Flow aus SharePoint-Element starten

Manche Prozesse sollen nicht bei jeder Änderung automatisch anspringen. Sie sollen erst dann laufen, wenn jemand aus dem Team bewusst sagt: genau jetzt, für genau dieses Element.

Ein Mitarbeiter prüft eine Bestellung in einer SharePoint-Liste und stößt danach die Genehmigung an. Eine Kollegin markiert einen Vertrag als vollständig und löst gezielt die Dokumentenerstellung aus. Für solche Fälle bringt der SharePoint-Connector einen eigenen Trigger mit.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie diesen manuellen Trigger einrichten. Sie erfahren, welche Werte Sie aus dem Element übernehmen können und wo die Grenzen der Funktion liegen.

Was der Trigger "Für ein ausgewähltes Element" macht

Der Trigger startet einen Flow erst, nachdem eine Person ein Element in einer Liste ausgewählt hat. Er reagiert also nicht auf ein Ereignis im Hintergrund, sondern auf eine bewusste Entscheidung.

Laut dem Microsoft SharePoint Connector für Power Automate erlaubt der Trigger es Listenbenutzern, einen Flow nach der Auswahl eines Elements auszulösen. Er gehört damit zur Kategorie Direkt beziehungsweise manuell, die in der Einführung zu Triggern beschrieben ist.

Der Vorteil gegenüber einer Schaltfläche in einer eigenen App: Sie bauen keine zusätzliche Oberfläche. Der Flow erscheint direkt im Menü Automatisieren der Liste, sobald er gespeichert ist.

Welcher SharePoint-Trigger für welchen Zweck passt

Die Wahl zwischen manuellem und automatischem Start entscheidet darüber, wer den Lauf verantwortet und mit welcher Verbindung er ausgeführt wird.

Trigger | Wird ausgelöst durch | Verbindung beim Ausführen | Passend, wenn

Trigger: Für ein ausgewähltes Element · Wird ausgelöst durch: Auswahl im Menü Automatisieren · Verbindung beim Ausführen: die der auslösenden Person · Passend, wenn: eine Person bewusst entscheidet, wann es losgeht

Trigger: Wenn ein Element erstellt wird · Wird ausgelöst durch: jedes neue Listenelement · Verbindung beim Ausführen: die des Flow-Besitzers · Passend, wenn: jeder Neuzugang gleich behandelt wird

Trigger: Wenn ein Element erstellt oder geändert wird · Wird ausgelöst durch: jede Änderung am Element · Verbindung beim Ausführen: die des Flow-Besitzers · Passend, wenn: jede Statusänderung geprüft werden muss

Trigger: Wiederholung (geplant) · Wird ausgelöst durch: Zeitplan · Verbindung beim Ausführen: die des Flow-Besitzers · Passend, wenn: ein Sammellauf reicht, etwa eine Fristenprüfung

Dass ein manueller Trigger die Verbindung der ausführenden Person nutzt und die Wiederholung die des Erstellers, hält Microsoft in der Problembehandlung für Trigger fest.

Welche Voraussetzungen der manuelle Start hat

Vier Bedingungen müssen erfüllt sein, sonst taucht der Flow im Menü der Liste gar nicht erst auf.

• Standardumgebung: Nur Flows in der Standardumgebung lassen sich manuell aus einer SharePoint-Liste ausführen. Liegt Ihr Flow in einer anderen Umgebung, fehlt die Option.
• Generische Liste oder Bibliothek: Power-Automate-Flows für Listen werden ausschließlich in generischen Listen (Vorlage 100) und generischen Dokumentbibliotheken (Vorlage 101) unterstützt. Vorlagen wie Ankündigungen, Kontakte oder Aufgaben sind ausgeschlossen.
• Moderne Ansicht: In der klassischen SharePoint-Ansicht erscheint die Befehlsleiste mit Automatisieren nicht.
• Eigene Verbindung: Jede Person, die den Flow startet, braucht eine gültige SharePoint-Verbindung und die passende Lizenz.

