Premium vs. Process: welche Lizenz wofür (Flow-Gruppen als KMU-Sparhebel)

Wer zum ersten Mal ein Power-Automate-Budget plant, stolpert über dieselbe Frage: Braucht dieser Flow eine Premium-Lizenz pro Person, oder reicht eine einzige Process-Lizenz für den ganzen Vorgang? Die Verwirrung hat einen einfachen Grund. Microsoft hat die Namen der Lizenzmodelle geändert, viele Forenbeiträge und ältere Anleitungen nennen aber weiterhin die alten Bezeichnungen.

Dieser Artikel ordnet Premium und Process sauber ein und zeigt die Auswahlkriterien aus der Herstellerdokumentation. Außerdem erklärt er die Flow-Gruppen als Sparhebel für Unternehmen mit vielen kleinen Flows.

Premium oder Process: der Unterschied in einem Satz

Premium lizenziert einen Menschen, Process lizenziert einen Vorgang. Eine Premium-Lizenz gehört einer Person und erlaubt ihr beliebig viele Flows mit Premium- und benutzerdefinierten Konnektoren. Eine Process-Lizenz hängt an einem Cloud-Flow, einer Flow-Gruppe oder einer Maschine und gilt unabhängig davon, wer den Flow startet.

Laut der Power-Automate-Lizenzierungs-FAQ von Microsoft hat die Process-Lizenz die höchste Priorität aller Lizenzen. Ein Flow mit Process-Lizenz nutzt immer deren Limits und braucht keinen lizenzierten Besitzer, auch bei Premium-Konnektoren.

Merkmal | Power Automate Premium | Power Automate Process

Merkmal: Lizenziert · Power Automate Premium: eine Person · Power Automate Process: einen Cloud-Flow, eine Flow-Gruppe oder eine Maschine

Merkmal: Aktionen pro Tag · Power Automate Premium: 40.000 je Nutzerkontext · Power Automate Process: 250.000 je Lizenz

Merkmal: Premium- und benutzerdefinierte Konnektoren · Power Automate Premium: enthalten · Power Automate Process: enthalten

Merkmal: Zahl der auslösenden Personen · Power Automate Premium: nur die lizenzierte Person · Power Automate Process: unbegrenzt viele Personen in der Organisation

Merkmal: Stapelbar · Power Automate Premium: nein, Limits addieren sich nicht · Power Automate Process: ja, bis zu 10 Lizenzen auf einem einzelnen Flow

Merkmal: Typischer Einsatz · Power Automate Premium: Entwickler, RPA-Entwickler, attended RPA · Power Automate Process: Hintergrundprozesse, unattended RPA, Service Principal

Wie hießen die Lizenzen früher?

Die heutigen Namen sind Premium und Process, die früheren waren Per-User-Plan und Per-Flow-Plan. Die Lizenzübersicht von Microsoft führt beide ausdrücklich als veraltet. Bereits gekaufte Alt-Lizenzen bleiben nutzbar, sollen aber bei der nächsten Verlängerung ersetzt werden.

Alter Name | Heutige Lizenz | Wichtiger Unterschied

Alter Name: Power Automate Per-User-Plan (veraltet) · Heutige Lizenz: Power Automate Premium · Wichtiger Unterschied: mehr Berechtigungen zum gleichen Preis

Alter Name: Power Automate Per-Flow-Plan (veraltet) · Heutige Lizenz: Power Automate Process · Wichtiger Unterschied: Per-Flow war nicht stapelbar, Process ist es

Alter Name: Unattended-RPA-Add-on (veraltet) · Heutige Lizenz: Power Automate Process · Wichtiger Unterschied: gleicher Preis, mehr Berechtigungen

Achten Sie bei Angeboten und Preisvergleichen darauf, welchen Namen Ihr Gegenüber tatsächlich meint. Premium und Process unterscheiden sich in Preisstruktur und Berechtigungen deutlich.

Wann brauchen Sie die Premium-Lizenz?

Eine Premium-Lizenz brauchen Sie für Personen, nicht für einzelne Flows. Nach den Kriterien der offiziellen FAQ planen Sie eine Premium-Lizenz ein, wenn jemand in Ihrem Team:

• eigene Flows mit Premium- oder benutzerdefinierten Konnektoren baut und selbst betreibt,
• als RPA-Entwickler Desktop-Flows im Power-Automate-Portal erstellt und verwaltet,
• attended RPA nutzt, also Automationen mit einer Person am Bildschirm,
• einen Instant-Flow mit Premium-Konnektoren manuell auslöst, sofern der Flow nicht über eine Process-Lizenz läuft.

Für Sachbearbeitung mit Standardkonnektoren wie SharePoint, Outlook oder Teams reicht dagegen häufig die im Microsoft-365-Abonnement enthaltene Berechtigung mit 6.000 Aktionen pro Tag.

