Iniciar un flujo desde un elemento de SharePoint

Algunos procesos no deben activarse automáticamente con cada cambio, sino solo cuando alguien del equipo decide conscientemente: justo ahora, para este elemento en concreto. Un empleado revisa un pedido en una lista de SharePoint y quiere iniciar una aprobación solo después de su propia revisión. Una compañera marca un contrato como completo y después desencadena específicamente la creación del documento. Para casos así, el conector de SharePoint incorpora un desencadenador propio que inicia un flujo directamente desde un elemento de lista seleccionado, sin rodeos a través de una aplicación independiente o un botón en un formulario.

Este artículo te muestra cómo configurar este desencadenador manual, qué puedes trasladar del elemento de SharePoint al flujo y dónde están los límites de esta función. Así mantienes el control sobre cuándo debe ejecutarse realmente un flujo, en lugar de que cada cambio dispare una automatización sin que se lo pidas.

Qué hace el desencadenador «Para un elemento seleccionado»

El conector de Microsoft SharePoint distingue entre desencadenadores que reaccionan a cambios en una lista, como Cuando se crea un elemento o Cuando se crea o modifica un elemento, y un desencadenador que se activa exclusivamente de forma manual: Para un elemento seleccionado. Según la descripción oficial del conector de Microsoft SharePoint para Power Automate, este desencadenador permite a los usuarios de listas activar un flujo después de haber seleccionado un elemento en una lista. Por tanto, el flujo no reacciona a un evento en segundo plano, sino que lo inicia de forma consciente una persona en el momento de la selección.

Con ello, el desencadenador se encuadra en la categoría de los desencadenadores manuales o instantáneos que Power Automate reconoce fundamentalmente. En la introducción a los desencadenadores, esta categoría se describe como «instantáneo/manual», a diferencia de los desencadenadores automatizados y programados. La gran diferencia con un botón clásico en una aplicación propia es que aquí no hace falta construir ninguna interfaz adicional. El desencadenador aparece directamente en el menú de la lista de SharePoint en cuanto existe un flujo con él.

Requisitos para el inicio manual

Antes de configurar el desencadenador, merece la pena echar un vistazo rápido a las condiciones que se aplican según la documentación:

• Se requiere el entorno predeterminado: la documentación señala explícitamente que solo los flujos dentro del entorno predeterminado se pueden ejecutar manualmente desde una lista de SharePoint. Si tu flujo está en otro entorno de Power Platform, la opción no aparecerá en la lista.
• Tipos de lista admitidos: los flujos de Power Automate para listas solo funcionan con listas genéricas y bibliotecas de documentos genéricas. Según la documentación del conector, las plantillas de lista personalizadas, como anuncios, contactos o tareas, no son compatibles.
• Permisos: necesitas acceso al sitio de SharePoint correspondiente, así como permiso para crear o editar el flujo. Incluso las personas sin derechos de creación propios pueden ver y ejecutar un flujo ya existente en el menú Automatizar, si el propietario de la lista lo ha compartido.
• Conexión del usuario que ejecuta: un desencadenador manual utiliza la conexión de la persona que inicia el flujo en ese momento, no la conexión de quien creó el flujo. Por tanto, cada persona que activa el flujo debe disponer de su propia conexión válida a SharePoint.

Paso a paso: crear un flujo con «Para un elemento seleccionado»

Opción 1: crear el flujo directamente en Power Automate

• Inicia sesión en make.powerautomate.com y elige Crear y a continuación Flujo de nube instantáneo.
• Dale al flujo un nombre significativo, por ejemplo «Iniciar aprobación para elemento seleccionado».
• En la zona de desencadenadores, busca el conector de SharePoint y elige el desencadenador Para un elemento seleccionado.
• Introduce la dirección del sitio y el nombre de la lista de la lista de SharePoint deseada, tal como ya conoces de otros desencadenadores de SharePoint.
• A continuación, añade las acciones que desees, por ejemplo iniciar una aprobación, enviar un correo electrónico o actualizar un elemento.
• Guarda el flujo. A partir de ahora está disponible en la lista vinculada.

Opción 2: directamente desde la lista de SharePoint

• Abre la lista en SharePoint y selecciona un único elemento con la casilla de verificación.
• En la barra de comandos, haz clic en Automatizar y después en Power Automate.
• Elige Crear un flujo para crear directamente, en este contexto, un nuevo flujo con el desencadenador adecuado, o Ver tus flujos para ejecutar un flujo ya existente para este elemento.
• Confirma el inicio. SharePoint muestra una breve confirmación de que el flujo se ha activado; el estado de ejecución real lo verás después en Power Automate en Mis flujos.