So bauen Sie den Flow Schritt für Schritt

Beide Wege führen zum selben Ergebnis, sie unterscheiden sich nur im Einstiegspunkt.

Variante 1: Flow direkt in Power Automate anlegen

1. Melden Sie sich unter make.powerautomate.com an und prüfen Sie oben rechts die Umgebung.
2. Wählen Sie Erstellen und danach Instant Cloud Flow.
3. Geben Sie dem Flow einen sprechenden Namen, etwa "Genehmigung für ausgewähltes Element starten".
4. Suchen Sie nach dem SharePoint-Connector und wählen Sie Für ein ausgewähltes Element.
5. Tragen Sie Websiteadresse und Listenname ein.
6. Fügen Sie die gewünschten Aktionen an und speichern Sie den Flow.

Variante 2: Direkt aus der SharePoint-Liste heraus

1. Öffnen Sie die Liste und markieren Sie ein einzelnes Element über das Auswahlkästchen.
2. Klicken Sie in der Befehlsleiste auf Automatisieren und dann auf Power Automate.
3. Wählen Sie Flow erstellen für einen neuen Flow oder Ihre Flows anzeigen, um einen vorhandenen zu starten.
4. Bestätigen Sie den Start. SharePoint meldet nur, dass der Flow angestoßen wurde.

Den vollständigen Ausführungsstatus sehen Sie danach in Power Automate unter Meine Flows.

Wie Sie die Werte des Elements weiterverarbeiten

Der Trigger übergibt die ID und die Feldwerte des ausgewählten Elements als dynamischen Inhalt. Trotzdem sollten Sie direkt danach die Aktion Element abrufen einfügen und mit dieser ID arbeiten.

Microsoft empfiehlt dieses Vorgehen ausdrücklich. Wenn ein Flow ein Element mehrfach anfasst, fordern Sie die Feldwerte über Element abrufen frisch an. Verwenden Sie nicht die Werte aus dem Trigger weiter. Quelle: Von Workflow-Apps zu Power Automate.

So arbeiten Sie mit dem aktuellen Stand, auch wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Liste arbeiten.

Die Aktion Element abrufen erwartet genau drei Pflichtangaben:

Feld im Designer | Schlüssel | Wert

Feld im Designer: Websiteadresse · Schlüssel: dataset · Wert: https://contoso.sharepoint.com/sites/Einkauf

Feld im Designer: Listenname · Schlüssel: table · Wert: Bestellungen

Feld im Designer: ID · Schlüssel: id · Wert: Ausdruck triggerOutputs()?['body/ID']

Die folgenden Ausdrücke fügen Sie einzeln in den Ausdruckseditor ein. Sie folgen der Referenz der Workflowdefinitionssprache.

1triggerOutputs()?['body/ID']
2
3outputs('Element_abrufen')?['body/Status']
4
5concat('https://contoso.sharepoint.com/sites/Einkauf/Lists/Bestellungen/DispForm.aspx?ID=', string(triggerOutputs()?['body/ID']))
Copy

Der erste Ausdruck liefert die ID des ausgewählten Elements. Der zweite liest die Spalte Status aus der frisch geladenen Kopie. Der dritte baut einen Direktlink auf das Element, etwa für eine Genehmigungs-Mail.

Wichtig für den zweiten Ausdruck: Leerzeichen im Aktionsnamen werden zu Unterstrichen. Aus "Element abrufen" wird also Element_abrufen.

Typische Fehler und Ursachen

Die folgenden fünf Fälle decken den größten Teil der Störungen ab.

1. Der Flow erscheint nicht im Menü "Automatisieren". Ursache ist fast immer die falsche Umgebung. Nur Flows in der Standardumgebung lassen sich manuell aus einer Liste ausführen. Legen Sie den Flow dort neu an oder wechseln Sie die Umgebung. Quelle: SharePoint Connector in Power Automate.