Wann lohnt sich die Process-Lizenz?

Die Process-Lizenz lohnt sich für Automationen, die im Hintergrund für die ganze Organisation laufen. Laut Microsoft brauchen Sie eine Process-Lizenz, sobald eines dieser Kriterien zutrifft:

• Ihre Flows steuern unbeaufsichtigtes RPA auf Maschinen, ohne menschliches Zutun.
• Ihre Flows laufen unter einem Service Principal. Alternativ benennen Sie einen lizenzierten Nutzer als Licensee des Flows.
• Ihre Flows verarbeiten große Datenmengen oder laufen sehr häufig.
• Ein Premium-Flow wird von mehreren Personen ausgelöst. Eine Process-Lizenz deckt beliebig viele Nutzer ab.
• Gastnutzer aus fremden Tenants nutzen den Flow, deren Berechtigung Sie nicht kennen.

Wie ermitteln Sie den Bedarf pro Flow?

Der Bedarf ergibt sich aus dem geschätzten Tagesvolumen, geteilt durch 250.000 Aktionen. Microsoft nennt dafür in der FAQ diese Rechnung:

1Tagesbedarf        = (Aktionen pro Lauf) x (Läufe pro Tag)
2Process-Lizenzen   = aufrunden(Tagesbedarf / 250000)
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Die Ist-Zahlen holen Sie sich pro Flow aus der Analyse-Ansicht. Für eine Bestandsaufnahme über alle Flows einer Umgebung listet die Dataverse-Web-API alle aktiven Cloud-Flows auf. Cloud-Flows liegen in der Tabelle workflow, category eq 5 steht für Modern Flow, statecode eq 1 für aktiviert:

1GET https://<org>.crm4.dynamics.com/api/data/v9.2/workflows
2    ?$select=name,statecode,createdon
3    &$filter=category eq 5 and statecode eq 1
4    &$orderby=name
5Accept: application/json
6OData-MaxVersion: 4.0
7OData-Version: 4.0
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Die Spaltenbedeutungen stehen in der Referenz zur Process-Tabelle. Ergänzend zeigt das Power Platform Admin Center unter Licensing, Power Automate, Usage, welche Flows an ihre Kapazitätsgrenze stoßen.

Flow-Gruppen: der Sparhebel für viele kleine Flows

Eine Flow-Gruppe lässt bis zu 25 lösungsfähige Cloud-Flows die Kapazität einer einzigen Process-Lizenz teilen. Laut der Dokumentation zu Flow-Gruppen werden sie seit Juli 2026 schrittweise ausgerollt und stehen automatisch zur Verfügung, sobald das Feature Ihre Umgebung erreicht.

Grenzwert | Wert

Grenzwert: Flows je Gruppe · Wert: 25, jeder übergeordnete und untergeordnete Flow zählt einzeln

Grenzwert: Process-Lizenzen je Gruppe · Wert: 1, entspricht 250.000 Aktionen pro Tag

Grenzwert: Stapeln von Lizenzen · Wert: für Gruppen nicht verfügbar

Grenzwert: Geltungsbereich · Wert: eine einzelne Umgebung

Grenzwert: Gruppenmitgliedschaft · Wert: ein Flow gehört zu höchstens einer Gruppe

Grenzwert: Nicht zulässig · Wert: Desktop-Flows, Geschäftsprozessflüsse, Flows ohne Lösung, Flows unter einem nutzerbasierten Plan

Der Verbrauch wird gegen die Gruppensumme gemessen, nicht je Flow. Für ein KMU mit Genehmigungs-Workflows in HR, Einkauf und Buchhaltung heißt das: eine Lizenz statt zehn, und ungenutzte Kapazität wandert in den gemeinsamen Pool.

Wie richten Sie eine Flow-Gruppe ein?

Sie legen die Gruppe in fünf Schritten an, beschrieben in der Anleitung zum Erstellen und Verwalten einer Flow-Gruppe:

1. Kandidaten prüfen: Öffnen Sie je Flow die Analyse-Ansicht. Gute Kandidaten liegen bei etwa 5.000 bis 50.000 Aktionen pro Tag. Flows über 100.000 Aktionen behalten besser eine eigene Lizenz.
2. Seite öffnen: Melden Sie sich bei Power Automate an und wählen Sie links unter Mehr den Punkt Flussgruppen.
3. Gruppe erstellen: Wählen Sie Neue Flussgruppe, vergeben Sie einen Namen und weisen Sie eine verfügbare Process-Lizenz zu.
4. Flows hinzufügen: Wählen Sie auf der Detailseite eines Flows die Option Freigegebene Prozesslizenz, oder fügen Sie mehrere Flows über die Gruppenseite hinzu.
5. Kapazität überwachen: Die Gruppenseite zeigt Flows, Lizenzen und Aktionen pro Tag. Dominiert ein Flow die Gruppe, lösen Sie ihn mit eigener Lizenz heraus.

