Flow aus SharePoint-Element starten

Manche Prozesse sollen nicht bei jeder Änderung automatisch anspringen, sondern erst dann, wenn jemand aus dem Team bewusst sagt: genau jetzt, für genau dieses Element. Ein Mitarbeiter prüft eine Bestellung in einer SharePoint-Liste und will erst nach eigener Sichtung eine Genehmigung anstoßen. Eine Kollegin markiert einen Vertrag als vollständig und löst danach gezielt die Dokumentenerstellung aus. Für solche Fälle bringt der SharePoint-Connector einen eigenen Trigger mit, der einen Flow direkt aus einem ausgewählten Listenelement heraus startet, ohne Umweg über eine separate App oder einen Button in einer Formularmaske.

Dieser Beitrag zeigt dir, wie du diesen manuellen Trigger einrichtest, was du dabei aus dem SharePoint-Element in den Flow übernehmen kannst und wo die Grenzen dieser Funktion liegen. Du behältst so die Kontrolle darüber, wann ein Flow wirklich laufen soll, statt jede Änderung ungefragt eine Automatisierung anzustoßen.

Was der Trigger "Für ein ausgewähltes Element" macht

Der Microsoft SharePoint Connector unterscheidet zwischen Triggern, die auf Änderungen in einer Liste reagieren, etwa Wenn ein Element erstellt wird oder Wenn ein Element erstellt oder geändert wird, und einem Trigger, der ausschließlich manuell ausgelöst wird: Für ein ausgewähltes Element. Laut der offiziellen Beschreibung im Microsoft SharePoint Connector für Power Automate ermöglicht dieser Trigger Benutzern von Listen, einen Flow auszulösen, nachdem sie ein Element in einer Liste ausgewählt haben. Der Flow reagiert also nicht auf ein Ereignis im Hintergrund, sondern wird von einer Person im Moment der Auswahl bewusst gestartet.

Damit ordnet sich der Trigger in die Kategorie der manuellen beziehungsweise Direkt-Trigger ein, die Power Automate grundsätzlich kennt. In der Einführung zu Triggern wird diese Kategorie als "Direkt/manuell" beschrieben, im Unterschied zu automatisierten und geplanten Triggern. Der große Unterschied zu einer klassischen Schaltfläche in einer eigenen App ist, dass hier keine zusätzliche Oberfläche gebaut werden muss. Der Trigger erscheint direkt im Menü der SharePoint-Liste, sobald ein Flow mit ihm existiert.

Voraussetzungen für den manuellen Start

Bevor du den Trigger einrichtest, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Rahmenbedingungen, die laut Dokumentation gelten:

• Standardumgebung erforderlich: Die Dokumentation weist ausdrücklich darauf hin, dass nur Flows innerhalb der Standardumgebung manuell aus einer SharePoint-Liste ausgeführt werden können. Liegt dein Flow in einer anderen Power-Platform-Umgebung, taucht die Option in der Liste nicht auf.
• Unterstützte Listentypen: Power-Automate-Flows für Listen funktionieren nur mit generischen Listen und generischen Dokumentbibliotheken. Benutzerdefinierte Listenvorlagen wie Ankündigungen, Kontakte oder Aufgaben werden laut Connector-Dokumentation nicht unterstützt.
• Berechtigungen: Du brauchst Zugriff auf die entsprechende SharePoint-Site sowie die Berechtigung, den Flow zu erstellen oder zu bearbeiten. Selbst Personen ohne eigene Erstellrechte können einen bereits vorhandenen Flow im Menü Automatisieren sehen und ausführen, wenn der Listenbesitzer ihn freigegeben hat.
• Verbindung des ausführenden Benutzers: Ein manueller Trigger nutzt die Verbindung der Person, die den Flow gerade startet, nicht die Verbindung des Flow-Erstellers. Jede Person, die den Flow auslöst, muss also selbst über eine gültige SharePoint-Verbindung verfügen.

Schritt für Schritt: Flow mit "Für ein ausgewähltes Element" bauen

Variante 1: Flow direkt in Power Automate anlegen

• Melde dich unter make.powerautomate.com an und wähle Erstellen und anschließend Instant Cloud Flow.
• Gib dem Flow einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel "Genehmigung für ausgewähltes Element starten".
• Suche im Trigger-Bereich nach dem SharePoint-Connector und wähle den Trigger Für ein ausgewähltes Element aus.
• Trage Websiteadresse und Listenname der gewünschten SharePoint-Liste ein, genau wie du es von anderen SharePoint-Triggern kennst.
• Füge im Anschluss die gewünschten Aktionen hinzu, etwa eine Genehmigung starten, eine E-Mail versenden oder ein Element aktualisieren.
• Speichere den Flow. Er steht ab sofort in der verknüpften Liste zur Verfügung.

Variante 2: Direkt aus der SharePoint-Liste heraus

• Öffne die Liste in SharePoint und wähle ein einzelnes Element mit dem Auswahlkästchen aus.
• Klicke in der Befehlsleiste auf Automatisieren und dann auf Power Automate.
• Wähle Flow erstellen, um direkt aus diesem Kontext heraus einen neuen Flow mit dem passenden Trigger anzulegen, oder Ihre Flows anzeigen, um einen bereits vorhandenen Flow für dieses Element auszuführen.
• Bestätige den Start. SharePoint zeigt eine kurze Rückmeldung, dass der Flow angestoßen wurde, den eigentlichen Ausführungsstatus siehst du danach in Power Automate unter Meine Flows.