Ambos caminos llevan al mismo resultado: un flujo que se ejecuta en el contexto de un elemento de lista concreto y que está disponible en el menú Automatizar para cualquier persona que disponga de los permisos correspondientes.

Procesar los valores seleccionados en el flujo

El desencadenador pasa al flujo el ID, así como los valores de campo del elemento seleccionado, como contenido dinámico, de forma bastante similar a los desencadenadores de SharePoint basados en eventos. En la práctica, aun así, es recomendable insertar justo después del desencadenador una acción Obtener elemento y utilizar el ID proporcionado por el desencadenador. Así trabajas siempre con el estado actual del elemento, incluso si han pasado unos segundos entre la selección y la ejecución real, o si varias personas trabajan al mismo tiempo en la misma lista. Después puedes reutilizar los valores de campo para aprobaciones, notificaciones, actualizaciones o la creación de documentos, igual que con cualquier otro flujo de SharePoint.

Límites y particularidades

• El desencadenador siempre trabaja con exactamente un elemento por ejecución. No está pensado para la selección múltiple en varias filas, a diferencia de desencadenadores comparables para filas seleccionadas en otros componentes de Power Platform.
• Las personas sin la licencia adecuada pueden ver un flujo compartido, pero no ejecutarlo. Si el flujo contiene conectores premium, cada persona que lo ejecute necesita la licencia de Power Automate correspondiente.
• Si la lista se muestra en la vista clásica de SharePoint en lugar de en la interfaz moderna, es posible que Automatizar ni siquiera aparezca en la barra de comandos.
• Los cambios en la URL del entorno o un cambio del entorno predeterminado pueden hacer que un flujo antes visible desaparezca del menú. En ese caso, suele ayudar volver a guardar el flujo.

La página Crear flujos de trabajo con SharePoint y Power Automate ofrece una buena visión general de los desencadenadores y acciones de SharePoint, por si quieres revisar más posibilidades de automatización para la misma lista además del inicio manual.

Escenarios de uso típicos

• Iniciar una aprobación solo cuando un responsable haya revisado el elemento y lo haya considerado completo.
• Generar un documento a partir de una plantilla en cuanto un contrato se marque como definitivo en el elemento de lista.
• Enviar un recordatorio o mensaje a un equipo, activado por la persona que está trabajando en ese momento en el elemento.
• Restablecer manualmente un estado o copiar un elemento a otra lista, sin necesidad de que un desencadenador automático esté funcionando permanentemente para ello.

Si en tu equipo activáis con frecuencia elementos de lista de forma manual y los flujos deben estar bien estructurados, nombrados de forma trazable y dotados de los permisos adecuados, te ayudamos con nuestros servicios de Power Automate.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el desencadenador «Para un elemento seleccionado» al elegir un desencadenador de SharePoint?

Normalmente se debe a que el flujo no se creó en el entorno predeterminado. Solo los flujos dentro del entorno predeterminado se pueden ejecutar manualmente desde una lista de SharePoint. Comprueba también si se trata de una lista o biblioteca genérica, ya que este desencadenador no admite plantillas de lista personalizadas.

¿Puedo iniciar el flujo para varios elementos seleccionados a la vez?

No, el desencadenador Para un elemento seleccionado está pensado para exactamente un elemento por ejecución. Si quieres procesar varios elementos de una vez, necesitas varias ejecuciones individuales o bien otra automatización que acepte una lista de elementos en lugar de un único contexto de selección.

¿Necesito una licencia premium para este desencadenador?

El conector de SharePoint en sí es un conector estándar y no requiere licencia premium. Sin embargo, en cuanto uses conectores premium en el flujo, por ejemplo determinadas acciones de Dataverse o HTTP, cada persona que ejecute el flujo necesitará la licencia de Power Automate adecuada.

¿Por qué mi flujo ya no aparece en el menú «Automatizar», aunque antes funcionaba?

Un motivo frecuente es un cambio en la URL del entorno o un cambio del entorno predeterminado en el que se guardó originalmente el flujo. En esos casos, suele ayudar volver a abrir el flujo en el diseñador y guardarlo de nuevo, para que se reconstruya el vínculo con la lista.

¿Cómo sé si mi flujo manual se ejecutó correctamente?

Tras el inicio, SharePoint solo muestra una breve confirmación de que el flujo se ha activado, no el estado de ejecución completo. Para ver si todos los pasos se completaron correctamente, abre Power Automate, ve a Mis flujos, selecciona el flujo correspondiente y consulta allí el historial de ejecución con detalle.