Typische Fehler und Ursachen

Die häufigsten Stolperfallen betreffen Kapazität, Lösungen und Umgebungen. Diese fünf treten in der Praxis am häufigsten auf:

1. Untergeordnete Flows laufen ohne Kapazität. Ursache: Ein übergeordneter Flow vererbt seine Gruppenkapazität nicht. Lösung: Jeden untergeordneten Flow einzeln zur Gruppe hinzufügen. Quelle: Flow-Gruppen.
2. Fehlermeldung "PowerAutomatePerProcess capacity is 0". Ursache: In der Umgebung ist keine freie Process-Kapazität vorhanden. Lösung: Erst eine Process-Lizenz der Umgebung zuweisen, dann die Gruppe anlegen. Quelle: Flow-Gruppe erstellen.
3. Der Flow erscheint nicht in der Auswahlliste. Ursache: Er liegt nicht in einer Lösung oder ist ein Desktop-Flow. Lösung: Über Lösungen, Vorhandene hinzufügen, Automatisierung, Cloud-Flow nachziehen. Quelle: Cloud-Flow in einer Lösung.
4. Nach dem Deployment fehlt die Lizenz. Ursache: Gruppen und Kapazität gelten je Umgebung, jede Instanz ist ein eigener Flow. Lösung: Gruppe in der Zielumgebung neu anlegen und Flows erneut zuordnen. Quelle: Lizenzierungs-FAQ.
5. Die Gruppe reicht nicht über 250.000 Aktionen hinaus. Ursache: Stapeln ist für Gruppen nicht verfügbar. Lösung: Den stark genutzten Flow herauslösen und ihm bis zu zehn Process-Lizenzen direkt zuweisen. Quelle: Prozesskapazität nutzen.

Ein Hinweis zum Rückbau: Entfernen Sie die Process-Lizenz eines Flows oder wechseln Sie seinen Plan, verlässt der Flow die Gruppe. Abhängige Flows werden dann angehalten, bis sie neu lizenziert sind.

Wenn Sie unsicher sind, ob sich eine Flow-Gruppe lohnt, beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme aller Flows und ihrer Aktionsvolumen. Mehr zur Kostenfalle bei Premium-Konnektoren lesen Sie im Beitrag zu Power Automate Premium Connector Kosten. Die Power-Automate-Beratung von NordFlux unterstützt Sie beim Aufsetzen einer tragfähigen Lizenzstrategie.

Häufige Fragen

Was ist der grundlegende Unterschied zwischen Power Automate Premium und Process?

Premium lizenziert eine Person, die beliebig viele Flows mit Premium-Konnektoren bauen und auslösen darf. Process lizenziert einen Cloud-Flow, eine Flow-Gruppe oder eine Maschine, unabhängig von Besitzer und auslösender Person, mit 250.000 Aktionen pro Tag je Lizenz.

Muss ich alte Per-User- oder Per-Flow-Lizenzen sofort umstellen?

Nein. Bereits gekaufte Per-User- und Per-Flow-Lizenzen bleiben laut Microsoft nutzbar. Sie gelten als veraltet und sollten bei der nächsten Verlängerung durch Power Automate Premium beziehungsweise Power Automate Process ersetzt werden.

Wie viele Process-Lizenzen brauche ich bei mehreren kleinen Flows?

Das hängt vom Volumen ab. Flows sind nicht automatisch abgedeckt, nur weil sie zu einem Geschäftsprozess gehören. Fügen Sie bis zu 25 lösungsfähige Flows ausdrücklich einer Flow-Gruppe hinzu, dann teilen sie eine Lizenz.

Ab wann lohnt sich eine Flow-Gruppe für ein KMU?

Eine Flow-Gruppe lohnt sich, wenn mehrere lösungsfähige Flows deutlich unter 250.000 Aktionen pro Tag liegen und bisher einzeln lizenziert würden. Prüfen Sie die Analyse-Ansicht: Liegen mehrere Flows bei 5.000 bis 50.000 Aktionen täglich, bündeln Sie sie.

Können Desktop-Flows in eine Flow-Gruppe aufgenommen werden?

Nein. Desktop-Flows sind laut offizieller Dokumentation von Flow-Gruppen ausgeschlossen, ebenso Geschäftsprozessflüsse und Flows unter einem nutzerbasierten Plan. Flow-Gruppen gelten ausschließlich für lösungsfähige Cloud-Flows, die Sie ausdrücklich hinzufügen.