Power Automate: 10 Beispiel-Flows für KMU

Power Automate verbindet Microsoft-365-Anwendungen wie Outlook, SharePoint und Teams mit externen Systemen und automatisiert wiederkehrende Aufgaben ohne Programmierkenntnisse. Für kleine und mittlere Unternehmen eignen sich zunächst Flows, die mit den ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen auskommen, denn diese nutzen ausschließlich Standard-Connectoren und verursachen keine zusätzlichen Kosten. Welche Connectoren zur Standard- und welche zur Premium-Stufe zählen, ist in der offiziellen Connector-Übersicht von Microsoft dokumentiert. Sobald Datenbanken, Dataverse oder KI-gestützte Dokumentenverarbeitung ins Spiel kommen, wird ein Premium-Connector benötigt, der eine Power-Automate-Premium-Lizenz voraussetzt. Nachfolgend zehn konkrete Beispiel-Flows aus der Praxis, gegliedert nach Vertrieb, Verwaltung und Datenverarbeitung, jeweils mit den benötigten Connectoren und der Lizenzstufe. Stand: Juli 2026.

Beispiele für Vertrieb und Kundenservice

• Lead-Benachrichtigung aus dem Formular: Ein neuer Eintrag in einem Microsoft-Forms-Formular löst automatisch eine Nachricht an das Vertriebsteam in Teams sowie eine Bestätigungsmail an den Interessenten aus. So bleibt kein Lead länger als wenige Minuten unbeantwortet (Connectoren: Microsoft Forms, Microsoft Teams, Office 365 Outlook; Lizenz: Standard).
• Freigabe von Angeboten und Rabatten: Bevor ein Angebot mit Sonderkonditionen verschickt wird, durchläuft es eine Genehmigungsstufe. Die zuständige Führungskraft erhält die Anfrage direkt in Outlook oder Teams und kann per Klick zustimmen oder ablehnen (Connectoren: Standard-Genehmigungen, Office 365 Outlook, SharePoint; Lizenz: Standard).
• Kundenfeedback zentral erfassen: Antworten aus einer Zufriedenheitsumfrage landen automatisch strukturiert in einer Excel-Tabelle, und bei niedrigen Bewertungen erhält der zuständige Mitarbeiter sofort eine Teams-Nachricht. So werden unzufriedene Kunden nicht erst Wochen später bemerkt (Connectoren: Microsoft Forms, Excel Online (Business), Microsoft Teams; Lizenz: Standard).
• Erinnerung vor Kundenterminen: Ein Flow prüft täglich den Kalender und schickt dem zuständigen Mitarbeiter eine Erinnerung samt den relevanten Unterlagen aus SharePoint, sodass Termine vorbereitet stattfinden (Connectoren: Office 365 Outlook, SharePoint; Lizenz: Standard).

Beispiele für Verwaltung, Buchhaltung und Personal

• Urlaubsanträge digital genehmigen: Mitarbeiter stellen den Antrag über ein Formular, die Führungskraft erhält eine Genehmigungsanfrage, und nach Freigabe wird der Eintrag automatisch in einer SharePoint-Liste dokumentiert (Connectoren: Microsoft Forms, Standard-Genehmigungen, SharePoint, Office 365 Outlook; Lizenz: Standard).
• Eingehende Rechnungen archivieren: Trifft eine E-Mail mit Rechnungsanhang bei einer definierten Adresse ein, speichert der Flow den Anhang automatisch in einem SharePoint- oder OneDrive-Ordner mit einheitlicher Namenskonvention (Connectoren: Office 365 Outlook, SharePoint oder OneDrive for Business; Lizenz: Standard).
• Rechnungsdaten automatisch auslesen: Statt Betrag, Rechnungsnummer und Lieferant manuell zu übertragen, extrahiert ein KI-Modell die relevanten Felder aus dem PDF und schreibt sie direkt in eine SharePoint-Liste zur weiteren Verarbeitung in der Buchhaltung. Das lohnt sich vor allem bei größerem Rechnungsvolumen, da die Einrichtung des KI-Modells etwas Aufwand erfordert (Connectoren: AI Builder zur Dokumentenverarbeitung, SharePoint; Lizenz: Premium).
• Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter: Sobald ein neuer Mitarbeiter in einer SharePoint-Liste angelegt wird, erstellt der Flow automatisch Aufgaben in Planner für IT, Facility und Fachabteilung und informiert alle Beteiligten in Teams (Connectoren: SharePoint, Planner, Microsoft Teams; Lizenz: Standard).

