Premium vs. Process: welche Lizenz wofür (Flow-Gruppen als KMU-Sparhebel)

Wer zum ersten Mal ein Power-Automate-Budget plant, stolpert fast immer über dieselbe Frage: Braucht dieser Flow eine Premium-Lizenz pro Person, oder reicht eine einzige Process-Lizenz für den ganzen Vorgang? Die Verwirrung hat einen einfachen Grund: Microsoft hat die Namen der Lizenzmodelle geändert, viele Foren-Beiträge und ältere Anleitungen sprechen aber noch von den alten Bezeichnungen. Wer die neue Namenskonvention nicht kennt, kauft schnell zu viele oder die falschen Lizenzen.

Dieser Artikel ordnet Premium und Process sauber ein, erklärt, wann welche Lizenz greift, und zeigt mit den neu eingeführten Flow-Gruppen einen konkreten Sparhebel für kleine und mittlere Unternehmen mit vielen kleinen Flows. Stand: Juli 2026.

Premium oder Process: der Unterschied in einem Satz

Die Faustregel lautet: Premium lizenziert einen Menschen, Process lizenziert einen Vorgang. Eine Power Automate Premium-Lizenz gehört einer einzelnen Person und erlaubt ihr, beliebig viele Flows mit Premium- und benutzerdefinierten Konnektoren zu bauen und manuell auszulösen. Eine Power Automate Process-Lizenz hängt dagegen an einem Cloud-Flow, einem Geschäftsprozess oder einer Maschine und gilt unabhängig davon, wer den Flow startet oder besitzt. Laut der Power Automate Lizenzierungs-FAQ von Microsoft hat ein Flow mit zugewiesener Process-Lizenz automatisch die höchsten Aktionslimits und benötigt keinen lizenzierten Besitzer mehr, selbst wenn er Premium-Konnektoren nutzt.

Wie hießen die Lizenzen früher: Namenskonvention beachten

Wenn du in älteren Angeboten, Blogposts oder auf powerusers.microsoft.com auf Per User plan oder Per Flow plan stößt, sind das die Vorgängernamen der heutigen Lizenzen. Die detaillierte Lizenzübersicht von Microsoft listet beide ausdrücklich als veraltet auf:

• Power Automate Per-User-Plan (veraltet) wurde durch die Power Automate Premium-Lizenz ersetzt, zum gleichen Preis, aber mit mehr Berechtigungen.
• Power Automate Per-Flow-Plan (veraltet) wurde durch die Power Automate Process-Lizenz ersetzt.

Bereits gekaufte Alt-Lizenzen funktionieren zwar noch, sollten laut Microsoft aber bei der nächsten Verlängerung nicht erneuert, sondern durch die neuen Lizenzen ersetzt werden. Achte deshalb bei Angeboten, Schulungsunterlagen oder Preisvergleichen darauf, welchen Namen dein Gegenüber tatsächlich meint, denn Premium und Process unterscheiden sich in Preisstruktur und Berechtigungen deutlich.

Wann brauchst du die Premium-Lizenz?

Eine Premium-Lizenz lohnt sich für Menschen, nicht für einzelne Flows. Nach den Kriterien aus der offiziellen FAQ solltest du eine Premium-Lizenz einplanen, wenn jemand in deinem Team:

• eigene Flows mit Premium- oder benutzerdefinierten Konnektoren baut und selbst betreibt,
• als RPA-Entwickler Desktop-Flows im Power-Automate-Portal erstellt und verwaltet, denn dafür ist laut Microsoft in jedem Fall eine Premium-Lizenz nötig,
• attended RPA nutzt, also Automationen, die aktiv mit einer Person am Bildschirm zusammenarbeiten,
• einen Instant-Flow mit Premium-Konnektoren manuell per Knopfdruck auslöst; hier braucht laut FAQ jede auslösende Person eine eigene Premium-Lizenz, sofern der Flow nicht stattdessen über eine Process-Lizenz läuft.

Für reine Sachbearbeitung mit Standardkonnektoren wie SharePoint, Outlook oder Teams reicht dagegen oft die im Microsoft-365-Abonnement bereits enthaltene kostenlose Berechtigung, eine zusätzliche Premium-Lizenz ist dann nicht nötig.

Wann lohnt sich die Process-Lizenz?