Beide Wege führen zum selben Ergebnis: ein Flow, der im Kontext eines konkreten Listenelements läuft und im Menü Automatisieren jeder Person zur Verfügung steht, die entsprechende Rechte hat.

Ausgewählte Werte im Flow weiterverarbeiten

Der Trigger übergibt dem Flow die ID sowie die Feldwerte des ausgewählten Elements als dynamischen Inhalt, ganz ähnlich wie bei den ereignisbasierten SharePoint-Triggern. In der Praxis empfiehlt es sich trotzdem, direkt nach dem Trigger eine Element abrufen-Aktion einzufügen und dabei die vom Trigger gelieferte ID zu verwenden. So arbeitest du immer mit dem aktuellen Stand des Elements, selbst wenn zwischen der Auswahl und dem tatsächlichen Ausführen ein paar Sekunden vergangen sind oder mehrere Personen gleichzeitig an derselben Liste arbeiten. Anschließend kannst du die Feldwerte für Genehmigungen, Benachrichtigungen, Aktualisierungen oder die Erstellung von Dokumenten weiterverwenden, genau wie bei jedem anderen SharePoint-Flow auch.

Grenzen und Besonderheiten

• Der Trigger arbeitet immer mit genau einem Element pro Ausführung. Für Mehrfachauswahl über mehrere Zeilen hinweg ist er nicht vorgesehen, anders als vergleichbare Trigger für ausgewählte Zeilen in anderen Power-Platform-Komponenten.
• Personen ohne passende Lizenz können einen geteilten Flow zwar sehen, aber nicht ausführen. Enthält der Flow Premium-Connectoren, benötigt jede ausführende Person eine entsprechende Power-Automate-Lizenz.
• Läuft die Liste in der klassischen SharePoint-Ansicht statt in der modernen Oberfläche, taucht Automatisieren in der Befehlsleiste unter Umständen gar nicht erst auf.
• Änderungen an der Umgebungs-URL oder ein Wechsel der Standardumgebung können dazu führen, dass ein zuvor sichtbarer Flow aus dem Menü verschwindet. In diesem Fall hilft es, den Flow einmal erneut zu speichern.

Einen guten Überblick über SharePoint-Trigger und -Aktionen insgesamt liefert die Seite Workflows mit SharePoint und Power Automate erstellen, falls du neben dem manuellen Start noch weitere Automatisierungsmöglichkeiten für dieselbe Liste prüfen willst.

Typische Einsatzszenarien

• Eine Genehmigung erst dann anstoßen, wenn ein Vorgesetzter das Element geprüft und für vollständig befunden hat.
• Ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen, sobald ein Vertrag im Listenelement final markiert wurde.
• Eine Erinnerung oder Nachricht an ein Team senden, ausgelöst von der Person, die gerade an dem Element arbeitet.
• Einen Status manuell zurücksetzen oder ein Element in eine andere Liste kopieren, ohne dass dafür ein automatischer Trigger dauerhaft mitlaufen muss.

Wenn ihr in eurem Team regelmäßig Listenelemente manuell anstoßt und die Flows dabei sauber strukturiert, nachvollziehbar benannt und mit den richtigen Berechtigungen versehen sein sollen, unterstützen wir euch dabei mit unseren Power-Automate-Leistungen.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Trigger "Für ein ausgewähltes Element" nicht, wenn ich einen SharePoint-Trigger auswähle?

Meistens liegt es daran, dass der Flow nicht in der Standardumgebung angelegt wurde. Nur Flows innerhalb der Standardumgebung lassen sich manuell aus einer SharePoint-Liste heraus ausführen. Prüfe außerdem, ob es sich um eine generische Liste oder Bibliothek handelt, da benutzerdefinierte Listenvorlagen von diesem Trigger nicht unterstützt werden.

Kann ich den Flow für mehrere ausgewählte Elemente gleichzeitig starten?

Nein, der Trigger Für ein ausgewähltes Element ist für genau ein Element pro Ausführung ausgelegt. Möchtest du mehrere Elemente in einem Rutsch verarbeiten, brauchst du entweder mehrere einzelne Ausführungen oder eine andere Automatisierung, die eine Liste von Elementen entgegennimmt, statt eines einzelnen Auswahlkontexts.

Brauche ich für diesen Trigger eine Premium-Lizenz?

Der SharePoint-Connector selbst gehört zu den Standardconnectoren und erfordert keine Premium-Lizenz. Sobald du im Flow allerdings Premium-Connectoren einsetzt, etwa bestimmte Dataverse- oder HTTP-Aktionen, benötigt jede Person, die den Flow ausführt, eine passende Power-Automate-Lizenz.

Warum wird mein Flow im Menü "Automatisieren" nicht mehr angezeigt, obwohl er vorher funktioniert hat?

Ein häufiger Grund ist eine geänderte Umgebungs-URL oder ein Wechsel der Standardumgebung, in der der Flow ursprünglich gespeichert wurde. In solchen Fällen hilft es meist, den Flow im Designer erneut zu öffnen und zu speichern, damit die Verknüpfung zur Liste neu aufgebaut wird.

Wie erkenne ich, ob mein manueller Flow erfolgreich gelaufen ist?

SharePoint zeigt nach dem Start lediglich eine kurze Bestätigung, dass der Flow angestoßen wurde, nicht den vollständigen Ausführungsstatus. Um zu sehen, ob alle Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, öffne Power Automate, gehe zu Meine Flows, wähle den betreffenden Flow aus und prüfe dort den Ausführungsverlauf im Detail.