Beispiele für Daten und interne Systeme

• Datenbankauswertung als Report: Ein zeitgesteuerter Flow liest Kennzahlen aus einer SQL-Datenbank aus und aktualisiert damit automatisch eine Excel-Tabelle, die als wöchentlicher Report an die Geschäftsführung verschickt wird (Connectoren: SQL Server, Excel Online (Business), Office 365 Outlook; Lizenz: Premium, da SQL Server ein Premium-Connector ist).
• Projektdaten zwischen Dataverse und SharePoint abgleichen: Unternehmen, die bereits mit Power Apps und Dataverse arbeiten, halten Projektstatus und Dokumente automatisch zwischen Dataverse-Tabellen und einer SharePoint-Dokumentbibliothek synchron (Connectoren: Microsoft Dataverse, SharePoint; Lizenz: Premium).

Welche dieser Flows sich für ein konkretes Unternehmen eignen, hängt von den vorhandenen Lizenzen und der bestehenden Systemlandschaft ab. NordFlux unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, die passenden Flows auszuwählen und mit einem Festpreis umzusetzen, ohne dass unnötig Premium-Lizenzen gekauft werden müssen.

Häufige Fragen zu Power Automate Beispielen

Was kostet ein Flow mit Premium-Connectoren?

Premium-Connectoren wie SQL Server, Dataverse oder AI Builder erfordern eine Power-Automate-Premium-Lizenz, entweder pro Benutzer oder pro Flow. Die genaue Kalkulation hängt von der Anzahl der Nutzer und Flows ab und ist auf der Microsoft-Learn-Seite zu den Power-Automate-Lizenztypen im Detail beschrieben. Wer unsicher ist, sollte das vor der Umsetzung prüfen, damit keine überdimensionierte Lizenz gekauft wird. Details für den eigenen Bestand liefert die Power-Automate-Lizenzberatung.

Reichen die Standard-Connectoren für den Einstieg aus?

Für viele KMU-Anwendungsfälle im Microsoft-365-Umfeld, etwa Genehmigungen, Benachrichtigungen oder einfache Dokumentenablage, reichen Standard-Connectoren vollständig aus. Erst wenn Datenbanken, CRM-Systeme außerhalb von Microsoft 365 oder KI-Auswertung von Dokumenten benötigt werden, wird ein Premium-Connector notwendig.

Wie lange dauert der Aufbau eines solchen Flows?

Ein einfacher Flow mit zwei bis drei Standard-Connectoren lässt sich häufig innerhalb weniger Stunden aufsetzen und testen. Flows mit Genehmigungslogik, mehreren Verzweigungen oder KI-Modellen benötigen mehr Zeit für Test und Feinschliff, insbesondere wenn Ausnahmefälle sauber abgefangen werden sollen.

Was passiert, wenn sich das zugrunde liegende Formular oder die Liste ändert?

Ändert sich die Struktur eines Formulars oder einer SharePoint-Liste, muss der Flow in der Regel manuell angepasst werden, da die Zuordnung der Felder sonst fehlerhaft wird oder der Flow ganz stoppt. Es empfiehlt sich, Formularstruktur und Flow-Logik möglichst stabil zu halten und Änderungen dokumentiert vorzunehmen.