lizenz.

Power Automate Premium

Die Premium-Lizenz wird einem einzelnen Benutzer zugewiesen und kostet einen festen monatlichen Betrag. Damit kann diese Person unbegrenzt viele Cloud-Flows innerhalb ihrer Aktionsgrenzwerte erstellen, ausführen und teilen, inklusive Premium- und benutzerdefinierten Connectors sowie einem beaufsichtigten RPA-Bot für Desktop-Flows. Für Teams mit regelmäßiger, planbarer Nutzung ist das meist die günstigere und einfacher zu verwaltende Option, weil die Kosten unabhängig von der Anzahl der Ausführungen gleich bleiben.

Power Automate Process

Die Process-Lizenz ist eine Kapazitätslizenz und wird nicht einer Person, sondern einem Cloud-Flow oder einer Maschine zugewiesen. Sie eignet sich für Flows, die von vielen Nutzern gemeinsam verwendet werden sollen, ohne dass jede Einzelne eine eigene Premium-Lizenz braucht, sowie für unbeaufsichtigte Desktop-Automatisierung. Jede Process-Lizenz bringt ein festes tägliches Aktionskontingent von 250.000 Aktionen mit, mehrere Lizenzen lassen sich auf einen Flow stapeln.

Der zentrale Unterschied zu Pay-as-you-go: Premium und Process sind Festpreise, die unabhängig von der tatsächlichen Nutzung anfallen, während Pay-as-you-go direkt an die Anzahl der Ausführungen gekoppelt ist. Die Dokumentation zu den nutzungsbasierten Zählern zeigt das an einem Rechenbeispiel: Ein Flow mit zehn Nutzern, die ihn selten auslösen, kostet über drei Monate mit zehn Premium-Lizenzen 450 US-Dollar, über Pay-as-you-go bei 145 Ausführungen dagegen nur rund 87 US-Dollar. Bei einem Flow mit sehr vielen täglichen Ausführungen kehrt sich dieses Verhältnis dagegen um, dort bleibt eine Prepaid-Lizenz günstiger.

Wann lohnt sich Pay-as-you-go?

Ob sich das nutzungsbasierte Modell rechnet, hängt stark vom Nutzungsmuster Ihrer Flows ab:

• Saisonale Flows: Prozesse, die nur zu bestimmten Zeiten im Jahr laufen, etwa rund um den Jahresabschluss oder eine Kampagne.
• Breit geteilte Flows mit wenigen Ausführungen: Ein Flow, den viele Personen gelegentlich anstoßen, statt ihn hoch frequentiert zu nutzen.
• Testphasen und Pilotprojekte: Sie wollen herausfinden, ob sich eine Automatisierung lohnt, bevor Sie dauerhaft Lizenzen kaufen.
• Organisatorische Flows unter einem Dienstkonto: Prozesse, die zentral laufen und nicht klar einer einzelnen Person zuzuordnen sind.

Für Flows mit vielen täglichen Ausführungen oder für Mitarbeitende, die dauerhaft und intensiv automatisieren, bleibt eine Premium- oder Process-Lizenz in der Regel die wirtschaftlichere Wahl. Beide Modelle lassen sich laut Microsoft parallel in derselben Umgebung einsetzen: Manche Flows laufen über Prepaid-Lizenzen, andere über Pay-as-you-go, je nachdem, was für den jeweiligen Anwendungsfall passt.

So richten Sie Pay-as-you-go ein

Die Grundvoraussetzung ist ein aktives Azure-Abonnement. Darin legen Sie eine Abrechnungsrichtlinie an, die eine oder mehrere Power-Platform-Umgebungen mit diesem Abonnement verknüpft. Das lässt sich sowohl im Power Platform Admin Center als auch direkt aus Power Apps oder Power Automate heraus konfigurieren. Sobald die Verknüpfung steht, greifen automatisch alle relevanten Verbrauchseinheiten für diese Umgebung, und die Kosten erscheinen im Azure Cost Management, wo Sie sie über Ressourcengruppen und Tags sauber verschiedenen Teams zuordnen können.

Wer unsicher ist, ob Pay-as-you-go, Premium oder Process für die eigene Situation die passende Wahl ist, oder wer die Einrichtung nicht selbst übernehmen möchte, findet Unterstützung in der Power-Automate-Beratung von NordFlux. Sie behalten dabei die Kontrolle über Ihre Lizenzkosten und bekommen eine Empfehlung, die zu Ihrem tatsächlichen Nutzungsmuster passt.

Häufige Fragen

Muss ich für Pay-as-you-go zusätzlich ein Azure-Konto einrichten?

Ja. Pay-as-you-go setzt ein aktives Azure-Abonnement voraus, weil sämtliche Nutzungsgebühren darüber abgerechnet werden. Ohne verknüpftes Abonnement lässt sich die Funktion nicht aktivieren.

Zahle ich doppelt, wenn ein Nutzer bereits eine Premium-Lizenz hat?

Nein. Solange die Nutzung innerhalb der Berechtigungen der Premium- oder Process-Lizenz bleibt, wird die Ausführung nicht zusätzlich über Azure berechnet. Erst Nutzung außerhalb dieser Lizenzgrenzen oder durch unlizenzierte Nutzer löst die nutzungsbasierte Abrechnung aus.

Kann ich Pay-as-you-go und Prepaid-Lizenzen gleichzeitig nutzen?

Ja, beide Modelle lassen sich in derselben Umgebung parallel einsetzen. Häufig laufen viel genutzte Flows über Premium oder Process, während selten genutzte oder breit verteilte Flows über Pay-as-you-go abgerechnet werden.

Wie kann ich Pay-as-you-go wieder deaktivieren?

Sie trennen die betroffene Umgebung einfach wieder von der Abrechnungsrichtlinie. Danach funktioniert sie wieder wie eine normale Umgebung, und es fallen keine weiteren Kosten über Azure an.

Zählen auch Desktop-Flows zu Pay-as-you-go?

Ja. Sowohl beaufsichtigte als auch unbeaufsichtigte Desktop-Flow-Ausführungen werden über den Flow-Ausführungsmeter erfasst, wobei unbeaufsichtigte Läufe mit 3,00 US-Dollar pro Ausführung teurer sind als beaufsichtigte oder Cloud-Flow-Läufe mit 0,60 US-Dollar.

Quellen: Microsoft Learn – Nutzungsbasierter Plan, Übersicht, Microsoft Learn – Nutzungsbasierte Zähler, Microsoft Learn – Power-Automate-Lizenztypen