Die Process-Lizenz ist für Automationen gedacht, die im Hintergrund für das ganze Unternehmen laufen, nicht für eine einzelne Person. Laut Microsoft brauchst du eine Process-Lizenz, sobald mindestens eines dieser Kriterien zutrifft:

• Deine Flows steuern unbeaufsichtigtes RPA auf Maschinen, ganz ohne menschliches Zutun.
• Deine Flows laufen unter einem Service Principal, etwa weil du Dev-, Test- und Produktivumgebungen per DevOps-Pipeline sauber trennst.
• Deine Flows verarbeiten große Datenmengen oder laufen sehr häufig und brauchen deshalb ein hohes Aktionsvolumen.
• Ein Premium-Flow wird von mehreren Personen ausgelöst; statt jeder Person eine Premium-Lizenz zu geben, deckt eine Process-Lizenz beliebig viele Nutzer ab.
• Gastnutzer aus fremden Tenants sollen den Flow verwenden, deren Premium-Berechtigung im Heimattenant du nicht kennst oder nicht garantieren kannst.

Eine Process-Lizenz stellt 250.000 Aktionen pro Tag bereit und lässt sich laut Microsoft auf einem einzelnen Flow bis zu zehnmal stapeln, wenn der Bedarf über dieses Limit hinausgeht. Genau hier setzt aber das eigentliche Kostenproblem vieler KMU an: Wer für zehn kleine, unabhängige Flows zehn einzelne Process-Lizenzen kauft, bezahlt für Kapazität, die er nie ausschöpft.

Flow-Gruppen: der neue Sparhebel für KMU mit vielen kleinen Flows

Genau für dieses Szenario hat Microsoft die Flow-Gruppen eingeführt, die laut offizieller Dokumentation zu Flow-Gruppen seit Juli 2026 schrittweise ausgerollt werden und automatisch verfügbar sind, sobald das Feature deine Umgebung erreicht hat. Eine Flow-Gruppe lässt bis zu 25 Cloud-Flows die Kapazität einer einzigen Process-Lizenz teilen, statt jedem Flow eine eigene zuzuweisen.

Für ein KMU mit vielen kleinen, aber jeweils moderat genutzten Flows, etwa Genehmigungs-Workflows in HR, Einkauf und Buchhaltung, bedeutet das konkret:

• Kosten senken: Eine Process-Lizenz für bis zu 25 Flows statt eine pro Flow.
• Auslastung verbessern: Ungenutzte Kapazität von Flows, die nie annähernd 250.000 Aktionen am Tag brauchen, wird im gemeinsamen Pool wiederverwendet.
• Verwaltung vereinfachen: Zusammengehörige Flows lassen sich als eine lizenzierte Einheit behandeln.

Voraussetzung ist, dass die Flows lösungsfähig, also in einer Solution gespeichert sind, und dass in der Umgebung bereits eine Process-Lizenz mit freier Kapazität vorhanden ist. Nicht gruppierbar sind laut Microsoft Desktop-Flows (RPA), Geschäftsprozessflüsse sowie Flows, die bereits über einen Per-User-Plan abgedeckt sind. Eine Lizenzstapelung, wie bei einzelnen Flows möglich, gibt es innerhalb einer Flow-Gruppe nicht: Wer mehr als 250.000 Aktionen am Tag über die ganze Gruppe hinweg braucht, sollte einzelne stark genutzte Flows lieber mit einer dedizierten Process-Lizenz herauslösen.

Wie richtest du eine Flow-Gruppe ein?

Laut der Anleitung zum Erstellen und Verwalten einer Flow-Gruppe gehst du in fünf Schritten vor:

1. Kandidaten prüfen: Öffne pro Flow die Analyse-Ansicht und schau dir die durchschnittliche tägliche Aktionsanzahl der letzten 28 Tage an. Gute Kandidaten liegen bei etwa 5.000 bis 50.000 Aktionen pro Tag; Flows mit regelmäßig über 100.000 Aktionen sollten eine eigene Process-Lizenz behalten.

2. Flow-Gruppen-Seite öffnen: In Power Automate über das linke Menü unter Weitere den Punkt Flussgruppen wählen und für den Schnellzugriff anheften.

