Process Mining и Task Mining в Power Automate: лицензии и дополнение объяснены

Когда речь заходит об автоматизации в Power Automate, разговор почти всегда сразу сводится к отдельным потокам (flows): триггер, пара действий, готово. Но прежде чем решать, что автоматизировать, стоит задать более фундаментальный вопрос: как твой процесс на самом деле протекает на практике и где возникают самые большие потери на трение? Именно здесь на помощь приходят две функции анализа — Process Mining и Task Mining, которые Microsoft интегрировала непосредственно в Power Automate.

Обе функции дают тебе достоверные данные вместо интуиции, но заметно различаются по подходу и целевой аудитории. Тому, кто планирует более масштабную автоматизацию, согласно официальной документации, стоит знать оба инструмента и, прежде всего, понимать, какая лицензия нужна для какого сценария использования, ведь именно здесь на практике часто кроется главная ловушка. В этой статье мы рассмотрим разницу между Process Mining и Task Mining, соответствующие лицензионные модели и то, когда отдельное дополнение Process Mining действительно окупается. Так ты с самого начала сохранишь контроль над своим бюджетом, вместо того чтобы потом удивляться счету за лицензии.

Process Mining или Task Mining: что подходит под твой вопрос?

Согласно обзору Process Mining и Task Mining на Microsoft Learn, обе функции преследуют разные цели, хотя их часто упоминают вместе:

• Process Mining подходит для анализа процессов в масштабе всей компании. Функция работает с файлами журналов событий из твоей системы учета, то есть приложений, которые ты реально используешь в своих процессах, и на их основе строит карты процессов с данными и метриками. Типичные примеры из документации — учет дебиторской задолженности или полный процесс order-to-cash.
• Task Mining же фокусируется на уровне рабочего стола. Функция записывает реальные действия пользователя, такие как клики мышью, ввод с клавиатуры и переключение между приложениями, и показывает тебе, как задача выполняется на самом деле, а не так, как это описано в инструкции.

Правило простое: Process Mining отвечает на вопрос, где в более крупном процессе возникают узкие места. Task Mining отвечает на вопрос, что конкретно человек делает на экране, чтобы выполнить отдельную задачу. На практике обе функции часто дополняют друг друга, потому что анализ Process Mining показывает, какой подшаг занимает заметно много времени, а Task Mining затем показывает, почему именно так происходит.

Лицензии, важные для Process Mining и Task Mining

По данным Microsoft, Process Mining лицензируется как часть Power Automate, а не как отдельный продукт. Конкретно документация выделяет три уровня лицензий с разной емкостью:

• Пробная лицензия Power Automate: в течение 90 дней тебе доступны функции как Task Mining, так и Process Mining, однако с ограничением в 100 МБ емкости Process Mining на процесс.
• Power Automate Premium: эта лицензия на пользователя включает полный функционал Task Mining и Process Mining. Каждая лицензия Premium добавляет 50 МБ в общий для арендатора пул емкости, ограниченный в сумме 100 ГБ. Кроме того, каждая лицензия дает 250 МБ емкости базы данных Dataverse и 2 ГБ емкости файлов Dataverse.
• Дополнение Power Automate Process Mining: общий для арендатора дополнительный пакет, который требует лицензии Premium и расширяет пул емкости еще на 100 ГБ, плюс 2 ГБ дополнительной базы данных Dataverse и 1 ТБ дополнительной файловой емкости.

Для индивидуальной настройки отчетов о процессах в Power BI тебе дополнительно нужна платная лицензия Power BI, поскольку она не входит автоматически в упомянутые тарифы Power Automate.

Когда тебе действительно нужно дополнение Process Mining?

Для большинства малых и средних команд емкости, которая уже накапливается в пуле за счет лицензий Premium отдельных пользователей, для начала работы вполне достаточно. Дополнение становится актуальным только тогда, когда компания либо использует одновременно очень много лицензий Premium и все равно упирается в лимит пула в 100 ГБ, либо когда ты целенаправленно импортируешь очень большие, детализированные журналы событий, например из ERP-системы с высоким объемом транзакций за длительный период.

Прежде чем покупать дополнение, стоит заглянуть в центр администрирования Power Platform, чтобы проверить фактически используемую емкость. Часто потребность в хранилище можно снизить, удалив завершенные процессы или более осознанно ограничив объем импортируемых исторических данных, прежде чем инвестировать в дополнительную емкость.

Эти предпосылки стоит прояснить заранее

Чтобы вообще начать, согласно Microsoft Learn тебе нужна среда Power Platform с базой данных Microsoft Dataverse, а также подходящая роль: роль создателя среды необходима для создания процессов, их предоставления в общий доступ и совместной работы над ними. Для анализа рабочего стола с расширенными функциями дополнительно устанавливается настольное приложение Process Mining, а для Task Mining требуется установка Power Automate для настольных компьютеров.

Тот, кто заранее аккуратно проясняет эти основы, избавляет себя от многих разочарований позже: неправильно подобранные лицензии или отсутствующая роль, согласно документации, являются одной из самых частых причин, по которым процесс вдруг перестает открываться. Если ты не уверен, какая комбинация лицензий действительно подходит твоей команде, наша консультация по лицензированию Power Automate поможет тебе реалистично оценить емкость, количество пользователей и потребность в дополнениях, прежде чем ты подпишешь договор.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли мне для Task Mining другая лицензия, чем для Process Mining?

Нет. Согласно Microsoft Learn, как пробная лицензия Power Automate, так и лицензия Power Automate Premium включают обе функции вместе. Отдельной самостоятельной лицензии только для Task Mining не существует, эта функция привязана к тем же тарифам, что и Process Mining.

Что происходит, если моя организация превышает лимит в 100 ГБ?

Как только общий для арендатора пул емкости из лицензий Premium исчерпан, ни один процесс больше нельзя заполнять новыми данными, пока либо не освободится место в хранилище, либо дополнение Process Mining не предоставит дополнительную емкость. Согласно документации, оба варианта представляют собой осознанный, отдельный шаг и не происходят автоматически.

Достаточно ли бесплатной пробной лицензии для первого теста?

Для первого впечатления — да. 90-дневная пробная лицензия предлагает те же функции Task Mining, что и лицензия Premium, и позволяет использовать Process Mining с емкостью до 100 МБ на процесс, чего обычно достаточно для обозримого примера процесса. Для постоянной продуктивной работы затем требуется лицензия Premium.

Обязательно ли мне нужен Power BI, чтобы использовать Process Mining?

Нет, стандартные отчеты анализа можно просматривать в веб-версии и в настольном приложении и без собственной лицензии Power BI. Только если ты хочешь индивидуально настроить свой отчет о процессе с помощью собственной рабочей области Power BI, дополнительно требуется платная лицензия Power BI.

Какая роль мне нужна, чтобы вообще создать процесс в своей среде?

Тебе нужна роль безопасности создателя среды в соответствующей среде Power Platform. Без этой роли ты, возможно, сможешь при определенных условиях просматривать процессы, предоставленные в общий доступ, но не сможешь создавать собственные процессы, импортировать данные или управлять общим доступом.