2. Die Liste basiert auf einer Vorlage. Ankündigungen, Kontakte oder Aufgaben werden nicht unterstützt. Flows für Listen laufen nur in generischen Listen (100) und generischen Dokumentbibliotheken (101). Überführen Sie die Daten in eine generische Liste. Quelle: Bekannte Einschränkungen des Connectors.

3. Kolleginnen können den Flow nicht starten, Sie schon. Der manuelle Trigger nutzt die Verbindung der ausführenden Person. Fehlt diese Verbindung oder die Lizenz, bricht der Start ab. Enthält der Flow Premium-Connectoren, braucht jede ausführende Person eine Power-Automate-Premium- oder Process-Lizenz. Quelle: Problembehandlung für Trigger.

4. Das Flow-Fenster dreht endlos oder meldet einen Anmeldefehler. Ursache sind häufig uneinheitliche Richtlinien für bedingten Zugriff. SharePoint tauscht beim Start ein Token mit Power Automate aus. Richten Sie die Richtlinie auf Office 365 oder auf alle Cloud-Apps aus. Quelle: Workflows mit SharePoint und Power Automate.

5. Nach einem Wechsel der Umgebungs-URL passiert nichts mehr. Die Verknüpfung zur Liste ist veraltet. Öffnen Sie den Flow im Designer und speichern Sie ihn erneut, dann greifen die Trigger wieder. Quelle: Problembehandlung für Trigger.

Wofür sich der manuelle Start lohnt

Der Trigger passt überall dort, wo eine fachliche Prüfung dem automatischen Ablauf vorausgeht.

• Eine Genehmigung erst anstoßen, wenn eine Führungskraft das Element geprüft hat.
• Ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen, sobald ein Vertrag final markiert ist.
• Eine Nachricht an das Team senden, ausgelöst von der zuständigen Person.
• Einen Status zurücksetzen oder ein Element in eine andere Liste kopieren, ohne dauerhaft laufenden Trigger.

Einen Überblick über alle weiteren Möglichkeiten liefert die Seite Workflows mit SharePoint und Power Automate erstellen.

Stoßen Sie im Team regelmäßig Listenelemente manuell an? Dann sollten die Flows sauber strukturiert, nachvollziehbar benannt und richtig berechtigt sein. Dabei unterstützen wir Sie mit unseren Power-Automate-Leistungen.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Trigger "Für ein ausgewähltes Element" nicht?

Meistens liegt der Flow nicht in der Standardumgebung. Nur dort lassen sich Flows manuell aus einer SharePoint-Liste ausführen. Prüfen Sie außerdem, ob es sich um eine generische Liste oder Bibliothek handelt.

Kann ich den Flow für mehrere ausgewählte Elemente gleichzeitig starten?

Nein. Der Trigger ist auf genau ein Element pro Ausführung ausgelegt. Für Sammelverarbeitung brauchen Sie mehrere Einzelläufe oder eine Automatisierung, die eine Liste von Elementen entgegennimmt.

Brauche ich für diesen Trigger eine Premium-Lizenz?

Der SharePoint-Connector ist ein Standardconnector und braucht keine Premium-Lizenz. Sobald der Flow Premium-Connectoren enthält, benötigt jede ausführende Person eine Power-Automate-Premium- oder Process-Lizenz.

Warum wird mein Flow im Menü "Automatisieren" nicht mehr angezeigt?

Ein häufiger Grund ist eine geänderte Umgebungs-URL oder ein Wechsel der Standardumgebung. Öffnen Sie den Flow im Designer und speichern Sie ihn erneut. Damit wird die Verknüpfung zur Liste neu aufgebaut.

Wie erkenne ich, ob mein manueller Flow erfolgreich gelaufen ist?

SharePoint bestätigt nur den Start, nicht das Ergebnis. Öffnen Sie Power Automate, gehen Sie zu Meine Flows, wählen Sie den Flow aus und prüfen Sie den Ausführungsverlauf.