3. Gruppe erstellen: Neue Flussgruppe wählen, einen Namen vergeben und eine verfügbare Process-Lizenz zuweisen.

4. Flows hinzufügen: Entweder direkt auf der Detailseite jedes Flows die Option Freigegebene Prozesslizenz wählen, oder von der Gruppenseite aus mehrere Flows auf einmal hinzufügen.

5. Kapazität überwachen: Die Gruppenseite zeigt laufend an, wie viele Flows, Lizenzen und Aktionen pro Tag verbraucht werden, damit du rechtzeitig gegensteuern kannst, falls ein einzelner Flow die Gruppe dominiert.

Wichtig für Multi-Umgebungs-Setups: Gruppenmitgliedschaft und Lizenzzuweisung sind umgebungsspezifisch und werden bei Deployments über Pipelines nicht automatisch mitgenommen. Nach jedem Deployment musst du die Gruppe in der Zielumgebung neu prüfen und die übertragenen Flows dort erneut zuordnen.

Wenn du unsicher bist, ob sich eine Flow-Gruppe für dein Setup lohnt oder ob einzelne Flows besser eine eigene Process-Lizenz behalten, lohnt sich vorab eine kurze Bestandsaufnahme aller laufenden Flows und ihrer Aktionsvolumen. So behältst du die Kontrolle über dein Lizenzbudget, statt bei jedem neuen kleinen Flow automatisch draufzuzahlen. Mehr zur praktischen Kostenfalle bei Premium-Konnektoren findest du im Beitrag zu Power Automate Premium Connector Kosten, und wenn du deine Lizenzstrategie gemeinsam mit einem erfahrenen Partner aufsetzen willst, unterstützt dich die Power-Automate-Beratung von NordFlux dabei, produktiv startklare Workflows in Wochen statt Monaten aufzusetzen.

Häufige Fragen

Was ist der grundlegende Unterschied zwischen Power Automate Premium und Process?

Premium lizenziert eine einzelne Person, die damit beliebig viele Flows mit Premium-Konnektoren bauen und auslösen darf. Process lizenziert dagegen einen Cloud-Flow, einen Geschäftsprozess oder eine Maschine, unabhängig davon, wer ihn besitzt oder startet, und stellt dafür ein festes Kontingent von 250.000 Aktionen pro Tag bereit.

Muss ich meine alten Per-User- oder Per-Flow-Lizenzen sofort auf Premium und Process umstellen?

Nein, bereits gekaufte Per-User- und Per-Flow-Lizenzen bleiben laut Microsoft nutzbar. Sie gelten aber als veraltet und sollten bei der nächsten Verlängerung nicht erneuert, sondern durch Power Automate Premium beziehungsweise Power Automate Process ersetzt werden, da diese zum gleichen Preis mehr Berechtigungen bieten.

Wie viele Process-Lizenzen brauche ich, wenn ich mehrere kleine Flows habe?

Das hängt vom Nutzungsmuster ab. Gehören die Flows zu einem einzigen Geschäftsprozess mit gemeinsamer Datenquelle, reicht laut Microsoft in der Regel eine Process-Lizenz für den ganzen Prozess. Sind die Flows dagegen unabhängig voneinander, aber jeweils nur moderat ausgelastet, ist eine Flow-Gruppe oft günstiger als für jeden Flow einzeln eine Process-Lizenz zu kaufen.

Ab wann lohnt sich eine Flow-Gruppe für ein KMU?

Eine Flow-Gruppe lohnt sich vor allem dann, wenn mehrere lösungsfähige Flows jeweils deutlich unter 250.000 Aktionen pro Tag liegen und aktuell einzeln lizenziert würden. Prüfe dazu die Analyse-Ansicht jedes Flows: Liegen mehrere Flows im Bereich von etwa 5.000 bis 50.000 Aktionen täglich, lassen sie sich in einer gemeinsamen Gruppe mit einer einzigen Process-Lizenz bündeln.

Können Desktop-Flows für unbeaufsichtigtes RPA in eine Flow-Gruppe aufgenommen werden?

Nein, Desktop-Flows sind laut offizieller Dokumentation ausdrücklich von Flow-Gruppen ausgeschlossen, ebenso wie Geschäftsprozessflüsse und Flows, die bereits über einen nutzerbasierten Power-Automate-Plan abgedeckt sind. Flow-Gruppen gelten ausschließlich für lösungsfähige Cloud-Flows und deren untergeordnete Flow-Ausführungen.